Numero

2089

Asiasanat

kestävyysraportointiaineisto | säilyttäminen 

1 Hakemus

Hakija (--, jäljempänä ”hakija”) pyytää lausuntoa seuravasta kysymyksestä: Kirjanpitolain (1336/1997; KPL) 7:29:ssä on vaatimuksena kuuden vuoden säilytysaika kestävyysraportissa esitettyjen tietojen perustana olevan aineiston osalta. – Koskeeko tämä säilytysvaatimus esimerkiksi toimipaikkojen energialaskuja sikäli kuin ne ovat osana KPI-tunnusluvun (engl. key performance indicator) laskentaa?

2 Säännökset

Hakemuksessa tarkoitettu KPL 7:29 kuuluu kokonaisuudessaan seuraavasti: ”Kestävyysraportissa ja konsernikestävyysraportissa esitettyjen tietojen perustana oleva aineisto on säilytettävä huolellisesti vähintään kuusi vuotta kestävyysraporttia koskevan tilikauden päättymisestä siten, että aineiston tarkastelu Suomesta käsin on mahdollista viranomaiselle ilman aiheetonta viivästystä.” Tämä säännös on samankaltainen kuin KPL 2:9 ja 2:10.2.

Kysymys koskee menettelyä eikä kestävyysraportin sisältöä, josta yksityiskohtaisten säännösten antaminen on delegoitu tilinpäätösdirektiivin (2013/34/EU) 29b.1 artiklan ensimmäisen alakohdassa Euroopan unionin komissiolle. Kirjanpitolautakunnan toimivalta ei ulotu mainitun artiklan nojalla annettuihin säännöksiin eli komission asetuksella ((EU) 2023/2772) säädettyyn kestävyysraportointistandardistoon, joka on sellaisenaan velvoittavaa oikeutta Suomessa. Koska lausuntopyynnön tarkoittama kysymys on yksinomaan menettelyllinen, lautakunta katsoo sen kuuluvan KPL 8:2.1:ssa säädetyn toimivaltansa piiriin.

Lautakunta kiinnittää huomiota siihen, että KPL 7:29:n kanssa samansuuntaisesti yritysvastuudirektiivin ((EU) 2024/1760) artiklassa 6.4 edellytetään yritysten säilyttävän ”- - huolellisuusvelvoitteidensa täyttämiseksi toteutettuja toimia koskevat asiakirjat osoittaakseen velvoitteiden noudattaminen, mukaan lukien tätä tukevat todisteet, vähintään viiden vuoden ajan tällaisten asiakirjojen laatimisesta tai saamisesta.”

3 Lausunto 

Kirjanpitolautakunta katsoo, ettei kysymykseen ole mahdollista vastata tyhjentävästi yleisellä tasolla. Lautakunta pitää kuitenkin selvänä, että asianomaisen kestävyysraportointiyrityksen on viimekätisesti kyettävä luotettavasti näyttämään, mistä tosiseikoista kestävyysraportissa esitetyt seikat juontuvat. Jos tämän näytön perustana on asiakirja tai muu aineisto, se kuuluu KPL 7:29:ssä säädetyn säilytysvelvollisuuden piiriin.  Vaikka KPL 2 lukua ei sinänsä sovelleta kestävyysraportointiin, lautakunta suosittelee kestävyysraportoinnin perustana olevan aineiston säilyttämistarpeiden arvioimista soveltuvin osin samaan tapaan kuin mikä on tarpeen KPL 2:6.ssä tarkoitetun kirjausketjun toteuttamiseksi.