Registrering av kontanta medel i aktiebolag med en ägare/anställd

1. Ansökan

Sökande (- - -) är en bokföringsbyrå, som ber om utlåtande i en fråga gällande sin kund. Sökandes kund är ett finländskt aktiebolag vars hela aktiestock ägs av en och samma person, som samtidigt är bolagets enda styrelsemedlem och bolagets enda anställda samt enda person som har dispositionsrätt till bolagets bankkonto. Den aktuella personen har gjort ett stort antal uttag från bolagets bankkonto utan att ha antecknat något användningsändamål på uttagsverifikationen. Sökande har bokfört dessa kontantuttag från bolagets bankkonto som ”uttag till kassan”. Sökande har den uppfattningen att samtliga kontanta uttag från bolagets bankkonton alltid i första hand är ”uttag till kassan” eftersom aktiebolaget enligt sökandes uppfattning inte har någon annan förvaringsplats för kontanta medel än kassan. Sökande ber om utlåtande huruvida uttagen från bankkontot har bokförts korrekt och om de inte har bokförts korrekt, hur bokföringen i så fall borde ske.

2. Motiveringar till utlåtandet

2.1. Begränsning av utlåtandet. Enligt 8:11 § i aktiebolagslagen (624/2006; härefter även ”ABL”) kan bokföringsnämnden så som föreskrivs i 8 kap. 2 § i bokföringslagen ge anvisningar och utlåtanden om tillämpningen av denna lags bestämmelser om upprättande av bokslut och utarbetande av verksamhetsberättelse. I övrigt har nämnden ingen befogenhet i frågor som gäller aktiebolagslagen och kan därmed inte ge utlåtande om huruvida de kontanta uttagen är lagliga enligt ABL. Nämnden har inte heller befogenhet att ta ställning till om de krav som ställs på verifikationer i övrig lagstiftning, såsom skattelagstiftningen, har uppfyllts.

2.2. Bokföringslagen. En definition av de bokföringsskyldiga finns i 1:1 § i bokföringslagen. Bokföringsskyldigheten betyder i första hand en skyldighet att hålla uppgifterna separat. Enligt den entitetsprincip som tillämpas i bokföringen bildar den ekonomiska helhet som är bokföringsskyldig en separat helhet. En av de centrala uppgifterna för bokföringen är därmed bland annat att hålla isär företagets och företagarens tillgångar, skulder, inkomster och utgifter.

Skyldigheten att hålla företagets tillgångar, skulder, inkomster och utgifter separat accentueras i sådana företagsformer där man i lagstiftningen har tagit som utgångspunkt att företagaren inte ansvarar för företagets skulder och övriga förbindelser. Till dessa företagsformer hör det finländska aktiebolag som nämns i ansökan. I ABL 1:2.1 § konstaterar man att ”aktieägarna inte är personligen ansvariga för bolagets förpliktelser.”

Enligt BokfL 2:5.1 § ska ”bokföringen för varje affärshändelse grunda sig på en daterad och numrerad verifikation över affärshändelsen. En verifikation skall vara försedd med en anteckning om de konton som har använts, om det inte framgår av grundbokföringen eller annars är uppenbart på vilket sätt transaktionen har bokförts.” I moment 4 i det nämnda lagrummet konstateras det att ”erhålls inte till grund för bokföringen någon verifikation som utfärdats av en utomstående, skall bokföringen verifieras med en handling som skrivits ut av den bokföringsskyldige själv och som är bekräftad på behörigt sätt.”

Enligt BokfL 3:2.1 § ska "bokslutet och verksamhetsberättelsen ge riktiga och tillräckliga uppgifter om resultatet av den bokföringsskyldiges verksamhet och om dennes ekonomiska ställning (rättvisande bild). De tilläggsupplysningar som behövs för detta skall lämnas i noterna."

2.3. Bokföringsnämndens tidigare utlåtanden. I sitt utlåtande 1770/2005 har bokföringsnämnden i stor omfattning behandlat frågor kring en fysisk delägares uttag av kontanta medel ur ett aktiebolag.

2.4.Bokföringsnämndens allmänna anvisning om bokföringens metoder och material 1.2.2011. Enligt punkt 2.4 i den allmänna anvisningen avser BokfL 2:4.5 § till exempel affärstransaktioner som inte anknyter till en andra part såsom en affärspartner eller finansieringsanstalt. Dylika verifikationer som bestyrker affärstransaktioner kallas i allmänhet memorialverifikationer.

Med lämplig bestyrkning avses att det av verifikationen ska framgå vem som har upprättat den. Om det gäller en väsentlig eller avvikande transaktion är det förenligt med god bokföringssed att på verifikationen eller den bokföringsnotering som görs utgående från denna även anteckna vem som har godkänt verifikationen. Detta är fallet speciellt då skötseln av den bokföringsskyldiges bokföring har lämnats till en extern serviceproducent, till exempel en bokföringsbyrå, för skötsel. I så fall är det skäl att bifoga den bokföringsskyldiges godkännande till en väsentlig eller exceptionell affärstransaktion.

I den nämnda punkten i den allmänna anvisningen konstateras det dessutom att det då det till exempel gäller en överföring till privatekonomin hos en delägare i ett aktiebolag är förenligt med god bokföringssed att den bokföringsskyldige upprättar och styrker verifikationen, som anger de nödvändiga uppgifterna för bokföring av en affärstransaktion, såsom till exempel vilken bolagsman som har gjort privatuttaget eller vilken aktieägares lån det gäller.

2.5. Högsta domstolens beslut HD:2010:91. Enligt 30:9 § i strafflagen kan förutom den bokföringsskyldiges representant också en serviceproducent, det vill säga den person som genom ett uppdrag har anförtrotts bokföringen vara skyldig till straffbart bokföringsbrott. Högsta domstolen har i det nämnda beslutet tagit ställning till serviceproducentens ansvar: ”I förarbetet till den tidigare lagstiftningen (RP 66/1988 r. s. 90) har konstaterats om fördelningen mellan ansvaret för dessa personer att den bokföringsskyldiges egen andel i vissa fall kan begränsas till att denna endast lämnar in sitt bokföringsmaterial till byrån. Då en utomstående, som har fått detta i uppdrag, upprättar bokföringen och bokslutet fördelar sig det straffrättsliga ansvaret mellan personen och den bokföringsskyldige enligt vilken andel uppdragets mottagare i praktiken har haft. Om den bokföringsskyldige endast har levererat bokföringsmaterialet till bokförings- eller redovisningsbyrån utan att ge anvisningar om hur arbetet ska utföras kan den bokföringsskyldige falla helt utanför det straffrättsliga ansvaret. Om den bokföringsskyldige och den externa uppdragsmottagaren upprättar bokföringen och bokslutet tillsammans ansvarar de i allmänhet båda för felaktigheter i bokföringen.” Högsta domstolen ansåg att uppdragsgivaren i detta fall var skyldig till två bokföringsbrott där det var fråga om lämnande av inkorrekta eller vilseledande uppgifter.

Bokföringsnämnden anser högsta domstolens beslut avspegla det faktum att den som erbjuder tjänsterna är skyldig att ta reda på omständigheterna. Denna skyldighet accentueras i synnerhet om man inte får en verifikation av en utomstående gällande affärstransaktionen eller det inte entydigt går att avgöra affärstransaktionens karaktär av verifikationen. Den som erbjuder sina tjänster ska därför försäkra sig om att de verifikationer som den bokföringsskyldige har upprättat är försedda med lämplig bestyrkning och inhämta den bokföringsskyldiges bestyrkning på de verifikationer som man själv har upprättat.

3. Bokföringsnämndens utlåtande

Den bokföringsskyldige bär det primära ansvaret för att bokföringen och bokslutet har upprättats. Ju mera den externa instans som erbjuder tjänster självständigt tar ställning till innehållet i verifikationerna desto större ansvar bär denna för att bokföringen är korrekt. Om den som erbjuder tjänsterna upprättar verifikationerna för den bokföringsskyldiges del ska den som erbjuder tjänsterna därmed utreda vilken karaktär den aktuella affärstransaktionen har och sörja för att den bokföringsskyldige vid behov bestyrker verifikationen med sin namnteckning.

I övrigt hänvisar bokföringsnämnden till sitt utlåtande 1770/2005 om en fysisk delägares kontanta uttag ur ett aktiebolag.