Kuormakirjat ja vastaanottolipukkeet tositeaineistona

Maidonjalostusta harjoittava hakija on lausunut, että sen maito-osaston myynti ja laskutus suoritetaan vakiotilausmenettelyä käyttäen. Jokaisella asiakkaalla on koneellisessa tilaussysteemissä hänen itsensä määrittämä vakiotilaus eli vakiokuormakirja, johon hän voi päivittäin soittaa haluamansa muutokset. Tietyn soittoajan päätyttyä voidaan näin ollen suorittaa joko vakiotilauksen tai muutetun tilauksen mukainen kuormakirjan tulostus ja sen mukainen tavaran toimitus.

Koneellisessa laskutussysteemissä muodostetaan pääosin näiden kuormakirjojen sisältämien tietojen pohjalta myyntilaskut siten, että kuukausi on jaettu neljään laskutusjaksoon. Laskussa on nähtävissä loppusumman perustekijät eli toimitetut määrät ja yksikköhinnat. Hakijan mukaan kuormakirjoihin sisältyvä informaatio on siis nähtävissä myös myyntilaskuissa.

Hakija vastaanottaa raaka-ainetta täysmaitona, kermana ja kuorittuna maitona. Jokainen raaka-aine-erä merkitään vastaanotetuksi erityistä vastaanottolipuketta käyttäen. Lipukkeiden sisältämät tiedot tallennetaan perustietoina koneelliseen raaka-ainetilityssysteemiin ja ne ovat nähtävissä kuukausittain tulostettavassa tilityslistassa.

Edellä sanottuun viitaten hakija on pyytänyt ohjetta siitä, onko kirjanpitolain 25 §:n 2 momentin säännös tulkittavissa siten, ettei mainittuja kuormakirjoja ja vastaanottolipukkeita tarvitse säilyttää lainkohdan tarkoittamana aineistona.

Lausunnon perustelut

Kirjanpitolain 8 §:n 1 momentin mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Kirjanpitolain 8 §:n 2 momentin mukaan menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteessa tulee olla selvitys luovutetusta suoritteesta. Kirjanpitoasetuksen 12 §:n mukaan tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava tositteen tai sen liitteen avulla taikka muutoin osoittaa.

Hakija todentaa suoritteiden luovutusta koskevat liiketapahtumansa käyttämällä tositteena neljä kertaa kuukaudessa laadittua laskua. Laskussa on kirjanpitolain 8 §:n 1 momentin vaatima päiväys ja numero. Kirjanpitolain 8 §:n 2 momentin vaatima selvitys luovutetusta suoritteesta tarkoittaa tavaranimikkeen, määrän ja yksikköhinnan selvittämistä. Hakijan tositteena käyttämästä laskusta selviää luovutetun tuotteen numero, nimi ja a-hinta, määrä sekä kunkin tuoteryhmän yhteissumma, joten se sisältää kirjanpitolain 8 §:n 2 momentin vaatiman selvityksen luovutetusta suoritteesta.

Kirjanpitoasetuksen 12 §:n säännös velvollisuudesta selvittää tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta liittyy kirjanpitolain 11 §:n vaatimukseen suoriteperusteen noudattamisesta tilinpäätöksessä ja kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin vaatimukseen liiketapahtumien kirjaamisesta kuukausikohtaisesti viimeistään kahden kuukauden kuluessa kalenterikuukauden päättymisestä. Neljä kertaa kuukaudessa tapahtuvan laskutuksen perusteella kirjaukset voidaan suorittaa kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin vaatimassa ajassa, joten kirjanpitoasetuksen 12 §:n vaatiman luovutusajankohdan selvittämistä ei ole tarpeen suorittaa laskusta ilmenevää aikaväliä useammin.

Myös kirjanpitolain 11 §:n vaatiman suoriteperusteen noudattaminen tilinpäätöksen yhteydessä on mahdollista neljä kertaa kuukaudessa tapahtuvaan laskutukseen perustuen.

Tositteina oleviin neljä kertaa kuukaudessa laadittuihin laskuihin ei tarvitse liittää kuormakirjoja, koska hakemuksessa selvitetyllä tavalla laadittu, tositteena käytetty lasku täyttää kirjanpitolain 8 §:n 1 ja 2 momentin ja kirjanpitoasetuksen 12 §:n vaatimukset.

Hakija todentaa tuotannontekijän vastaanottoa koskevat liiketapahtumansa käyttämällä tositteena kuukausittain tulostettavaa tilityslistaa. Tilityslistassa on kirjanpitolain 8 §:n 1 momentin vaatima päiväys ja numero. Kirjanpitolain 8 §:n 2 momentin vaatima selvitys vastaanotetusta tuotannontekijästä tarkoittaa tavaranimikkeen, määrän ja yksikköhinnan selvittämistä. Hakijan tositteena käyttämästä tilityslistasta selviää tavarantoimittajakohtaisesti vastaanotetun tavaran toimituspäivämäärä, määrä, nimi ja laatu, toimitusten yhteismäärä, perushinta, tilityshinta, vähennykset tilityksestä sekä lopullinen tilitysmäärä, joten se sisältää kirjanpitolain 8 §:n 2 momentin vaatiman selvityksen vastaanotetusta tuotannontekijästä.

Suoriteperusteen noudattaminen tilinpäätöksessä ja liiketapahtumien kirjaaminen kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin vaatimana aikana voidaan toteuttaa kuukausittain laadittavan tilityslistan perustella, joten kirjanpitoasetuksen 12 §:n vaatiman luovutusajankohdan selvittämistä ei ole tarpeen suorittaa useammin kuin kerran kuukaudessa. Myös kirjanpitolain 11 §:n vaatiman suoriteperusteen noudattaminen tilinpäätöksen yhteydessä on mahdollista kuukausittain tulostettavan tilityslistan perusteella.

Tositteina käytettäviin kuukausittain laadittaviin tilityslistoihin ei tarvitse liittää vastaanottolipukkeita, koska hakemuksessa selvitetyllä tavalla laadittu, tositteena käytetty tilityslista täyttää kirjanpitolain 8 §:n 1 ja 2 momentin ja kirjanpitoasetuksen 12 §:n vaatimukset.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

Hakijan ei kirjanpitolain 8 §:n 1 ja 2 momentin ja kirjanpitoasetuksen 12 §:n vaatimusten täyttämiseksi tarvitse tositeaineistonaan säilyttää hakemuksessa tarkoitettuja kuormakirjoja ja vastaanottolipukkeita.