Om verifikationer som gäller kortbetalningsprovisioner

1. Ansökan

Sökanden (---) är en bokföringsbyrå, av vars kunder flera godkänner kreditkort som betalningsmedel. Då har de med (---) (nedan Kreditkortssammanslutningen) ingått ett avtal om att kreditkortsbetalningar skall redovisas på deras konton. Kreditkortssammanslutningen debiterar en provision för varje betalning med kort. Storleken på denna provision bestäms från fall till fall, bl.a. beroende på om betalkortet härrör från ett EU-land eller från ett land utanför EU samt om händelsen har bekräftats eller ej. Kreditkortssammanslutningen drar av sin provision från det ursprungliga betalningsbeloppet och redovisar skillnaden på kundens konto.

Redovisningarna sätts in på kundens konto i form av referensgireringar, varvid numret på den sända redovisningsraten kan ses i referensen. Beloppet av den debiterade provisionen kan kunden få reda på endast genom att jämföra de referensprestationer i nettobelopp som han eller hon fått på sitt konto av Kreditkortssammanslutningen med de redovisningar i bruttobelopp som han eller hon har sänt. Kreditkortssammanslutningen ger inga verifikationer över de provisioner sammanslutningen har debiterat.

Sökanden frågar följande:

1. Är säljaren (Kreditkortssammanslutningen) skyldig att ge kunden en verifikation över de provisioner den har debiterat?

2. Ifall Kreditkortssammanslutningen inte är skyldig att ge verifikationer över de provisioner den har debiterat, vad utgör i detta fall en sådan verifikation som bokföringslagen förutsätter, utgående från vilken provision kan tas upp som kostnad?

3. Ifall Kreditkortssammanslutningen inte är skyldig att lämna en verifikation över de provisioner den har debiterat, skall verifikationer över kortbetalningar räknas till det verifikationsmaterial som skall förvaras (eftersom man endast genom att jämföra med dem kan få fram det provisionsbelopp som har dragits av)? Sökanden hänvisar här till bokföringsnämndens utlåtande 1726/2004. 4. Av en utgiftsverifikation skall med stöd av BFL 2:5.2 § produktionsfaktorn framgå. Framgår den mottagna produktionsfaktorn (provisionen) i detta fall endast av det avtal som ingåtts med Kreditkortssammanslutningen? Med andra ord: kan man endast utgående från avtalet anta att de debiterade beloppen är Kreditkortssammanslutningens provisioner? Bör det avtal som ingåtts med Kreditkortssammanslutningen samt gällande prislista i så fall fogas till verifikationsmaterialet?

Sökanden önskar bokföringsnämndens ställningstagande i en sak som den anser vara av stor betydelse förutom för sökandens egna kundföretag också för andra företag som använder Kreditkortssammanslutningen. Det att provisionsverifikation saknas orsakar företagen ett betydande arbete varje månad. Dessutom är det mycket svårt att granska att den debiterade provisionen är korrekt.

2. Motiveringar till utlåtandet

2.1. Bokföringslagen. I bokföringslagen (1336/1997, nedan BFL) 2:5 § sägs att bokföringen för varje affärshändelse skall grunda sig på en daterad och numrerad verifikation över affärshändelsen (1 mom.). Av en utgiftsverifikation skall framgå den mottagna produktionsfaktorn och av en inkomstverifikation den överlåtna prestationen (2 mom.). En verifikation över utbetalning skall om möjligt vara utfärdad av betalningens mottagare eller av ett penninginstitut eller någon annan motsvarande inrättning som förmedlat betalningen (3 mom.). Erhålls inte till grund för bokföringen någon verifikation som utfärdats av en utomstående, skall bokföringen verifieras med en handling som skrivits ut av den bokföringsskyldige själv och som är bekräftad på behörigt sätt (4 mom.).

BFL 4:1 § definierar omsättningen som försäljningsintäkterna från den bokföringsskyldiges normala verksamhet med avdrag för beviljade rabatter samt mervärdesskatt och andra skatter som baserar sig direkt på beloppet av försäljningen. Definitionen på omsättning grundar sig på artikel 28 i det fjärde bolagsrättsliga direktivet (redovisningsdirektivet). I förarbetena till lagen (RP 173/1997, s. 19) konstateras ännu klargörande att t.ex. avdrag av provisioner från omsättningen inte är ett förfarande som direktiven tillåter, utan de bör tas upp som rörelsekostnader. Dylika kostnader som beror på försäljningen kan inte heller behandlas som finansiella kostnader, även om de till sin art också i någon mån kan anses som sådana.

2.2. Bokföringsnämndens allmänna anvisning om metoder. Bokföringsnämnden har den 22 maj 2000 gett en allmän anvisning om de metoder som skall användas vid maskinell bokföring. I kapitel 3 i anvisningen (Verifikationsmaterialet vid maskinell bokföring) granskas innehållet i och formen för utgifts- och inkomstverifikationer både på en allmän nivå och med exempel.

2.3. Bokföringsnämndens tidigare utlåtanden. I sitt utlåtande 1726/2004 ansåg bokföringsnämnden att de verifikationer över inköp med kredit- och bankkort, i vilka finns köparens kvittering, i regel inte är sådant verifikationsmaterial som avses i bokföringslagen och för vilket gäller en särskild förvaringsskyldighet. En försäljningstransaktion bekräftas enligt valt faktureringssystem t.ex. av en försäljningsfaktura, en kontantförsäljningsverifikation, ett kassaband eller en elektronisk registrering. Om emellertid den egentliga inkomstverifikationen av någon orsak är bristfällig till sitt informationsinnehåll, kan också kortbetalningsverifikationen omfattas av förvaringsskyldigheten.

2.4. Bokföringsnämndens ställningstagande. Bokföringsnämnden tar inte ställning till om näringsidkaren är skyldig att ge sin avtalskompanjon en verifikation av de tjänster den debiterar för. Detta står utanför nämndens behörighet, eftersom bokföringslagen endast reglerar hur en bokföringsskyldig bör ordna sin egen bokföring. En utgiftsverifikation som verifierar en affärshändelse bör i första hand ges av betalningsmottagaren, det penninginstitut eller någon annan motsvarande utomstående part som förmedlat betalningen. Om den bokföringsskyldige inte får en sådan verifikation, måste han eller hon i sista hand själv skriva ut en sådan.

I det fall som nu behandlas är det frågan om vilka minimikrav som bör ställas på en verifikation, som på ett tillräckligt sätt verifierar en betalkortsprovision som Kreditkortssammanslutningen debiterat. Behandlingen av provisionen som en post som inte dras av från omsättningen är i enlighet med den ovan beskrivna definitionen på omsättning i BFL 4:1 § nödvändig.

Bokföringsnämnden anser med stöd av BFL 2:5 § samt sin tidigare utlåtandepraxis som grundar sig på detta lagrum att ett kontoutdrag som ges av det penninginstitut som har förmedlat betalningen skall jämställas med en separat verifikation som Kreditkortssammanslutningen själv ger. Härvid är det av sökanden beskrivna referensbankgirot över de betalningsprestationer som kortsammanslutningen har redovisat samtidigt en tillräcklig verifikation på den provision som betalts till sammanslutningen, förutsatt att av kontoutdraget eller en bilaga till det klart framgår beloppet av den debiterade provisionen. Om av kontoutdraget framgår enbart betalningsprestationens nettobelopp, dvs minskat med provisionen, är det enligt nämndens syn inte fråga om en verifikation som i tillräcklig grad verifierar provisionsbetalningen. Som minimikrav kan anses att av kontoutdraget bör framgå utöver erhållen nettoprestation också den försäljning i bruttobelopp som innehåller provisionen.

Om en utgiftsverifikation är ofullständig, bör den bokföringsskyldige försöka komplettera den med till buds stående metoder. De av sökanden nämnda verifikationerna över kortbetalningar som kunden undertecknat är inte - som det konstateras i bokföringsnämndens utlåtande 1726/2004 - sådant verifikationsmaterial som i regel skall förvaras när det är fråga om att verifiera en försäljningstransaktion. I fråga om förvaringsskyldigheten kan situationen dock vara en annan, om dylika verifikationer är nödvändiga vid verifieringen av försäljning i bruttobelopp i en sådan situation som beskrivs ovan, där en betalningsprestation endast framgår i nettobelopp av kontoutdraget eller en annan handling som en utomstående har gett. Samma verifikation kan dock användas för att verifiera flera affärshändelser. Om en bruttoförsäljning - såsom i normala fall - kan redas ut på något annat sätt, är det inte heller med tanke på verifierandet av provisionsbetalningar nödvändigt att förvara kortbetalningsverifikationer.

Det av sökanden nämnda kortavtalet som ingåtts med Kreditkortssammanslutningen samt den provisionsprislista som anknyter till det är enligt nämndens syn i sig själva inte tillräckliga för att verifiera en provision som sammanslutningen har debiterat. Följaktligen ersätter dessa handlingar inte en bristfällig utgiftsverifikation. De är dock av betydelse för den bokföringsskyldige i en situation där denne vill granska att gjorda debiteringar stämmer överens med avtalet.

3. Bokföringsnämndens utlåtande

De betalkortsprovisioner som skall betalas till Kreditkortssammanslutningen eller någon annan motsvarande sammanslutning bör tas upp som övriga rörelsekostnader utan att de dras av från omsättningen.

En utgiftsverifikation som verifierar en affärstransaktion bör i första hand vara given av betalningens mottagare, det penninginstitut eller någon annan motsvarande utomstående part som förmedlat betalningen. Om det är omöjligt eller mycket svårt för en bokföringsskyldig att av en utomstående få en verifikation som verifierar erlagd betalning, skall denne i sista hand själv skriva ut en sådan.

Det av sökanden beskrivna referensbankgirot över de betalprestationer som kortsammanslutningen har redovisat är en tillräcklig verifikation av den provision som betalts till sammanslutningen förutsatt att av kontoutdraget eller en bilaga till det klart framgår beloppet av den debiterade provisionen. Om av kontoutdraget framgår betalningsprestationen enbart i nettobelopp, dvs minskad med provisionen, är det inte fråga om en verifikation som på ett tillräckligt sätt verifierar provisionsbetalningen. Som minimikrav kan anses att av kontoutdraget framgår utöver erhållen nettoprestation också den försäljning i bruttobelopp som innehåller provisionen.

Ett kortavtal som ingåtts med Kreditkortssammanslutningen samt den provisionsprislista som anknyter till det verifierar inte direkt den provision som sammanslutningen debiterat av den bokföringsskyldige. De kortbetalningsverifikationer som kunden har undertecknat kan igen anses som verifikationsmaterial som omfattas av förvaringsskyldigheten i en sådan situation där försäljningen i bruttobelopp inte kan verifieras på något annat sätt.