Om hur ersättningar för resekostnader skall behandlas i bokföringen

1. Ansökan

Sökanden (- - -) ber om bokföringsnämndens utlåtande på huruvida det förfaringssätt som nämns nedan är förenligt med god bokföringssed när man beaktar bestämmelserna i 17 § i förordningen om förskottsuppbörd (1124/1996).

I det bolag som är sökande betalas ersättningar för resekostnader med två separata fakturor. De egentliga kostnaderna, som grundar sig på verifikationer, ersätts som separata prestationer och de skattefria ersättningarna för resekostnaderna i samband med utbetalningen av lönerna. Skälet till detta är enligt ansökan att det är betydligt enklare att kontera utgiftsverifikationerna i samband med betalningen i bokföringsprogrammet än i löneberäkningsprogrammet. På motsvarande sätt skall de skattefria ersättningarna för kostnaderna meddelas med arbetsgivarens årsanmälan, vilket gör att det är förnuftigt att betala dem i samband med löneutbetalningen i löneberäkningssystemet. En ändring av förfaringssättet skulle orsaka sökanden en betydande ökning av arbetsbördan och därmed kostnader.

Mellan dessa två fakturor finns det inte någon egentlig hänvisning, men de kan vid behov sammanställas ur verifikationsmaterialet enligt benämning och tidpunkt. Enligt sökanden uppfyller båda fakturorna i sig till sitt informationsinnehåll kraven i den förordning som nämns ovan.

Sökandens fråga sammanhänger med att skatteinspektörerna vid en skatteinspektion i bolaget påpekade att också utgiftsverifikationerna bör fogas till de egentliga reseräkningarna (med vilka avses den reseräkning med vilken dagtraktamentet har betalts) i enlighet med 17 § 2 mom. i förordningen om förskottsuppbörd.

Enligt sökandens uppfattning är det förfaringssätt som den har använt förenligt med god bokföringssed.

Som en tilläggsförklaring har till ansökan fogats följande utdrag ur skatteinspektionsberättelsen:

"Enligt 17 § i förordningen om förskottsuppbörd kan en löntagare utan att förskottsinnehållning verkställs, dvs. skattefritt, betalas resekostnadsersättningar. Betalning av resekostnadsersättningar utan att förskottsinnehållning verkställs förutsätter dock att en godtagbar reseräkning upprättas och att förutsättningarna i Skattestyrelsens beslut om resekostnadsersättningar uppfylls. Bestämmelsen i 17 § 2 mom. i förordningen om förskottsuppbörd lyder som följer:
"För betalningen av ersättningen skall löntagaren ge utredning till arbetsgivaren (reseräkning). Av reseräkningen skall framgå resans ändamål, destination, vid behov reserutten, resesättet, tidpunkten då resan börjat och avslutats samt, i fråga om utlandsresor, uppgifter om det land eller det område där resedygnet utomlands har slutat.

När ersättningar betalas för arbetsresor med ett fordon som löntagaren äger eller innehar, skall på reseräkningen utöver de uppgifter som avses i 2 mom. antecknas de antal kilometer på vilka ersättningarna baseras samt priserna per enhet.

Till reseräkningen skall fogas verifikat eller annan utredning, enligt vilka arbetsgivaren betalar ersättningar till löntagaren."

I bolagets bokföring fanns inga utredningar/verifikationer i anknytning till reseräkningarna på basis av vilka arbetsgivaren hade betalt ersättningar för de arbetsresor som löntagarna hade gjort. I bolagets bokföring hade övriga utgifter såsom t.ex. taxi, flyg och hotellkostnader, arrangerats i kassa- och bankverifikationer, verifikationsslag 60 med rubriken "Utgiftsfaktura". De egentliga reseräkningarna, vilka i bolaget hade upprättats under rubriken "Dagtraktamente/Km-ersättningsansökan" hade placerats bland memorialverifikationerna, verifikationsslag 70. Utgående från dessa hade de egentliga resekostnadsersättningarna betalts ut, och med dem sammanhängde inga uppgifter om övriga kostnader som nämns ovan, vilket lagen hade krävt.

Utgiftsverifikationerna bör i fortsättningen fogas till reseräkningarna."

2. Motiveringar till utlåtandet

2.1. Bokföringslagen

Bokföringslagen innehåller ingen definition på verifikation och ingen sådan har heller tagits upp i motiveringarna till lagen. I BFL 2:5.1 och 2:5.2 § föreskrivs dock bl.a. följande om verifikation:* "Bokföringen skall för varje affärshändelse grunda sig på en daterad och numrerad verifikation över affärshändelsen. En verifikation skall vara försedd med en anteckning om de konton som har använts, om det inte framgår av grundbokföringen eller annars är uppenbart på vilket sätt transaktionen har bokförts."* Av en utgiftsverifikation skall framgå den mottagna produktionsfaktorn och av en inkomstverifikation den överlåtna prestationen. Tidpunkten för mottagandet av en produktionsfaktor och överlåtelsen av en prestation skall kunna visas med hjälp av en verifikation eller dess bilaga eller på något annat sätt."

2.2. Bokföringsnämndens ställningstagande

Bokföringsnämnden anser det centralt att en verifikation verifierar affärshändelsen, dvs. den bokföringsnotering som gjorts på basis av affärshändelsen. Med hjälp av en verifikation bör det därmed vara möjligt att upprepa den ursprungliga noteringen oförändrad.

Av begäran om utlåtande framgår inte om de verifikationer som avses i ansökan har daterats och numrerats på det sätt som förutsätts i BFL 2:5.1 §. Utgående från den utredning som presenteras i ansökan har bokföringsnämnden dock den uppfattningen att i verifikationerna har specificerats prestationen enligt BFL 2:5.2 § (den utgift som gäller resan) och meddelats vid vilken tidpunkt den har överlåtits. Till följd av detta anser bokföringsnämnden att de krav som har ställts på en utgiftsverifikation i bokföringslagstiftningen uppfylls förutsatt att verifikationerna har daterats och numrerats.

Bokföringsnämnden har utgående från bokföringslagstiftningen inte heller något att anmärka på det förfaringssätt som avses i ansökan vad gäller konteringen av utgiftsverifikationer eller organiserandet av verifikationsslag. Förfarandet kan anses förenligt med god bokföringssed.

Bokföringsnämnden påpekar emellertid att den inte är behörig att ta ställning till huruvida kraven i någon annan lag, såsom eventuellt i skattelagstiftningen, gällande verifikationer och behandlingen av dem uppfylls. Därmed gäller det ovan sagda endast de krav som ställts i bokföringslagstiftningen.

3. Bokföringsnämndens utlåtande

Det förfaringssätt som avses i ansökan i fråga om konteringen av utgiftsverifikationer och organiserandet av verifikationsslag kan anses förenligt med god bokföringssed. Bokföringsnämnden är emellertid inte behörig att ta ställning till huruvida kraven i någon annan lag, såsom eventuellt i skattelagstiftningen, gällande verifikationer och behandlingen av dem uppfylls. Därmed gäller det ovan sagda endast de krav som ställts i bokföringslagstiftningen.