Koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvaus

ATK-alan palveluyritys A Oy on pyytänyt lausuntoa siitä, täyttääkö sen kirjanpitosysteemin käyttäjille jaettavaksi tarkoitettu menetelmäkuvaus KPL 25.3 §:n ja KPA 11.2 §:n (nyk. KPA 15.2 §:n) koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvaukselle asettamat vaatimukset.

Hakijan esittämän selvityksen mukaan sen kirjanpitosysteemin menetelmäkuvaus käsittää:

1)

Menetelmäkuvauksen (oikeammin kirjanpitosysteemin) kulkukaavion, joka sanallisesti ja kaaviotekniikkaa käyttäen yleisesti kuvaa tapahtuma-aineiston, syöttötietovälineet, käsittelyn ja tulostuksen.

2)

Tapahtuma-aineiston käsittelystä annetun sanallisen selvityksen, joka kattaa kertaluonteiset tapahtumatiedot ja pysyväisluonteiset perustiedot.

Tapahtumatietojen osalta on selvitetty tositeaineiston tiliöinti, tositeaineistoon liitettävä parametritieto, saldo-, budjetti- ja vertailutiedot, tapahtumatietojen rekisteröinti syöttötietovälineelle sekä muista sovellutuksista saatavat tapahtumatiedot.

Perustiedoista, joita ovat tililuettelo, kustannuspaikkaluettelo, saldoreskontran henkilötilit ja yritystiedot, on selvitetty niiden rekisteröinti ja rekisteröidyistä perustiedoista kirjoitettavan rekisterilistan sisältö.

3)

Hylättyjen tapahtumien käsittelystä annetun sanallisen selostuksen, joka käsittää selvityksen sisäänluvun virheistä ja rekisterivirheistä sekä virheiden korjauksesta.

4)

Tulostuksesta annetun sanallisen selostuksen, joka käsittää selvityksen päiväkirjasta, saldomuutoksista, sisäisistä kirjauksista, pääkirjasta, saldoreskontrasta (erikseen saamisista ja veloista) ja tuloslaskelmista: 1) tilikohtainen tuloslaskelma, 2) lyhyt tuloslaskelma, 3) osasto-/toimipistekohtaiset tuloslaskelmat, sekä taseista: 1) tilikohtainen tase, 2) taseyhteenveto, samoin kuin liikevaihtoverolaskelmasta ynnä muista tulostuksista: tilikohtainen raportti.

Menetelmäkuvaukseen kuuluvat seuraavat liitteet:

1) Päiväkirja

2) Pääkirja

3) Saldoreskontra "SAAMISET"

4) Saldoreskontra "VELAT"

5) Tilikohtainen tuloslaskelma

6) Lyhyt tuloslaskelma

7) Osasto-/toimipistekohtainen tuloslaskelma kannattavuuslaskentana katteilla

8) Osasto-/toimipistekohtainen tuloslaskelma tilastona ilman katteita

9) Tilikohtainen tase

10) Taseyhteenveto

11) Liikevaihtoverolaskelma

12) Tilikohtainen raportti

Hakija on hakemuksessaan lausunut edelleen, että em. Menetelmäkuvauksen tueksi on luonnollisesti olemassa myös aivan yksityiskohtainen koneteknillinen dokumentointi, joka on tarvittaessa tarkastusviranomaisten käytettävissä.

Lausunnon perustelut

Menetelmäkuvauksen tarkoituksena on ennen kaikkea koneellisen kirjanpidon tarkastettavuuden varmistaminen sekä samalla varmuuden aikaansaaminen siitä, että kirjausten yhteys tuloslaskelmaan ja taseeseen voidaan KPL 5.3 §:n ja KPA 11.1 §:n (nyk. KPA 15.1 §:n) mukaisesti todeta. KPL 25.3 §:n vaatimus koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvauksen säilyttämisestä koskee kirjanpitovelvollista itseään.

Menetelmäkuvauksen tulee olla KPL 25.3 §:n vaatimalla tavalla säilytetty ja sen sisällön tulee olla KPA 11.2 §:n (nyk. KPA 15.1 §:n) mukainen. Molempien säännösten vaatimuksia on tulkittava tarkastettavuusnäkökohdasta käsin. Menetelmäkuvauksen sisältöön vaikuttaa tällöin kirjanpitovelvollisen käyttämä tilijärjestelmä ja kirjanpidon pitämisessä käytettävä laitteisto. Menetelmäkuvauksen laajuus ja yksityiskohtaisuus määräytyvät siten kunkin kirjanpitovelvollisen kohdalla erikseen. ATK-alan palveluyrityksen, joka yleiskäyttöisen tietosysteemin avulla hoitaa asiakasyritystensä kirjanpitoon liittyviä tietojenkäsittelytehtäviä, tulee laatia sellainen menetelmäkuvaus, että se riittävästi turvaa tarkastettavuuden kaikkien asiakasyritysten käyttämien tilijärjestelmien osalta.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

A Oy:n kirjanpitosysteemistään asiakasyrityksille jaettavaksi tarkoitettu, hakemuksessa selostettu menetelmäkuvaus täyttää koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvaukselle KPL 25.3 §:ssä ja KPA 11.2 §:ssä (nyk. KPA 15.2 §:ssä) asetetut vaatimukset.