EU-hankkeisiin liittyvien alkuperäisten ostolaskujen säilytysajasta ja -tavasta

1. Lausunnon tausta 

Hakija ( - - -.) on eräiden, erityisesti kuntasektorilla toimivien palveluntuottajien yhteistyöelimenä toimiva rekisteröity yhdistys. Hakemuksessa pyydetään selvennystä EU-hankkeisiin liittyvien alkuperäisten ostolaskujen säilytysajasta ja –tavasta.

Hakija toteaa, että ostolaskut eivät lukeudu Arkistolaitoksen vuonna 2001 antaman päätöksen mukaan pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin. Suomen Kuntaliiton samana vuonna antamassa säilytysaikasuosituksessa on EU-hankkeiden kirjanpitoasiakirjojen säilytysajaksi suositeltu 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä laskien. Kirjanpitolain yleinen tositteita koskeva vähimmäissäilytysaika on puolestaan kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Ostolaskujen säilytystapaan liittyvän kysymyksenasettelun osalta hakija kertoo, että monilla hakijan edustamilla palveluntuottajilla on käytössä ostolaskujen sähköinen käsittelyjärjestelmä. Laskut skannataan, laitetaan sitten kiertoon sähköisesti laskun tiliöintiä ja hyväksymistä varten, minkä jälkeen tiedot menevät kirjanpitoon. Osa laskuista saapuu suoraan e-laskuina. Sähköisessä käsittelyssä alkuperäiseen paperilaskuun ei tule mitään kirjausmerkintöjä, sillä merkinnät tehdään vasta skannauksen jälkeen järjestelmässä laskulle. Hakija katsoo alkuperäisen paperilaskun olevan tämän vuoksi arvoton kirjanpidon näkökulmasta.

Hakija toteaa, että EU-hankkeisiin tehdään tarkastuksia rahoittajien toimesta sekä EU:n laajuisia tarkastuksia. Hakijalle on epäselvää, riittääkö pelkkä sähköinen lasku tiliöintitietoineen vai pitääkö laskusta arkistoida myös jäljennökseksi katsottava tulostettu paperiversio tiliöintitietoineen.  

2. Lausunnon perustelut

2.1. Kirjanpitolaki. Kirjanpitolain (1336/1997, jäljempänä KPL) 2:10 § sisältää säännökset kirjanpitoaineiston säilytysajasta. Tilikauden tositteet ja säädöksessä tarkemmin yksilöity muu niihin rinnastettava kirjanpitoaineisto on säilytettävä on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. (KPL 2:10.2 §). Euroopan unionin rakennerahastoa hallinnoiva ministeriö voi säätää asetuksellaan mainittua pitemmästä säilytysajasta rahasto-ohjelmasta myönnettyä tukea koskevalle kirjanpitoaineistolle (KPL 2:10.4 §). Tällaista asetusta ei ole tämän lausunnon antamishetkeen mennessä annettu.

KPL 2:8 § mahdollistaa tositteiden tekemisen koneelliselle tietovälineelle sekä säilyttämisen tällaisella tietovälineellä sillä edellytyksellä, että ne pystytään saattamaan tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon.

2.2. KTM:n menetelmäpäätös. Kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä annetun kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksen (47/1998, jäljempänä KTMp) 1 luvussa annetaan tarkempia määräyksiä koneellisten tietovälineiden hyväksikäyttämisestä. Koneellisella tietovälineellä tarkoitetaan päätöksessä optista levyä, magneettilevyä tai –nauhaa taikka muuta vastaavaa tietokoneessa käytettävää välinettä (joiden yhteisnimitys on tietoväline) sekä mikrofilmiä (KTMp 1.1 §).

Paperilta kuvatun tositteen tai muun kirjanpitoaineiston tulee olla tulostettavissa paperille selväkieliseen muotoon ja värejä lukuun ottamatta samanlaisena kuin tosite tai muu aineisto oli alkuperäisenä (KTMp 2.2 §). Tietovälineelle laaditun tositteen tulee olla tulostettavissa selväkielisenä paperille siten, että kaikki kirjanpitolaissa ja muussa laissa tositteelta edellytetyt tiedot ovat nähtävissä muuttamattomina, vaikka tositteen muoto ei vastaa alkuperäistä tositetta. Näiden tietojen tulee olla tarvittaessa saatavissa myös tietokoneen näytölle samansisältöisinä kuin ne olisivat paperille tulostettaessa (KTMp 2.3 §).

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen pysyvästi eli KPL 2:10 §:ssä tarkoitetulla tavalla tulee tapahtua kahdella koneellisella tietovälineellä tai, jos myös alkuperäiset paperitositteet säilytetään, yhdellä koneellisella tietovälineellä, joka on varmistettava (KTMp 5 §).

2.3. Kirjanpitolautakunnan menetelmäyleisohje. Kirjanpitolautakunnan 22.5.2000 antama yleisohje koneellisessa kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä sisältää yksityiskohtaisempaa ohjeistusta edellä mainittujen säännösten soveltamisesta.

2.4. Kirjanpitolautakunnan kannanotto. Hakemuksessa kuvatut EU-hankkeisiin liittyvät ostolaskut ovat KPL 2:5 §:ssä tarkoitettuja tositteita, joiden säilytysaikaa ja –tapaa koskevien säännösten tulkintaan hakija haluaa ohjeistusta.

2.4.1. Säilytysaika. Kirjanpitolautakunta toteaa, että KPL on muuhun kirjanpitoa ja tilinpäätöstä koskevaan lainsäädäntöön nähden toissijaisesti sovellettava yleislaki. KPL 8:5 §:n mukaan kirjanpidosta on mainitun lain säännösten estämättä voimassa, mitä siitä erikseen muualla laissa tai muun lain nojalla säädetään tai määrätään. Tämä koskee myös tositteiden poikkeavia säilytysaikavaatimuksia silloin kun niitä sisältyy muihin erityissäädöksiin. Vastaava velvoite saattaa syntyä myös suoraan EU-lainsäädännön nojalla tai perustua esimerkiksi kirjanpitovelvollisen tekemään rahoitussopimukseen tai avustusehtoihin sitoutumiseen. Kirjanpitolautakunta katsoo hyvän kirjanpitotavan edellyttävän kaikkien kirjanpitovelvolliseen kohdistuvien kirjanpidollisten velvoitteiden noudattamista. Jos tiettyyn tositeaineistoon sovellettavia säilytysaikavaatimuksia on samanaikaisesti voimassa useita, tulee niistä noudattaa pisintä.

Edelleen on huomattava, että KPL 2:10 §:ssä säädetyt tositteita ja muuta kirjanpitoaineistoa säilytysajat ovat ainoastaan vähimmäisaikoja. Tällaisen aineiston pidempiaikaiselle säilyttämiselle ei siten ole estettä silloinkaan, kun säilyttämiseen ei enää ole olemassa mitään ulkoista velvoitetta. Tämä on jopa perusteltua esimerkiksi silloin, kun aineisto sisältää perinnän taikka sopimusehtojen noudattamisen valvonnan kannalta tarpeellista informaatiota.

2.4.2. Säilytystapa. Nykyisen kirjanpitolain tullessa voimaan tositteiden tallentaminen koneelliselle tietovälineelle tuli yleisesti mahdolliseksi, eikä enää edellyttänyt poikkeuslupamenettelyä. Samalla helpottui luopuminen alkuperäisten paperilaskujen säilyttämisvelvollisuudesta, kun tämän rinnalle tuli mahdollisuus säilyttää vastaavat laskut kahdella koneellisella tietovälineellä. 

Edellä kuvatut KPL 2:8 § ja KTM:n menetelmäpäätös on laadittu ennen sähköisten verkkolaskujen yleistymistä, mutta mainittuja normeja voidaan soveltaa niihin ilman ongelmia. Verkkolaskua voidaan pitää KTMp 1.1 §:n 1 kohdassa tarkoitetulle tietovälineelle laadittuna tositteena, jonka pysyvä säilyttäminen tulee tapahtua kahdella koneellisella tietovälineellä. 

Hakemuksessa kuvatut skannatut eli koneelliselle tietovälineelle tallennetut laskut tulee säilyttää edellä mainitun menetelmäpäätöksen mukaisesti myös toisella koneellisella tietovälineellä. Alkuperäistä paperilaskua ei tällöin tarvitse säilyttää. Jos paperilasku kuitenkin säilytetään, riittää tallennus yhdelle koneelliselle tietovälineelle.

Sähköisten verkkolaskujen osalta kirjanpitolautakunta toteaa, että ei ole olemassa myöskään velvoitetta säilyttää niiden paperitulosteita. Verkkolaskut, jotka kirjanpitovelvollinen saa koneelliselle tietovälineelle tallennetussa muodossa, tulee myös säilyttää kahdella koneellisella tietovälineellä.  

3. Kirjanpitolautakunnan lausunto

Kirjanpitolaki on muuhun kirjanpitoa ja tilinpäätöstä koskevaan lainsäädäntöön nähden toissijaisesti sovellettava yleislaki. Hakemuksessa kuvattujen tositteiden ja muun kirjanpitoaineiston säilytysaikaa koskevia erityissäännöksiä voi olla myös muussa lainsäädännössä. KPL 2:10 §:stä poikkeava säilytysaikaa koskeva velvoite voi syntyä myös suoraan EU-lainsäädännön nojalla tai perustua kirjanpitovelvollisen tekemään sitoumukseen.  Hyvä kirjanpitotapa edellyttää, että kaikkia kirjanpitovelvolliseen kohdistuvia kirjanpidollisia säädös- tai sopimusperusteisia velvoitteita noudatetaan. Jos tiettyyn tositeaineistoon sovellettavia säilytysaikavaatimuksia on samanaikaisesti voimassa useita, tulee niistä noudattaa pisintä.

Hakemuksessa kuvatut skannatut eli koneelliselle tietovälineelle tallennetut laskut tulee säilyttää edellä mainitun menetelmäpäätöksen mukaisesti myös toisella koneellisella tietovälineellä. Alkuperäistä paperilaskua ei tällöin tarvitse säilyttää.  Jos paperilasku kuitenkin säilytetään, riittää tallennus yhdelle koneelliselle tietovälineelle.

Sähköisten verkkolaskujen osalta kirjanpitolautakunta toteaa, että ei ole olemassa myöskään velvoitetta säilyttää niiden paperitulosteita. Verkkolaskut, jotka kirjanpitovelvollinen saa koneelliselle tietovälineelle tallennetussa muodossa, tulee myös säilyttää kahdella koneellisella tietovälineellä.