Käteistulojen tositteet

Vähittäiskauppaa harjoittava A Oy on hakemuksessaan lausunut, että vähittäiskaupassa myynnin rekisteröi myymälässä oleva kassakone koneen sisällä olevaan erilliseen rekisterinauhaan ja antaa samalla asiakkaalle kuitin. Uudemmissa koneissa päivän myynti saadaan erityistä näppäintä painamalla erillisellä kuitilla, joka tavallisesti liitetään kassaraporttiin. Vanhemmissa koneissa päivän kassa saadaan vähentämällä keskusrekisterissä olevasta lukemasta edellisen päivän lukema tai nollaamalla keskusrekisteri päivittäin.

Edelleen hakija on lausunut olevan paljon myymälöitä, joissa ei ole kassakoneita, vaan asiakkaille annetaan ostoista käsinkirjoitettu kuitti, jolloin toisissa myymälöissä tästä kuitista jää jäljennös ja toisissa ei. On myös myymälöitä, joissa asiakkaille ei anneta kuittia pyytämättä.

Hakija on vielä lausunut tämän hetken käytännön olevan sellainen, että liikkeenharjoittajat ovat katsoneet rekisterinauhan olevan vain liikkeen omaa sisäistä tarkkailua varten ja että he ovat siten säilyttäneet sen vain yhden tilikauden ajan. Samoin on käsitelty asiakkaille annettujen käsinkirjoitettujen kuittien jäljennöksiä.

Myymälöissä, joissa kassakoneita ei ole eikä kuittia asiakkaille anneta, on hakijan mukaan tähän saakka käytetty sellaista tapaa, että kauppias tai liikkeenharjoittaja merkitsee päivän myynnin kassakirjaan ja samalla kirjoittaa siitä päivän myyntiä osoittavan tositteen, kassaraportin.

Hakija on pyytänyt ohjetta ensiksikin siitä, onko hakemuksessa tarkoitettu kassakoneen rekisterinauha säilytettävä kirjanpidon tositteena. Toiseksi hakija on pyytänyt ohjetta siitä, onko myyntiä osoittava tosite, kassaraportti, johon ei liitetä erillistä myynnin markkamäärää osoittavaa kuittia, varmennettava.

Hakija on lisäksi pyytänyt ohjetta siitä, kuinka kauan kassakoneen rekisterinauha tai erillinen kuitti taikka käsinkirjoitetun kuitin jäljennös on säilytettävä.

Lausunnon perustelut

Kirjanpitolain 8 §:n 1 momentin mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Kirjanpitoasetuksen 13 §:n 2 momentin mukaan, milloin kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee selvittää kassakoneen tarkkailunauhan tai muun kirjanpitovelvollisen itsensä laatiman tositteen avulla.

Kirjanpitolain 25 §:n 2 momentin mukaan tilikauden tositteet on säilytettävä vähintää 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

Käteistulot tulee tosittaa jollakin seuraavista tavoista:

Milloin käytetään hyväksi kassa- tai muuta vastaavaa konetta, tositteena tai sen liitteenä käytetään rekisterinauhaa tai muuta koneesta saatavaa tarkkailumerkintää.

Milloin asiakkaalle pelkästään annetaan käsinkirjoitettu kuitti, tositteena tai sen liitteenä käytetään kuitin jäljennöstä.

Milloin asiakkaalle ei anneta kuittia tai koneesta ei saada tarkkailumerkintää, tuloista on laadittava asianmukaisesti varmennettu sisäinen tosite.

Hyvään kirjanpitotapaan sisältyvän todennettavuuden periaatteen mukaista on, että kirjanpitovelvollinen tai tämän palveluksessa oleva toimihenkilö varmentaa päiväkohtaisen tulotositteen.

Edellä tarkoitetut tositteet on säilytettävä kirjanpitolain 25 §:n 2 momentin vaatimalla tavalla 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.