Maksutapahtumien kirjaaminen, myynti- ja ostovelkojen selvittäminen

Kirjanpitotoimisto A Ky on hakemuksessaan lausunut, että n. 99 % toimiston asiakkaista ei tähän asti ole pitänyt täydellistä kassakirjaa, vaan ainoastaan merkinnyt vihkoon tai kassakladiin kunkin päivän myynnin tai sanottuja merkintöjä ei ole lainkaan tehty siltä osin kuin myynti on voitu selvittää paragon-tositteiden tai laskujäljennösten avulla. Nämä asiakkaat eivät ole myöskään kirjanneet menojaan tiettyyn kirjanpitokirjaan. Asiakkaat ovat kunkin kuukauden päätyttyä tuoneet tositteensa kirjanpitotoimistoon, jossa tositteet on kirjattu niin pian kuin mahdollista ja liikevaihtovero on laskettu niiden perusteella.

Kirjanpitotoimisto on pyytänyt kirjanpitolautakunnalta ohjetta siitä, onko jokaisen liikkeen- ja ammatinharjoittajan 1.1.1974 lukien pidettävä toimipaikassaan täydellistä kassakirjaa, jotta kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin mukainen vaatimus tulisi täytetyksi.

Kirjanpitotoimisto on lisäksi pyytänyt lausuntoa koskien kirjanpitolain 6 §:n 2 momentin säännöstä sekä tiedustellut, täyttääkö po. lainkohdassa sanotun vaatimuksen menettely, jossa maksamattomat saapuneet laskut ja lähteneiden laskujen kopiot säilytetään eri kansioissa, jolloin päiväkohtaisesti voidaan selvittää saamiset ja velat, vai onko saamiset ja velat myös taaksepäin päiväkohtaisesti voitava selvittää muunakin ajankohtana kuin tilinpäätös hetkellä.

Lausunnon perustelut

Kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin 1 lauseen mukaan maksutapahtumien kirjaaminen aikajärjestykseen on suoritettava viivytyksettä päiväkohtaisesti, jolloin kirjaus voidaan suorittaa myös yhdistelmänä. Säännöksen vaatimuksen täyttymiseksi liikkeen ja ammatinharjoittajan on kirjattava maksutapahtumat viivytyksettä päiväkohtaisesti kassakirjaan, kassakladiin, vientimuistioon tai muuhun sellaiseen kirjaan, johon merkitään ainakin päivämäärä, markkamäärä, selvitys siitä onko kysymyksessä tuleva vai menevä maksu ja joka täydennetään tositenumeroilla.

Kirjaaminen voidaan suorittaa myös yhdistelmänä siten, että kunkin päivän samanlajiset maksutapahtumat yhdistetään ja kirjataan yhtenä eränä. Kassaan- ja kassastamaksuja ei saa yhdistää siten, että vain niiden nettosumma kirjattaisiin.

Milloin kirjanpitovelvollisen maksuliike on vähäistä ja se tai osa siitä hoidetaan pankkitilejä käyttäen, shekkitiliotetta vastaava asiakirja, johon tehdään edellä mainitut maksutapahtumia koskevat merkinnät ja täydennykset, täyttää kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin säännöksen vaatimuksen pankin kautta tapahtuvan maksuliikkeen osalta.

Vaatimus maksutapahtumien viivytyksettä kirjaamisesta edellyttää, että kirjaukset tehdään päivittäin, mikäli toiminnan vähäisyyden vuoksi ei ole perusteltua aihetta siitä poiketa. Kalenterikuukauden aikana tapahtuneiden maksutapahtumien kirjaaminen aikajärjestykseen yhdellä kertaa vasta kuukauden päätyttyä ei täytä säännöksen vaatimusta viivytyksettömästä kirjaamisesta.

Kirjanpitolain 6 §:n 2 momentin mukaan, mikäli menot ja tulot kirjataan maksuperusteen mukaan, on myyntisaamiset ja ostovelat voitava jatkuvasti selvittää. Säännöksessä tarkoitettu myyntisaamisten ja ostovelkojen selvittäminen voi tapahtua pitämällä erillistä reskontraa, johon merkitään myös maksut. Säännöksen vaatimus voidaan hakemuksessa tarkoitetussa tapauksessa täyttää myös siten, että kukin saapuva ja lähtevä lasku tai sen jäljennös talletetaan hankkija- ja asiakasjärjestyksessä. Kullakin hetkellä maksamatta olevista laskukappaleista voidaan tällöin myyntisaamiset ja ostovelat kirjanpitolain 6 §:n 2 momentin vaatimalla tavalla selvittää. Kirjanpitoasetuksen 12 §:n säännös huomioon ottaen tulee myyntisaamisten ja ostovelkojen syntymisajankohdat voida tositteiden tai niiden liitteiden avulla taikka muutoin osoittaa. Mikäli reskontratilejä ei käytetä, tulee tositteet varustaa myös merkinnällä maksun suorittamisesta.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

Kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin 1 lauseen mukaan on kirjanpitovelvollisen kirjattava maksutapahtumat kassakirjaan, kassakladiin, vientimuistioon tai muuhun sellaiseen kirjaan, johon merkitään ainakin päivämäärä, markkamäärä, selvitys siitä, onko kysymyksessä tuleva vai menevä maksu ja joka täydennetään tositenumerolla.

Liiketapahtumien kirjaaminen aikajärjestykseen koko kalenterikuukauden osalta yhdellä kertaa vasta kalenterikuukauden päätyttyä ei täytä lain vaatimusta viivytyksettä kirjaamisesta.

Mikäli kirjanpitovelvollisen maksuliike on vähäistä tai mikäli se tapahtuu kokonaan tai osittain pankin kautta, voidaan kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin 1 lauseen mukainen vaatimus siltä osin kuin maksuliike hoidetaan pankkitilin välityksellä täyttää siten, että tiliotteeseen tai muuhun sellaiseen asiakirjaan tehdään edellä mainitut merkinnät ja täydennykset.

Kirjanpitolain 6 §:n 2 momentin mukainen vaatimus, että myyntisaamiset ja ostovelat on voitava jatkuvasti selvittää, voidaan hakemuksessa tarkoitetussa tapauksessa täyttää siten, että jokainen saapuva ja lähtevä lasku tai sen jäljennös säilytetään asiakaskohtaisesti. Säännöksen ei voida katsoa edellyttävän, että myyntisaamiset ja ostovelat on voitava selvittää erillisen reskontran avulla sen jälkeen, kun ne on maksettu.