Lahjakortit tositeaineistona

A Oy on hakemuksessaan lausunut myyvänsä bingohalleille palkinnoksi numeroituja lahjakortteja, joilla haltija voi esittäessään ne lunastettavaksi hakijan myymälöissä maksaa suorittamiaan ostoksia. Kortit leimataan myyntipäivämäärillä ja niiden voimassaoloaika on puoli vuotta. Ostajien korteista suorittaman maksun tositteeksi laaditaan käteislasku.

Lunastettavaksi esitetyillä lahjakorteilla suoritetut ostokset rekisteröidään kassakoneella myynniksi käteisellä maksettavien ostosten tapaan. Kortit ovat kassatilitysaineistoa. Niiden yhteissumma merkitään päivän päätyttyä laadittavalle kassakohtaiselle kassatilityslomakkeelle, joka tarkastettuna ja hyväksyttynä lähetetään kaikista myymälöistä kassatilitysten käsittelijälle konttoriin. Kassatilitys ja sen mukana oleva aineisto tarkastetaan ja käsitellään myyntikirjanpitojärjestelmän mukaisesti, jolloin syntyy myyntitosite.

Kassatilitykset ja kaikki niiden mukana konttoriin tullut aineisto arkistoidaan kirjanpitoaineistoon. Tähän aineistoon sisältyvät myös palautuneet lahjakortit, jotka mitätöidään ennen arkistointia.

Kultakin tilikaudelta on edellä selostetun mukaisesti säilytetty noin 400 000 kappaletta lahjakortteja.

Hakija on pyytänyt ohjetta siitä, kuuluvatko em. lahjakortit kirjanpitolain mukaan säilytettävään tositeaineistoon vai voidaanko ne asianmukaisten kirjausten ja tarkistusten jälkeen hävittää. Hakijan mukaan järjestelmässä syntyvä kassatilityslomake riittää todentamaan lahjakorttimyynnistä aiheutuneet liiketapahtumat ja niiden kirjaukset.

Lausunnon perustelut

Kirjanpitolain 8 §:n 1 momentin mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Kirjanpitolain 8 §:n 2 momentin mukaan tulotositteessa tulee olla selvitys luovutetusta suoritteesta. Kirjanpitoasetuksen 12 §:n mukaan suoritteen luovutusajankohta on voitava tositteen tai sen liitteen avulla taikka muutoin osoittaa.

Hakija rekisteröi myymälöissään lahjakorteilla tapahtuvat maksut käteisellä tapahtuvien suoritusten tapaan siten, että lunastettujen korttien yhteissumma siirretään päivittäin kassatilityslomakkeelle, josta tarkastettuna syntyy myyntitosite. Tämä tosite liitteenä olevine hakemuksessa selostettuine aineistoineen todentaa liiketapahtuman siten kuin kirjanpitolain 8 §:ssä edellytetään eikä lahjakortteja näin ollen tarvitse myyntitulon todentamiseksi säilyttää.

Kontrollinäkökohtien vuoksi myytävien lahjakorttien tulee olla erillisinä sarjoina kullekin markkamäärälle juoksevasti numeroituja. Kassatilityslomakkeessa tai sen liitteessä on mainittava niiden lahjakorttien numerot, jotka on lunastettu ao. tilityksessä. Lahjakorttien myynnin tositteeksi laadittavasta käteislaskusta tulee käydä ilmi lahjakorttien numerot.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

Hakijan ei tarvitse tositeaineistona säilyttää hakemuksessa tarkoitettuja lahjakortteja edellyttäen, että lahjakortit perusteluissa selostetulla tavalla numeroidaan ja sisällytetään kassatilityksiin.