Om förvaringstiden för arbetsböcker som anknyter till faktureringsverifikationerna samt förhållandet mellan vissa dokument som krävs enligt arbetarskyddslagen och bestämmelserna om förvaring i bokföringslagen

1.      Begäran om utlåtande

Sökande (- - -) begär ett utlåtande om följande frågor: 

1) Gäller för de timverifikationer i anknytning till faktureringsverifikationerna som krävs enligt bokföringsnormerna (timlistor och arbetsböcker, där avsikten är att med dessa återge grunden för faktureringen, det vill säga antalet utförda timmar) den i bokföringslagen fastställda sexåriga eller tioåriga förvaringstiden?

2) Är det personkort som enligt arbetarskyddslagen 52 a § krävs av en person som arbetar på en gemensam byggarbetsplats sådant bokföringsmaterial för vilket det enligt bokföringslagen finns en skyldighet att förvara dokumentet i sex år?

3) Är de blanketter för undervisning och handledning på arbetsplatsen som används för att bevisa att de skyldigheter som finns enligt arbetarskyddslagen 14 § och statsrådets förordning om säkerheten vid byggarbeten (205/2009) 3 § som utfärdats med stöd i denna har uppfyllts ett sådant bokföringsmaterial som avses i bokföringslagen för vilket förvaringstiden på sex år gäller?

2.      Utlåtande

2.1. Begränsning av utlåtandet. Gällande fråga 1 ger bokföringsnämnden endast ett utlåtande gällande om timbokföringen i sökandes försäljningsfakturering är sådana verifikationer som ska bifogas bokföringen och förvaras på det sätt som krävs enligt bokföringslagstiftningen. Nämnden konstaterar att det i övrig lagstiftning, såsom i exempelvis arbetslöshets- och arbetsavtalslagen, kan finnas skyldighet att lämna upplysningar under en längre period än de minimiförvaringstider som krävs enligt bokföringslagen. Det kan alltså vara motiverat att förvara till exempel uppgifterna om lönebokföringen under en längre period än vad bokföringslagen kräver för att producera dessa uppgifter.

2.2. Bokföringslagen. Enligt bokföringslagen (1336/1997, härefter även BokfL) 2:5 § ska bokföringen för varje affärshändelse grunda sig på en daterad och numrerad verifikation över affärshändelsen (1 mom.). Av en utgiftsverifikation ska framgå den mottagna produktionsfaktorn och av en inkomstverifikation den överlåtna prestationen. Tidpunkten för mottagande av en produktionsfaktor och överlåtelsen av en prestation ska kunna visas med hjälp av en verifikation eller dess bilaga eller på något annat sätt (2 mom.). I motiveringarna till 1 momentet i förarbetet till lagen (RP 173/1997 rd, s. 12) konstateras det att ”av verifikationen ska framgå åtminstone vem som har gett verifikationen, affärstransaktionens innehåll och penningbeloppet”.

2.3. Svar på fråga 1. En sådan dokumentation som självständigt verifierar grunden för faktureringen av försäljningen och utgör en del av fakturan verifierar samtidigt även affärstransaktionen och är därmed en sådan verifikation som avses i BokfL 2:5 §. Om den timbokföring som beskrivs i ansökan utgör en del av det dokument som verifierar grunden för den fakturering som finns på försäljningsfakturan är den en sådan verifikation som verifierar en affärstransaktion som avses i BokfL 2:5 §. På en sådan verifikation tillämpas därmed den sexårsregel för förvaring som finns i BokfL 2:10.2 §.

2.4. Svar på frågorna 2 och 3. Bokföringsnämnden konstaterar att de dokument som avses i frågorna 2 och 3 inte verifierar en affärstransaktion och därmed inte är verifikationer. Nämnden anser även att de varken är sådana bokföringsböcker som avses i BokfL 2:10 § 1 mom. eller sådana dokument som avses i 2 mom. av typ korrespondens gällande affärstransaktioner. Därmed tillämpas inte bokföringslagens bestämmelser om förvaring på de dokument som beskrivs i frågorna 2 och 3.