Om tillämpningen av bokföringslagen vid notering av affärshändelser

1. Ansökan

Sökanden (---) är en tingsrätt, vid vilken som bäst behandlas ett tvistemål där käranden är ett aktiebolag och svaranden den redovisningsbyrå som har skött bolagets bokföring. Den grundläggande frågan i tvistemålet är om redovisningsbyrån har gjort de noteringar som är föremål för tvisten i enlighet med bokföringslagen.

Sökanden ber om ett utlåtande på om aktiebolagets bokföring från år 1999 i fråga om de affärshändelser som har bifogats ansökan stämmer överens med bokföringslagen. I synnerhet vill sökanden veta huruvida de uppgifter som framgår av kontoutdrag och eventuella bilagor till dem bestyrker affärshändelserna och huruvida det av kontoutdragen/verifikationerna framgår vilken produktionsfaktor som har mottagits vid varje enskilt tillfälle och mottagningstidpunkten för den på det sätt som förutsätts i bokföringslagen. Vidare vill sökanden veta om registreringarnas koppling från verifikationerna till grundbokföringen och huvudbokföringen samt till resultaträkningen och balansräkningen kan konstateras utan svårigheter.

När nämnden gav sitt utlåtande hade den till sitt förfogande protokollet från den förberedande sessionen (---), en förteckning över de affärshändelser i fråga om vilket utlåtande har begärts, kontoutdrag jämte bilagor över affärshändelserna i fråga samt kopior på dagbok och huvudbok gällande affärshändelserna.

2. Motiveringar till utlåtandet
2.1. Avgränsning. I utlåtandet tas inte ställning till bevisningsfrågor och inte heller till tolkningen av uppdragsavtalet om bokföringen och den ansvarsfördelning som baserar sig på den. I utlåtandet tas inte heller ställning till den bokföringsmässiga behandlingen av andra än de affärshändelser som tas upp särskilt i ansökan och som gäller de noteringar som är föremål för tvisten.

2.2. Bokföringslagen. Enligt 2:5.1 § bokföringslagen (1336/1997; nedan också BFL) skall bokföringen för varje affärshändelse grunda sig på en daterad och numrerad verifikation över affärshändelsen. I motiveringarna till lagen (regeringens proposition 173/1997) konstateras det att av verifikationen bör framgå åtminstone namnet på den som har gett verifikationen, affärshändelsens innehåll och penningbelopp. I enlighet med BFL 2:5.2 § skall av en utgiftsverifikation framgå den mottagna produktionsfaktorn och av en inkomstverifikation den överlåtna prestationen. Tidpunkten för mottagandet av en produktionsfaktor och överlåtelsen av en prestation skall kunna visas med hjälp av en verifikation eller dess bilaga eller på något annat sätt. I BFL 2:5.3 § konstateras att en verifikation över utbetalning om möjligt skall vara utfärdad av betalningens mottagare eller av ett penninginstitut eller någon annan motsvarande inrättning som förmedlat betalningen.

Enligt BFL 2:6 § skall affärshändelserna bokföras på ett sätt som gör det möjligt att utan svårighet följa en bokföringspost från verifikation till grundbokföring och huvudbokföring samt från huvudbokföring till resultaträkningen och balansräkningen.
2.3. Bokföringsnämndens tidigare utlåtanden och allmänna anvisningar. Bokföringsnämnden har i sitt utlåtande 1990/1114 tagit ställning till användningen av kontoutdrag i maskinläsbar form. Ett kontoutdrag som används som betalningsverifikation numreras på det sätt som förutsätts i bokföringslagen. Det radnummer per betalningstransaktion som finns i kontoutdraget skall inbegripas i verifikationsnumret, när detta är nödvändigt för att göra bokföringen klarare. Enligt utlåtandet skall i bokföringsmaterialet vid sidan av en betalningsverifikation över bankkontotransaktioner som anknyter till utbetalningar och insättningar också finnas en utgifts- eller inkomstverifikation. Ifall ett kontoutdrag som bestyrker en bankkontotransaktion samtidigt är en utgifts- eller inkomstverifikation, skall i det per betalning också ingå en uppgift som individualiserar den produktionsfaktor som mottagits eller den prestation som överlåtits. Ifall i kontoutdraget ingår bristfälliga eller felaktiga noteringar om bankkontotransaktione

rna, uppgifterna om betalningsprestationerna i kontoutdraget är otillräckliga eller i kontoutdraget ingår många olika betalningstransaktioner, skall de bokföringsanteckningar på bankkontots motkonton, vilka grundar sig på kontoutdraget, göras på utredningskonton för erhållna och erlagda betalningar om bokföringens klarhet kräver detta.

I utlåtandet 1999/1565, som har getts om användning av kontoutdrag som verifikat, har det konstaterats att ovan nämnda utlåtande till sina väsentliga delar äger tillämpning även när 1997 års bokföringslag tillämpas, eftersom de bestämmelser som ligger till grund för utlåtandet inte har ändrats sakligt. Det konstateras att kontoutdraget jämte eventuella bilagor, om de numrerats på vederbörligt sätt, både i betalarens och betalningsmottagarens bokföring utan originalverifikat som utgör verifikation över kontotransaktionerna uppfyller de krav som ställs på ett betalningsverifikat under förutsättning att kontoutdraget innehåller en tillräcklig redogörelse för varje bankkontotransaktion samt för hurdan betalningens verifieringskedja har varit i penninginstitutets betalningsförmedlingssystem.

Bokföringsnämnden har 22.5.2000 gett en allmän anvisning om metoder som skall användas vid maskinläsbar bokföring. I punkt 3 i anvisningen behandlas verifikationsmaterial. Enligt anvisningen får en sådan verifikation som bokföringslagen förutsätter bildas av separata handlingar, vilka kan förvaras separat. Till exempel hyresbetalning är en affärshändelse, som man får registrera som kostnad utgående från betalningstransaktionen, om den mottagna produktionsfaktorn framgår av det ingångna hyresavtalet, fastän någon produktionsfaktor inte har specificerats i själva betalningstransaktionen.

2.4. Bokföringsnämndens ställningstagande. De affärshändelser som nämns i ansökan och om vilka utlåtande begärs kan delas i fyra grupper:
1. Turistbonus. Största delen av affärshändelserna är betalningar av turistbonus/turistchecker, som tagits upp som utgifter på basis av uppgifterna i ett kontoutdrag. Av kontoutdraget framgår betalningstidpunkten, namnet på betalningsmottagaren (med undantag av affärshändelse nr 7 där namnet saknas), betalningens syfte, markbelopp samt övriga uppgifter som i allmänhet framgår av ett kontoutdrag, som arkiveringskod och mottagarens kontonummer. I de flesta fallen ingick inga bilagor i samband med kontoutdraget, och ifall köp- och kommissionsfakturor ingick som bilagor, bestyrkte de inte den erlagda betalningen. Utgående från enbart kontoutdraget kan den mottagna produktionsfaktorn och mottagningstidpunkten inte klargöras på ett tillförlitligt sätt.

2. Hyror. Några betalningar har tagits upp som utgifter med benämningen hyror. Noteringen har gjorts på basis av kontoutdraget på motsvarande sätt som i fråga om turistbonusen. Endast i ett fall (affärshändelse nr 1) ingår ett korrekt hyresavtal som bilaga till kontoutdraget, vilket bestyrker affärshändelsen och av vilket framgår den mottagna produktionsfaktorn och mottagningstidpunkten. Uppgifterna i kontoutdraget bestyrker inte ensamma den mottagna produktionsfaktorn och mottagningstidpunkten i de övriga fallen.

3. Betalningstransaktioner. I tre fall (affärshändelserna 18, 19 och 21) har de erlagda betalningarna med ett kontoutdrag registrerats som betalningstransaktioner som avdrag från leverantörsskulderna. De uppgifter som kontoutdraget innehåller är tillräckliga för att bestyrka betalningstransaktionerna. Av det material som har lämnats in till bokföringsnämnden framgår inte om de utgiftsverifikationer som motsvarar betalningstransaktionerna ingår i bokföringen och om kontot för leverantörsskulder har avstämts på korrekt sätt.

4. Oklara transaktioner. Ett fall (29) har betraktats som en oklar transaktion och bokförts på utredningskontot. Av det material som har tillställts bokföringsnämnden kan det inte konstateras, om utredningskontot har avstämts på korrekt sätt.

De handlingar som hänför sig till verifikationen får också förvaras särskilt. Ifall bolaget förvarar avtal om betalning av turistbonus och hyror på annat håll än i samband med verifikationsmaterialet, och ifall avtalen vid behov utan problem kan kopplas till affärshändelserna, uppfylls bestämmelserna i bokföringslagen.

De verifikationer som nämns i ansökan har numrerats med användning av en kombination av kontoutdragets nummer och radnumren per betalningstransaktion. Om kontoutdragets nummer saknas i några kontoutdrag som i efterhand har beställts av banken, har i stället för kontoutdragets nummer använts månadens ordningsnummer. På kontoutdraget har det använda kontot märkts ut och för bankkontot finns ett eget verifikationsslag i bokföringen. En person som behärskar grunderna i bokföring kan utan svårigheter konstatera registreringarnas förbindelse från verifikationerna till grundbokföringen och huvudbokföringen. Utgående från det material som har tillställts bokföringsnämnden kan man inte fastställa, om kopplingen mellan huvudbokföringen och resultaträkningen samt balansräkningen utan svårigheter kan konstateras. Av de kopior av dag- och huvudböcker som lämnats in kan man dock dra den slutsatsen att bokföringen har gjorts med ett bokföringsprogram som är allmänt i användning och tillförlitligt. Förbindelsen mellan huvudb

okföringen och resultaträkningen samt balansräkningen kan med programmet i fråga påvisas t.ex. genom att en s.k. lång resultaträkning och balansräkning utförs på den officiella resultaträkningen och balansräkningen. Av dessa framgår vilka konton i huvudbokföringen posterna i resultaträkningen och balansräkningen bildas av.

3. Bokföringsnämndens utlåtande
De utgiftsverifikationer som har tagits upp i ansökan uppfyller kraven i bokföringslagen, om det i dem eller i en bilaga till dem ingår en utredning som bestyrker affärshändelsen och av vilken framgår den mottagna produktionsfaktorn samt tidpunkten då den mottagits. I fråga om de verifikationer som presenterats för bokföringsnämnden som exempel var det bifogade materialet i de flesta fall bristfälligt. Bokföringsnämnden konstaterar emellertid att dylik dokumentation som anknyter till en verifikation (köpebrev, hyresavtal etc.) också kan förvaras på annat håll på korrekt sätt. Eftersom bokföringsnämnden inte har haft hela bokföringsmaterialet till sitt förfogande, kan nämnden inte ta ställning till om bokföringsmaterialet till denna del är bristfälligt. I fråga om betalningstransaktionerna bestyrker de presenterade verifikationerna affärshändelserna på det sätt som bokföringslagen förutsätter.

Den kontotransaktion som har kategoriserats som oklar i materialet har registretrats på utredningskontot. Bokföringsnämnden anser att användningen av utredningskontot för nämnda syfte inte strider mot god bokföringssed förutsatt att ett sådant konto senast när bokslutet upprättas reds ut och avslutas för året i fråga. Om behandlingen av utredningskontot är korrekt kan inte konstateras på basis av bifogat material.

Registreringarnas förbindelse från verifikationerna till grundbokföringen och huvudbokföringen kan konstateras utan svårigheter. Utgående från det material som bokföringsnämnden har tillställts kan man inte fastställa, om huvudbokföringens koppling till resultaträkningen och balansräkningen utan svårigheter kan konstateras, vilket gör att bokföringsnämnden inte tar ställning till denna fråga om bevisning.