Om huruvida verifikationer över betalning med kort kan räknas som sådant verifikationsmaterial som avses i bokföringslagen

1. Ansökan

I egenskap av en bokföringsskyldig som bedriver en restaurangrörelse hör sig sökanden (- -) för om de korttransaktioner som kunden undertecknar i samband med inköp med bank- och kreditkort är sådant verifikationsmaterial som nämns i bokföringslagen och därmed underställda den förvaringsskyldighet som i denna lag har ställts på verifikationer.

2. Motiveringar till utlåtandet

2.1 Bokföringslagen. Enligt 2:5.1 § bokföringslagen (1336/1997, nedan BFL) skall bokföringen grunda sig på en verifikation över affärshändelsen. Med stöd av 2:10.2 § BFL räknas verifikationerna till bokföringsmaterialet, som skall bevaras minst sex år efter utgången av det år under vilket räkenskapsperioden gått till ända.

2.2 Bokföringsnämndens metodanvisning. Bokföringsnämnden gav den 22 maj 2000 en allmän anvisning om metoder som skall användas vid maskinläsbar bokföring. I avsnittet 3.5 i den har i form av exempel räknats upp det verifikationsmaterial och annat bokföringsmaterial som avses i bokföringslagen samt å andra sidan annat material för vilket hanterings- och arkiveringskraven enligt bokföringslagen inte gäller.

I fråga om försäljningsfunktionerna konstateras i den allmänna anvisningen bl.a. att försäljningsfakturor och verifikationer över kontant försäljning är verifikationer enligt bokföringslagen. Däremot är med köparens kvittering försedda verifikationer över betalningar med kredit-, bank- eller kundkort i regel inte sådant verifikationsmaterial som avses i bokföringslagen. Om emellertid dylikt annat bokföringsmaterial innehåller uppgifter som definierats utgående från bokföringslagen eller mervärdesskattelagen och som inte framgår av verifikationerna, av bilagor till dem eller av korrespondens om affärshändelser, är detta material sådana verifikationer som avses i lagen.

2.3 Bokföringsnämndens ställningstagande. En verifikation som avses i bokföringslagen skall bekräfta en affärshändelse. Formen för den verifikation som bekräftar en affärshändelse fastställs enligt valt faktureringssystem: en dylik verifikation kan vara t.ex. en försäljningsfaktura, en kontantförsäljningsverifikation, ett kassaband eller en elektronisk registrering. Med tanke på bokföringen bör systemet i det hänseendet vara sammanhängande att varje försäljningshändelse kan bekräftas tillförlitligt.

I ett faktureringssystem som fungerar som det skall är den av kunden undertecknade verifikationen över betalning med kort inte nödvändig för att försäljningshändelsen skall kunna bekräftas, eftersom systemet på annat sätt producerar den dokumentation som behövs. Den visar främst kundens betalningssätt som kan jämställas med kontant inköp. Genom att underteckna en betalningsverifikation ger kunden försäljaren rätt att omedelbart debitera kundens bankkonto eller alternativt kreditkortsbolagets konto. Den uppkomna finansieringshändelsen kan igen konstateras på det kontoutdrag som fås från banken. Såsom också framgår av den metodanvisning som det hänvisas till ovan är det i princip sekundärt och exceptionellt att verifikationer över betalning med kort räknas som sådant annat bokföringsmaterial som omfattas av förvaringsskyldigheten. En sådan situation kan närmast uppkomma om en försäljningsfaktura eller en annan motsvarande verifikation är bristfällig till sitt informationsinnehåll.

Också om bokföringslagen generellt inte ålägger de bokföringsskyldiga att behandla eller förvara verifikationer över betalning med kort som verifikationsmaterial i säljarens bokföring, ställer den inte heller något hinder för detta. Främst för att göra det lättare att reda ut eventuella missbruk och med dem sammanhängande ansvarsfrågor t.o.m. förutsätter de bolag som administrerar betalkort i de avtal de ingår med näringsidkare att verifikationerna över betalningar med kort förvaras under en eller flera räkenskapsperioder. Frivillig förvaring av dylika verifikationer och även en längre tids förvaring enligt bindande avtalsvillkor är ur den bokföringsskyldiges synvinkel i allmänhet motiverad med tanke på ovan nämnda eller andra eventuella utredningsbehov som uppkommer senare.

3. Bokföringsnämndens utlåtande

De verifikationer över kortbetalningar som gjorts över inköp med kredit- och bankkort, i vilka finns köparens kvittering, är i regel inte sådant verifikationsmaterial som avses i bokföringslagen och för vilket gäller bestämmelserna om förvaringstid för bokföringsmaterial i BFL 2:10 §.