Utlåtande gällande uppgifter om den sannolika kommande utvecklingen som ska ges i verksamhetsberättelsen för ett bostadsaktiebolag

1.      Begäran om utlåtande

Sökande (- - -) ber bokföringsnämnden om utlåtande gällande harmonisering av bostadsaktiebolagens praxis i följande frågor:

1. Finns det situationer av det slag där man i verksamhetsberättelsen vid redogörelsen för bedömningen av den kommande utvecklingen endast kunde hänvisa till den utredning av reparationsbehovet som styrelsen presenterar och som eventuellt upprättas först då verksamhetsberättelsen har undertecknats samt utelämna den övriga informationen?

2. Om sådana situationer förekommer, är dessa situationer exceptionella?

3. Om dessa är exceptionella, bör det exceptionella i situationen i så fall nämnas och motiveras i verksamhetsberättelsen?

Som bakgrund anger sökande att man i en betydande andel av bostadsaktiebolagen endast upptar allmänna omnämnanden om kommande reparationsbehov eller endast hänvisar till ett annat dokument, utan att uppfylla det verkliga behov av information som verksamhetsberättelsens användare har.

2.      Utlåtande

2.1. Lagstiftning. Enligt lagen om bostadsaktiebolag (1599/2009; ”BABL”) 10 kap. 5 § 2 mom. ska verksamhetsberättelsen innehålla en uppskattning om den sannolika kommande utvecklingen. BABL 6 kap. 3 § 2 mom. 2 punkten lyder för sin del: ” vid ordinarie bolagsstämma ska följande läggas fram: .. 2) styrelsens skriftliga redogörelse för behov av sådant underhåll av bolagets byggnader och fastigheter under de fem följande åren efter bolagsstämman som väsentligt påverkar en aktielägenhets användning, bolagsvederlaget eller övriga kostnader för användningen av aktielägenheten” (härefter ”PTS-redogörelse”). Bokföringslagen (1336/1997) 3 kap. 11 § (Skyldighet att ge kopior) stadgar följande om ett bostadsaktiebolags boksluts, där PTS-redogörelsen inte ingår, offentlighet för allmänheten:

Av bokslutet och verksamhetsberättelsen ska på begäran ges en kopia, om den bokföringsskyldige är

1) en bostadsrättsförening,

2) ett bostadsandelslag,

3) ett bostadsaktiebolag, eller

4) ett aktiebolag som avses i 28 kap. 2 § i lagen om bostadsaktiebolag (1599/2009).

(22.12.2009/1605)

En bokföringsskyldig som avses i 9 § 1 och 2 mom. ska på begäran ge en kopia av sitt bokslut och sin verksamhetsberättelse, om begäran har gjorts innan bokslutet och verksamhetsberättelsen anmälts för registrering. (30.12.2015/1620)

Kopian skall ges inom två veckor från begäran. Den bokföringsskyldige har rätt att ta ut avgift för kopian hos andra än myndigheter. Avgiften får vara högst lika stor som den som registermyndigheten uppbär för en motsvarande kopia.

2.2. Allmän anvisning. I nämndens allmänna anvisning om bostadsaktiebolag (1.2.2017) lyder punkt 6.1.6 Den kommande utvecklingen:

6.1.6. Den kommande utvecklingen

I verksamhetsberättelsen ska ingå en uppskattning av den sannolika kommande utvecklingen. När det gäller bostadsaktiebolag avses inte affärsverksamhet, utan verksamhet som är typisk för ett sådant bolag speciellt om den har betydande kostnadseffekter. Sådana är t.ex. större reparations- och renoveringsprojekt som pågår eller först är i planeringsfasen. I den mån det är möjligt bör dessutom bedömas och uppges sådan avvikande kostnadsutveckling som har uppstått efter räkenskapsperiodens utgång eller tydligt kan förutses och som har en väsentlig inverkan på bolagets ekonomi.

Till den kommande utvecklingen hänför sig också kravet i BABL att styrelsen årligen vid bolagsstämman ska lägga fram en skriftlig redogörelse för behov av underhåll av huset under de fem följande åren. Denna redogörelse kan grunda sig på t.ex. en undersökning av husets skick och/eller en långsiktsplan för underhållet. Underhållsredogörelsen har inte i BABL kopplats till verksamhetsberättelsen eller bokslutet och fogas således inte till bokslutet och verksamhetsberättelsen. Uppgifterna i redogörelsen får inte strida mot de uppgifter som framgår av verksamhetsberättelsen.

2.3. Svar på sökandes frågor. Nämndens uppfattning är att man kan tillämpa den allmänna principen om väsentlighet (bokföringslagen 1336/1997; 3:2a.1 §) vid bedömningen av om verksamhetsberättelsen är tillräckligt utformad i förhållande till de krav på innehållet som gäller för berättelsen. Omständigheten bör anses vara väsentlig då utelämnande av omständigheten eller felaktig information gällande denna rimligen kan väntas påverka de beslut som de som använder dokumentet fattar utgående från informationen. Nämnden konstaterar att kravet i BABL på att PTS-planen ska presenteras på bolagsstämman är en separat bestämmelse som inte gäller verksamhetsberättelsen. Det finns inget krav på att planen ska presenteras i verksamhetsberättelsen. Därmed bör kraven på innehållet i verksamhetsberättelsen granskas självständigt, m.a.o. vilka uppgifter i uppskattningen av den kommande utvecklingen man rimligen kan förvänta sig i verksamhetsberättelsen. Bokföringsnämnden anser att man i verksamhetsberättelsen bör redogöra för sådana väsentliga omständigheter som har betydande kostnadseffekter för bolaget, medan en sådan skyldighet inte existerar för övriga omständigheter. Vid granskningen av sådana väsentliga uppgifter besvarar nämnden sökandes frågor 1.-3. nekande och hänvisar till den allmänna anvisning som har beskrivits i punkt 2.2.