Maksutapahtumien todentaminen suoraveloitusjärjestelmällä

Hakija on lausunut, että liike-, säästö- ja osuuspankit ovat yhteistoiminnassa kehittäneet atk-tekniikkaa hyväksikäyttävät järjestelmät, suoraveloituksen ja konekielisen pankkisiirron.

Suoraveloitus tarkoittaa järjestelmää, jossa toisaalta laskuttavien yritysten (velkojat) ja pankkien sekä toisaalta velkojien ja maksajien keskinäisiin sopimuksiin perustuen pankit veloittavat velkojilta saamillaan konekielisillä tiedoilla laskujen määrän eräpäivinä maksajien tileiltä ja siirtävät varat velkojien tileille.

Konekielisellä siirrolla tarkoitetaan pankkisiirtoa, josta saajalle ei välitetä tositeosaa, vaan tieto maksusta ilmoitetaan konekielisenä ja saapuneiden maksujen yhteissumma esitetään selväkielisenä tiliotteella. Alkuperäinen maksutosite arkistoidaan maksajan pankkiin. Tositteelle annetaan maksajan pankissa yksiselitteinen arkistointitunnus, jonka perusteella se pystytään tarvittaessa löytämään arkistosta. Maksunsaaja antaa konekieliselle pankkisiirrolle yksiselitteisen yksilöintitunnuksen, jonka avulla maksunsaaja tunnistaa tapahtuman.

Sekä suoraveloitusten että konekielisten pankkisiirtojen osalta pankki toimittaa maksunsaajalle konekielisenä tiedot saapuneista maksuista ns. konekielisellä tapahtumaluettelolla.

Suoraveloitusjärjestelmässä velkoja lähettää maksajalle suoraveloituslaskun, joka sisältää täydelliset laskutustiedot, joita ovat

-

maksajan nimi ja osoite

-

velkojan nimi ja liiketunnus

-

velkojan antama tapahtuman yksilöintitunnus

-

laskutusperusteet

-

eräpäivä

-

peruutus- ja reklamointiohjeet.

Hakijan mukaan kirjanpitovelvollinen henkilö pystyy pankin tulostaman tiliotteen avulla osoittamaan suoraveloituslaskun suoritetuksi. Tiliotteen ja suoraveloituslaskun yhteys selviää seuraavista molemmilla tulosteilla näkyvistä tiedoista:

- velkojan laskulle antama yksilöintitunnus

-

eräpäivä = maksupäivä

-

suoraveloituslaskun loppusumma

-

velkojan nimi ja nimilyhenne.

Näiden tietojen perusteella tapahtuma voidaan yksilöidä velkojan, maksajan ja pankin kirjanpitojärjestelmissä.

Maksunsaaja (velkoja) saa sekä suoraveloituksista että konekielisistä pankkisiirroista konekielisen tapahtumaluettelon ts. magneettinauhan, joka sisältää tiedot niistä tapahtumista, joilla hänen tiliään on hyvitetty. Lisäksi maksunsaaja saa pankin paperille tulostaman kirjauspäiväkohtaisen yhteenvedon magneettinauhaan sisältyvistä tapahtumista. Kirjauspäiväkohtaiset yhteiskappalemäärät ja -markkamäärät esiintyvät maksunsaajan tiliotteella. Pankin tulostama kirjauspäiväkohtainen yhteenveto toimii maksunsaajan tositteena, joka todentaa saadun maksun. Maksunsaaja tulostaa itse tositetta vastaavan tapahtumakohtaisen erittelyn pankin toimittamasta konekielisestä tapahtumaluettelosta. Yhteenvedon ja yksittäisen tapahtuman välinen yhteys käy selville seuraavista tiedoista:

-

hyvitettävän pankkitilin numero

-

pankkitilille tapahtunecn hyvityksen kirjauspäivä.

Tiliotteella ja yhteenvedolla esiintyy edellä mainittujen tietojen lisäksi kirjauspäiväkohtainen hyvitystapahtumien kappalemäärä.

Selvittelytapauksissa pankki ja maksunsaaja (velkoja) pystyvät tunnistamaan tapahtuman velkojan antaman yksilöintitunnuksen ja pankin antaman arkistointitunnuksen avulla. Velkoja antaa sekä suoraveloitustapahtumalle että konekieliselle pankkisiirrolle yksiselitteisen yksilöintitunnuksen, joka kulkee tapahtuman mukana pankeissa ja palaa konekielisellä tapahtumaluettelolla maksunsaajalle.

Pankki antaa tapahtumalle arkistointitunnuksen, joka esiintyy myös konekielisellä tapahtumaluettelolla. Arkistointitunnuksen avulla pystytään selvittämään, mihin konekielisen pankkisiirron alkuperäistosite on maksupäivänä arkistoitu ja missä konttorissa olevalta tililtä suoraveloitus on eräpäivänä veloitettu.

Edellä lausuttuun viitaten hakija on pyytänyt kirjanpitolautakunnan lausuntoa siitä, kelpaako suoraveloituslaskun suorittamisen todentamiseen pankin tiliotteelle tekemä merkintä.

Vielä hakija on tiedustellut, kelpaako edellä selostettu pankin toimittama konekielinen tapahtumaluettelo ja sen selväkielinen yhteenveto maksunsaajan tositteeksi, joka todentaa saadun maksun.

Lausunnon perustelut

Hakemuksessa on kysymys hakijan asiakkaiden liiketapahtumien todentamisesta. Kirjanpitolautakunta on kuitenkin katsonut tarkoituksenmukaiseksi antaa hakijalle lausunnon hakemuksessa tarkoitetun järjestelmän tuottamien tositteiden asianmukaisuudesta.

Kirjanpitolain 8 §:n 3 momentin mukaan tositteen, joka todentaa suoritetun maksun, tulee olla, mikäli se on mahdollista, maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama.

Hakemuksessa tarkoitetussa suoraveloitusjärjestelmässä suorituksensaaja (velkoja) lähettää maksajalle esipainetulle lomakkeelle laaditun suoraveloituslaskun, josta tulee käydä ilmi kirjanpitolain 8 §:n 1 ja 2 momentissa ja kirjanpitoasetuksen 12 §:ssä tarkoitetut tiedot. Maksun välittävä rahalaitos veloittaa laskun määrällä maksajan pankkitiliä saatuaan velkojalta tarpeelliset tiedot ja todettuaan, että maksaja ei ole kieltäytynyt maksua suorittamasta.

Rahalaitos antaa maksajalle tiliotteen tositteeksi siitä, että suoritus on maksettu tämän tililtä. Tiliote sisältää velkojan laskulle antaman yksilöintitunnuksen, maksupäivän, suoraveloituslaskun loppusumman ja velkojan nimitiedon, joiden avulla laskun maksaminen voidaan todeta. Rahalaitoksen antama tiliote täyttää näin ollen kirjanpitolain 8 §:n 3 momentin vaatimukset.

Maksunsaaja (velkoja) saa hakemuksessa tarkoitetussa konekielisessä siirtojärjestelmässä tiedon maksajan suorituksesta konekielisen tapahtumaluettelon eli rahalaitoksen toimittaman magneettinauhan sisältämän tiedon muodossa. Lisäksi maksunsaaja saa rahalaitoksen paperille tulostaman kirjauspäiväkohtaisen yhteenvedon magneettinauhaan sisältyvistä tapahtumista. Kirjauspäiväkohtaiset yhteiskappalemäärät ja -markkamäärät esiintyvät maksunsaajan tiliotteella.

Rahalaitoksen tulostaman kirjauspäiväkohtaisen yhteenvedon ja yksittäisen tapahtuman yhteys voidaan todeta pankkitilin numeron, hyvityksen, kirjauspäivämäärän ja maksunsaajan suoraveloitustapahtumalle antaman yksilöintitunnuksen avulla.

Maksunsaaja voi näin ollen edellyttäen, että yhteenveto eritellään maksunsaajan itsensä toimesta tulostamalla konekielinen tapahtumaluettelo, todentaa lähettämäänsä laskua vastaavan maksusuorituksen sillä tavoin kuin kirjanpitolain 8 §:n 3 momentissa edellytetään.

Kirjanpitolautakunta ei tässä ole käsitellyt sitä, miten rahalaitoksen omassa kirjanpidossaan tulee todentaa kysymyksessä olevat liiketapahtumat.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

Kirjanpitovelvollisen suorituksen maksajan perusteluissa selostetulla tavalla käyttämä rahalaitoksen antama suoraveloitusjärjestelmän tiliote täyttää kirjanpitolain 8 §:n 3 momentin vaatimukset suoritetun maksun todentamisesta.

Kirjanpitovelvollisen maksun saajan perusteluissa selostetulla tavalla käyttämä rahalaitoksen antama paperille tulostettu kirjauspäiväkohtainen yhteenveto saaduista maksuista ja sen rahalaitoksen toimittamasta magneettinauhasta tulostettu tapahtumakohtainen erittely täyttävät kirjanpitolain 8 §:n 3 momentin vaatimukset saadun maksun todentamisesta.