Om hur reparationskostnader skall bokföras i bostadsaktiebolag

1 Introduktion

1.1 Ansökan

Sökanden ( - - - ), som bedriver disponentverksamhet för bostadsaktiebolag har i bokföringen av reparationskostnader tillämpat en princip ( orsaksprincipen), enligt vilken samtliga kostnader till följd av reparationer inklusive anslutande kostnader har bokförts på kontot ”Reparationer”. Dylika anslutande kostnader till följd av reparationer har enligt ansökan varit bl.a. följande administrativa kostnader, som reparationsarbetet har räknats förorsaka (som kan hänföras till reparationsarbetet):• disponentens inspektionsbesök vid reparationsobjektet;• disponentens kostnader för att beställa och ordna med reparationerna;• disponentens separata fakturering för byggplatsmöten;• disponentens separata fakturering för administrativa kostnader i  anslutning till reparationsprojektet;• disponentens utgifter för styrelsemöten till den del dessa har kunnat  hänföras till behandlingen av reparationen;• kostnader för planering och övervakning av reparationsarbetet; samt• administrativa kostnader till följd av utredningar i efterhand sedan  reparationsarbetet slutförts, bl.a. för sammanställande av  utlåtandeansökan till fastighetsförbundet.

Enligt sökanden har en styrelsemedlem i ett bostadsaktiebolag på styrelsens bokslutsmöte som sin åsikt framfört att samtliga administrativa kostnader i anslutning till reparationer i bokföringen borde noteras i gruppen för administrationskostnader och att de inte borde bokföras på reparationskontot.

Å andra sidan har bostadsaktiebolagets ordinarie revisor i sin revisionsberättelse som sitt ställningstagande framfört, att ovan nämnda bikostnader till reparationer borde ha bokförts i gruppen administrativa tjänster, vilka ingår i fastighetens skötselkostnader och inte på reparationskontot.

Därtill har sökanden under räkenskapsåret 2004 för bostadsaktiebolagets räkning och enligt beslut av bolagsstämman debiterat aktieägaren ersättningar för reparations- och övervakningskostnader, vilka aktieägaren  anses ha förorsakat. Fordringarna har i bokföringen och bokslutet för räkenskapsåret 2004 bokförts på kontot ”Övriga fordringar”.

Vederbörande aktieägare har under räkenskapsåret 2004 bestridit betalningarna och bostadsaktiebolagets fordringar väntar på domstolsbeslut. Detta har nämnts i noterna till bokslutet 2004, där även osäkerheten i anslutning till fordringarna har påpekats. Ovan nämnda styrelsemedlem har vid styrelsens bokslutsmöte framfört, att osäkra fordringar inte borde noteras i bokslutet. Den ordinarie revisorn har å sin sida i revisionsberättelsen påpekat att i bokslutet ingår osäkra fordringar.

1.2 Ansökan om utlåtande

Sökanden anhåller om utlåtande i följande frågor:

 1  Är ovan relaterade sätt, att enligt orsaksprincipen hänföra och       bokföra kostnader som ansluter sig till reparationer på      bostadsaktiebolags reparationskonto, förenligt med god    bokföringssed, eller borde bokföringsförfarandet ändras? 2  Är ovan relaterade förfarande att bokföra osäkra fordringar i ett       husbolags bokslut på kontot för fordringar förenligt med god       bokföringssed? – Om ett bostadsaktiebolags bokslut inte får innehålla      osäkra fordringar på aktieägare, hur borde då fordran på     ersättning noteras i bokföringen och bokslutet, eftersom husbolagets      ersättningsfordringar på aktieägaren i varje fall först måste faktureras      aktieägaren och de åtminstone i det skedet måste noteras i       bokföringen som fordringar för husbolaget. Sökanden understryker,     att man i faktureringsskedet inte kan veta, om betalningen fås eller      inte. 3  Bör/får samtliga försenade betalningar samt fordringar avlägsnas ur      bokslutet på den grund att de är förknippade med osäkerhet? 4  Kan/bör samtliga fordringar som lämnats för domstolsbehandling      tolkas som osäkra fordringar, som inte får noteras i bokslutet ens för      det år då de uppstått?

2. Motiveringar till utlåtandet

  2.1. Hur disponentkostnader som ansluter sig till reparationer skall bokföras (fråga 1) 

2.1.1 Bokföringslagen och bokföringsförordningen

2.1.1.1 Orsaksprincipen i definitionen av en anskaffningsutgift. I bokföringslagen (1336/1997; nedan även ”BFL”) 4:5.1 §  är huvudregeln i fråga om anskaffningsutgiften för en tillgång följande: ” Med anskaffningsutgift avses de rörliga utgifterna för anskaffning och tillverkning av en tillgång.” Bestämmelsen gäller både materiella och immateriella tillgångar.Den s.k. orsaksprincipen framgår av bestämmelsen: Huruvida en enskild utgiftspost hänför sig till anskaffningsutgiften kan bedömas genom att ställa sig frågan huruvida den skulle ha uppstått för den bokföringsskyldige, om respektive tillgång inte skulle ha skaffats eller tillverkats. Om svaret är jakande, skall utgiften med stöd av BFL 4:5.1 § räknas till anskaffningsutgiften.

2.1.1.2 Reparationskostnader i ett bostadsaktiebolags resultaträkning. I bokföringsförordningen (1339/1997; nedan även ”BFF”) 4.1 § har reparationskostnaderna för räkenskapsperioden särskilts till en egen post i fastighetens resultaträkning (3(m) – ”Reparationer”).

2.1.2 Bokföringsnämndens ställningstagande

Enligt bokföringsnämnden hänför sig reparationerna med stöd av BFL 4:5.1 § till anskaffningsutgiften till den del de kostnader som avses i ansökan inte skulle ha uppstått för den bokföringsskyldige om reparationerna inte hade gjorts, och därmed skall de  i bostadsaktiebolagets resultaträkning bokföras bland ”Reparationer”, om de hänför sig till respektive räkenskapsperiod.

2.2 Hur ersättningskrav som bostadsaktiebolag ställer på aktieägare skall behandlas i bokföringen (frågorna 2 – 4)

2.2.1 Bokföringslagen och tidigare utlåtanden

2.2.1.1 Säkerhetsfaktorn i anslutning till fordring samt när en post är redo att bokföras. Bokföringslagen 5:2 § 1 mom. lyder: ”i balansräkningen upptas - - fordringar till nominellt belopp, likväl högst till det sannolika värdet”. Vid värderingen skall principen  i BFL 3:3.1 § 3 mom. om ”försiktighet - - oberoende av räkenskapsperiodens resultat” iakttas. Varje fordran värderas separat.

Om en fordran som har antecknats i balansräkningen är så osäker, att det är sannolikt att betalning uteblir, skall den avdras som kostnad i resultaträkningen. Om osäkerheten däremot är ringa, förutsätter god bokföringssed inte avdrag med resultatverkan.

Om det är sannolikt att fordringen kommer att betalas, men att den trots detta anses vara förknippad med en så stor risk, att den skulle ha en väsentlig effekt på den bokföringsskyldiges verksamhet, skall den bokföringsskyldige för att enligt BFL 3:2.1 § ge en riktig och tillräcklig bild om sitt resultat och sin ekonomiska ställning redogöra för risken i noterna till bokslutet.

Nämnden har i sitt tidigare utlåtande BFN 1580/1999 ansett, att man i noterna till bokslutet bör redogöra för osäkerhet i anslutning till fordring som med tanke på företagets kontinuitet är väsentlig så att bokslutet ger en riktig och tillräcklig bild.

Så gott som alla fordringar är förknippade med ett visst mått av osäkerhet. Om risken för att betalning för fordringen kommer att utebli med stöd av ovan relaterade principer uppskattas som oväsentlig, bedöms risken som sedvanlig företagsrisk i affärsverksamhet, varför man inte behöver redogöra för den i bokslutsnoterna. När det gäller att tillmötesgå kravet i BFL 3:2.1 § på en riktig och tillräcklig bild, kan det dock förutsättas, att man i noterna konstaterar en viss möjlighet till stor förlust, trots att risken ännu inte skulle ha ökat till sannolikhetsgrad.

Sannolikheten för att prestationen för fordringen uppfylls skall bedömas senast vid uppgörandet av bokslutet. Bedömningen baseras sålunda på den bokföringsskyldiges bästa vetande vid tidpunkten då bokslutet görs upp; man kan således inte ha tidigare bedömningar under den avslutade räkenskapsperioden eller därförinnan som grund.

Fordringen skall därtill värderas till sitt sannolika värde. Härvid kan man stödja sig på principen i de internationella IAS/IFRS-standarderna, enligt vilken värdet på fordringen kan anses utgöras av det som en i fordringsförhållandet utomstående part skulle vara redo att betala för fordringen.

Lagen ställer inte krav på någon särskild form eller på annat i fråga om värderingen. Den bokföringsskyldige skall dock vid behov kunna verifiera grunderna för sin värdering. Sålunda är det skäl att både principerna för värderingen och grunderna för värdeförändringarna dokumenteras i bokföringen.

2.2.1.2 Fordringarnas natur och titel. Utgångspunkten är att de fordringar i anslutning till överlåtelser av omsättningstillgångar som baserar sig på den bokföringsskyldiges egentliga prestationsförsäljning antecknas i posten ”Kundfordringar” punkten B:II.1 i balansräkningsschemat BFF 6.1 §. Detsamma gäller fordringar som hänför sig till överlåtelser av anläggningstillgångar.¹ Å andra sidan baserar sig de poster som noteras bland aktiva i B:II.7 punkten (”Resultatregleringar”) på periodiseringskalkyler enligt prestationsgrund, som den bokföringsskyldige har gjort upp för eget bruk, medan däremot de poster som hör till B:II.5 (”Övriga fordringar”), till skillnad från resultatregleringarna, kännetecknas av att de grundar sig på verifikat till utomstående.

2.2.2 Bokföringsnämndens ställningstagande

Bokföringsnämnden tar inte ställning till frågor om påvisbarhet. Bokföringsnämnden anser att frågan i ansökan om huruvida det kan anses sannolikt att bostadsaktiebolaget lyckas driva in ersättningen av sin aktieägare är en fråga om påvisbarhet. Om möjligheten att få ersättningen har varit sannolik vid tidpunkten för uppgörandet av bokslutet, har det varit förenligt med god bokföringssed att bokföra fordringen bland ”Övriga fordringar” i balansräkningens aktiva. Därvid bör fordringen ha värderats till sitt sannolika värde, vilket även är en påvisbarhetsfråga till vilken bokföringsnämnden inte tar ställning.

God bokföringssed förutsätter inte formbundenhet vid värderingen som ett kännetecken på att posten är redo att bokföras. Inte heller påverkas sannolikheten av huruvida ersättningen fås in av det faktum att aktieägaren bestrider ersättningsskyldigheten. En separat fråga är att t.ex. ett positivt utslag i saken från en underrätt däremot kan anses som en indikation på sannolikhet.

Tidpunkten vid vilken den bokföringsskyldige har bedömt sannolikheten för att fordringen skall fås in som så stor, att det därmed är berättigat att anteckna fordringen i balansräkningen, är däremot av betydelse.

3 Bokföringsnämndens utlåtande

Svar på fråga 1: Till den del de kostnader som nämns i ansökan inte skulle ha uppstått för den bokföringsskyldige om respektive reparationer inte hade gjorts hänför de sig till anskaffningsutgifterna för reparationerna och bokförs sålunda bland ”Reparationer” i bostadsaktiebolagets resultaträkning, om de ingår i respektive räkenskapsperiod.

Svar på fråga 2: Om det vid tidpunkten för bokslutet har varit sannolikt att ersättning kommer att fås enligt kravet, har det varit förenligt med god bokföringssed att anteckna fordringen bland ”Övriga fordringar” i balansräkningens aktiva. Bedömningen av sannolikheten är en fråga om påvisbarhet, till vilken bokföringsnämnden inte tar ställning. Fordringen bör ha varit värderad till sitt sannolika värde, vilken värdering, även den, är en fråga om påvisbarhet, varför bokföringsnämnden inte heller tar ställning till den.

Svar på fråga 3 och 4: Bokföringsnämnden hänvisar i dessa frågor till sitt svar ovan på fråga 2 och sitt ställningstagande i 2.1.2 punkten.