Om tillstånd att permanent förvara bokföringsmaterial och balansbok i Sverige

1. Ansökan

Sökande (- - -) är en filial i Finland till ett svenskt bolag. Sökande ber om undantagstillstånd enligt bokföringslagen (1336/1997, härefter ”BokfL”) 8:2.2 § att permanent förvara verifikationer samt de bokföringsböcker som grundar sig på dessa och övrigt bokföringsmaterial i elektronisk form i Sverige och tillstånd att permanent förvara den inbundna balansboken i pappersform i Sverige. Om det inte är möjligt att bevilja ett permanent undantagstillstånd ber sökande i andra hand om ett tidsbundet undantagstillstånd på fem år för elektronisk förvaring av bokföringsmaterialet och förvaring av balansboken utskriven på papper i Sverige.

Av ansökan framgår att filialens bokföring sköts i Sverige som en del av huvudkontorets bokföring. Filialen har ingen avlönad personal inom ekonomiförvaltningen i Finland, utan bokföringen sköts av de anställda på huvudkontoret i Sverige. Bolaget anlitar en extern serviceproducent för att upprätta en balansbok, som följer bokföringslagstiftningen i Finland. Filialen har verksamhetslokaler i Vanda.

Huvudkontorets hela bokföringsmaterial förvaras elektroniskt på en server som finns i Sverige. Filialens bokföringsmaterial utgör en del av huvudkontorets bokföringsmaterial. Enligt sökande förvaras den balansbok som har upprättats i enlighet med bokföringslagstiftningen i Finland i Sverige som pappersutskrift i ett inbundet exemplar. Med undantag för balansboken, som är utprintad på papper kan allt bokföringsmaterial för innevarande och föregående räkenskapsperiod på begäran levereras till Finland via e-post. Enligt sökande kan bokföringsmaterialet för tidigare räkenskapsperioder levereras till Finland med en fördröjning på två eller tre dagar. Vid behov kan en kopia av den inbundna balansboken levereras per e-post till Finland. Alternativt kan det ursprungliga dokumentet sändas till Finland per post.

2. Bokföringsnämnens utlåtande

2.1. Tillämpning av bokföringslagen

Den finska filialen till ett utländskt bolag är en sådan bokföringsskyldig i Finland som avses i BokfL 1:1.1 §, om den utövar affärsverksamhet från ett fast verksamhetsställe och utövandet av verksamheten är fortlöpande; skötseln av sådan bokföring följer i tillämplig utsträckning bestämmelserna i BokfL (BFN 1275/1994).

2.2. Permanent förvaring av bokföringsmaterial i Sverige

Enligt BokfL 2:9.3 § är kravet för permanent förvaring av bokföringsmaterialet i en annan medlemsstat inom Europeiska gemenskapen att en datorförbindelse i realtid till uppgifterna säkerställs och att uppgifterna kan fås i läsbar skriftlig form. Bokföringsnämnden anser att översändning av materialet från Sverige till Finland per e-post såsom sökande föreslår inte uppfyller kravet på en datorförbindelse i realtid, där utgångspunkten är att man bör komma åt uppgifterna från Finland utan fördröjning. Därmed bör sökande sända över det bokföringsmaterial som gäller den finska filialen till Finland för förvaring på det sätt som avses i BokfL 2:10 §, såvida en sådan datorförbindelse i realtid inte ordnas för materialet som möjliggör granskning av det utan fördröjning från Finland.

Bokföringsnämnden hänvisar å andra sidan till sitt tidigare utlåtande 1618/2000, enligt vilket bokföringsmaterialet kan förvaras på den bokföringsskyldiges verksamhetsställe utanför Finland, om samma material har översänts till Finland för permanent förvaring på elektroniska datamedier. Sökande kan gå tillväga på motsvarande sätt.

2.3. Permanent förvaring av filialens balansbok i Sverige

En filial i Finland är inte en självständig juridisk person, vilket betyder att dess balansräkning inte i sin helhet omfattar till exempel eget kapital från det utländska bolag till vilket det hör i egenskap av filial. En filial kan därför inte ha ett sådant fullständigt bokslut med det centrala innehållet i en balansräkning som avses i BokfL 3:8.1 §. Nämnden anser att filialen inte har sådan självständig skyldighet att upprätta balansbok som avses i den sistnämnda paragrafen och att bestämmelserna om förvaring av balansräkning inte gäller filialen.

Bokföringsnämnden vill å andra sidan fästa sökandes uppmärksamhet vid de skyldigheter bolaget har enligt handelsregisterlagen (129/1979). Enligt 17 a.1 § i nämnda lag ska bokslutshandlingarna i fråga om en utländsk näringsidkare som har grundat en filial anmälas för registrering inom sex månader från räkenskapsperiodens utgång sådana som de har upprättats, reviderats och offentliggjorts med iakttagande av lagstiftningen i den stat som näringsidkaren lyder under. Därmed ska det svenska bolaget, dit sökande hör i egenskap av finländsk filial, gå tillväga på det sätt som denna lagparagraf förutsätter. De svenska bokslutsdokument som gäller bolaget registreras i Finland genom att lämna in kopior av dem till det handelsregister som patent- och registerstyrelsen för.

2.4. Tillfällig förvaring av filialens bokföringsmaterial i Sverige

I ansökan ber sökande i andra hand om undantagstillstånd att förvara bokföringsmaterialet elektroniskt i Sverige under en tidsbunden period på fem år, om det inte är möjligt att ge ett permanent undantagstillstånd. Gällande detta hänvisar nämnden till handels- och industriministeriets beslut 49/1998 om tillfällig förvaring av bokföringsmaterial utomlands och konstaterar att det inte krävs undantagstillstånd för tillfällig förvaring i Sverige, men att man även i detta fall bör gå tillväga på samma sätt som i punkt 2.2: Sökande bör sända över det bokföringsmaterial som gäller den finska filialen till Finland för förvaring på det sätt som avses i BokfL 2:10 §, såvida en sådan datorförbindelse i realtid inte ordnas för materialet som möjliggör granskning av det utan fördröjning från Finland.