Numero

2092

Asiasanat

Kirjanpitoaineisto. Kirjanpitoaineiston säilyttäminen. Tosite.

1. Hakemus

Hakija (--, jäljempänä ”hakija”) pyytää lausuntoa siitä, kuuluvatko ns. järjestelmäajojen tai muiden ohjaustekijöiden perusteella muodostuvat dokumentit kirjanpitolain (1336/1997; KPL) 2:10.2:ssa säädetyn tositteiden tai muun kirjanpitoaineiston säilytysajan piiriin?

Taustaksi hakija esittää muun muassa seuraavaa:

Järjestelmäajojen yhteydessä tai muiden ohjaustekijöiden perusteella muodostuvilla tositteilla tarkoitetaan mm. avaavan taseen tositteita, kohdistus-/vyörytystositteita, liittymätositteita ja niiden täsmäytykseen liittyvää materiaalia sekä käyttöomaisuustositteita. 

Hakemuksen mukaan yksittäisen tositteen sisältö ei välttämättä ole laajempi kuin pääkirjavienti.

Lisäksi kyseisissä tositteissa ei ole järjestelmässä tapahtuvaa hyväksyntää, eikä niissä ole liitteitä, eikä käytännössä sellaista lisätietoa, jota pääkirjalla ei olisi pois lukien liittymätositteiden lisämateriaali. 

Kyseisten tositteiden muodostumiseen vaikuttavat monet eri ohjaustiedot ja tekijät. Tietyn tositesarjan tiliöinti voidaan määritellä parametreillä tai kirjaukseen vaikuttavien tekijöiden määrittelyjen kautta. 

Käyttöomaisuusrekisterin muutokset ovat yksi esimerkki järjestelmätositteista, kun tosite muodostuu käyttöomaisuuserän dimensiotiedoista ja käyttöomaisuuserään kiinnitetyn käyttöomaisuusryhmän tilitiedoista. 

Tositteiden muodostumiseen vaikuttavat myös hyväksynnät, jotka tapahtuvat järjestelmän ulkopuolella tai muut kontrollit, joilla varmistetaan tositteiden perusteet, oikeellisuus ja jäljitettävyys. Nämä ovat dokumentoitu. 

Yksittäiset tositteet, joilla ei ole lisäarvoa suhteessa pääkirjaan, ja niiden mahdollinen arkistointi, vaikuttavat merkittävästi arkiston kokoon ja kustannuksiin sekä tulevaisuuden automaatio- tai järjestelmäratkaisuihin.

Kunkin tositesarjan erityispiirteistä hakemuksessa esitetään seuraavaa: 

• Aloittavan taseen tosite, joka voi olla täysin automaattisesti muodostuva päättävästä taseesta, jota ei pääse muokkaamaan tai automaattisesti muodostuva päättävästä taseesta, jota pääsee muokkaamaan dimensioiden osalta
  • Alkusaldotosite muodostuu järjestelmäparametrien perusteella
  • Alkusaldojen varmentamiseen on erillinen kontrolli
• Vyörytys-/kohdistustosite, muodostuu järjestelmän toiminnallisuuden kautta kohdistussääntöön määriteltyjen parametrien mukaisesti
  • Kohdistustosite muodostuu määrittelyn perusteella 
• Liittymätositteet
  • Liittymät täsmäytetään siirtokohtaisesti lähdejärjestelmästä lähteneeseen tietoon. Esim. palkkatositteisiin kirjatuilla oikaisuilla tarkoitetaan kustannuspaikan tai muun vastaavan tiliöintiavaimissa olevan ohjaustiedon muuttamista. Lähdejärjestelmä on velvollinen huolehtimaan dokumenttien säilyttämisestä osaltaan. 
• Käyttöomaisuustositteet, jotka muodostuvat muutoksista käyttöomaisuusrekisteriin
  • Investointien hankintakirjaukset keskeneräisiin muodostuvat pääosin hyväksytyistä ostolaskuista. Investoinnista tehdään lopullinen hankintakirjaus hyväksynnällä (ei järjestelmässä tapahtuva). Hankinnasta tehdään järjestelmäautomatiikan avulla poistotositteet ja näillä tositteilla ei ole laskelmaa siitä, miten kyseiseen poistosummaan on päädytty. Myynti- tmv. kirjaukset tehdään käyttöomaisuustositteina, jossa järjestelmä laskee automaattisesti myyntivoitot/-tappiot luovutushinnan ja tasearvon erotuksena. Myyntitiedot varmistetaan myynti- ja/tai erillisillä luovutusdokumenteilla. 
  • Käyttöomaisuuskirjaukset muodostuvat em. määrityksillä. Kirjanpitovelvollinen hyväksyy valmistuvat investoinnit sekä antaa lisätietoja myynteihin ja arvonalennuksiin.

2. Säännökset

KPL 2:10.2 määrittelee tositteiden, liiketapahtumia koskevan kirjeenvaihdon ja muun kuin KPL 2:10.1:ssa mainitun kirjanpitoaineiston säilyttämisajan.

”Jollei muualla laissa ole säädetty pitempää määräaikaa säilyttämiselle, tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt siten, että 6, 7 ja 9 §:n vaatimukset täyttyvät.”

KPL 2:10.1 määrittelee muun muassa kirjanpitojen, tililuettelon sekä luettelon kirjanpidoista ja aineistoista säilyttämisajan.

”Tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä siten, että 6, 7 ja 9 §:n vaatimukset täyttyvät.”

KPL 2:5 määrittelee tositteen seuraavasti:

”Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden tulee olla vaikeuksitta todettavissa.

Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen avulla.

Tositteen, joka todentaa suoritetun maksun, tulee olla, mikäli se on mahdollista, maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama.

Milloin kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee todentaa kirjanpitovelvollisen itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla.

Oikaisu- ja siirtokirjauksen todentava tosite on asianmukaisesti varmennettava.”

KPL 2:6:ssä säädetään kirjausketjusta: ”Kirjanpito on järjestettävä niin, että liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteys mahdollisten osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon ja siitä tilinpäätökseen on vaikeuksitta todettavissa kumpaankin suuntaan. Sama koskee kirjanpidosta viranomaiselle verotusta tai muuta tarkoitusta varten määräajoin tehtävää ilmoitusta.”

3. Kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 20.4.2021

Kirjanpitoaineiston säilyttämisajasta

Kirjanpitoaineisto voidaan ryhmitellä kirjanpitolain mukaisen vähimmäissäilytysajan perusteella seuraavasti:

Kirjanpitoaineisto, joka on säilytettävä kuusi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tilikausi on päättynyt:

• Tositteet: kirjanpitoaineiston perustana ovat liiketapahtumia kuvaavat tositteet, joiden perusteella tehdään kirjanpitomerkinnät. Myös liitetietotositteiden säilytysaika on vähintään kuusi vuotta.
• Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto: liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa ovat muut kirjanpitoaineistoon kuuluvat asiakirjat kuin tositteet. Tällaista aineistoa ovat esimerkiksi kirjanpidon perusteella tehdyt viranomaisilmoitukset (esimerkiksi veroilmoitukset) sekä eläkevakuutusta hoitaville yhteisöille tai muille yhteisöille annetut ilmoitukset ja muut lainsäädännön nojalla annettavat ilmoitukset. 

Yhtiökokouksen ja hallituksen pöytäkirjat ovat myös liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa, jos niiden perusteella ei tehdä kirjauksia. Jos niiden perusteella tehdään kirjauksia, ne ovat tositteita.

Liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa on myös esimerkiksi verotusmenettelystä annetun lain (1558/1995; VML) 14a §:n tarkoittama siirtohinnoitteludokumentointi sekä asetuksessa oma-aloitteisten verojen verotusmenettelystä mainitut palkkakortti, palkkakortti ulkomailla suoritetusta työstä, palkkalista sekä palkkasuoritusten yhdistelmä. Muusta lainsäädännöstä voi kuitenkin johtua pidempi säilytystarve.

Konsernitilinpäätökseen liittyvä muu aineisto, kuten tytär- ja osakkuusyritysten tilinpäätöstiedot sekä konsernitilinpäätöksen laatimisessa tehtyjen oikaisujen tositteet.

Tositteesta

KPL:n yksityiskohtaisissa perusteluissa (hallituksen esitys 89/2015) on esitetty seuraava:

”Kirjanpidon perustana ovat KPL 2:5.1 §:ssä tarkoitetut kirjalliset tositteet, jotka todentavat liiketapahtumat. Toisin sanoen tosite kuvaa liiketapahtuman. Tätä varten tositteesta tulee käydä selville momentissa mainitun päiväyksen ja numeroinnin ohella tositteen antajan nimi, liiketapahtuman sisältö ja rahamäärä.”

Yleisohjeessa todetaan, että ”Tositteessa on keskeistä sen tietosisältö. Tietosisällön tulee olla niin yksikäsitteinen ja yksityiskohtainen, että sen perusteella on mahdollista laatia kirjanpitomerkintä.”

Tositteen tietosisällön perusteella taloushallinnon asiantuntemusta omaavan henkilön tulee olla mahdollista toistaa alkuperäinen kirjaus muuttumattomana. Tosite voidaan laatia ja säilyttää useilla erilaisilla menettelyillä ja teknisillä toteutustavoilla.

KPL:n lisäksi tositeaineistoa määritetään useissa muissa laeissa. Niiden soveltamisen ohjeistaminen on kirjanpitolautakunnan toimivallan ulkopuolella.

Tosite- ja kirjanpitomerkintöjen laatiminen automaattisesti

Yleisohjeessa todetaan, että ”Kirjanpito- tai muu taloushallinnon järjestelmä voi laatia järjestelmään syötettyjen perustietojen ja parametrien perusteella automaattisesti sekä tositteen, siitä kirjanpitoon kirjattavan euromäärän, että kirjanpitomerkinnän esimerkiksi kuukausikohtaisena automaattitiliöintinä. Tällöin järjestelmän tuottamaan tositteeseen tai kirjanpitomerkintään tulee kuvata riittävän yksityiskohtaisesti ne laskentasäännöt, joilla tosite on tehty ja kirjanpitomerkintä laadittu. Laskentasäännöt voidaan kuvata myös esimerkiksi erilliseen tositelajikohtaiseen asiakirjaan, joka liitetään arkistoitavaan tositeaineistoon ja/tai luetteloon kirjanpidoista ja aineistoista.”

4. Lausunnon perustelut

KPL 2:10.2:ssä säädetty säilytysaika koskee muun muassa tositteita ja muuta kirjanpitoaineistoa. KPL ja kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista edellyttävät, että tosite käsittää ne tiedot, joita tarvitaan kirjauksen tekemiseksi oikein. Tämän vaatimuksen ylimenevä tietosisältö on periaatteessa vapaaehtoista. Mikäli tositteessa on kaikki tarvittavat tiedot kirjauksen tekemiseen, erillinen dokumentti ei ole tarpeen. 

Kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista mahdollistaa sen, että kirjanpito- tai muu taloushallinnon järjestelmä voi laatia järjestelmään syötettyjen perustietojen ja parametrien perusteella automaattisesti tositteen, siitä kirjanpitoon kirjattavan euromäärän ja kirjanpitomerkinnän automaattitiliöintinä. Tällöin järjestelmän tuottamaan tositteeseen tai kirjanpitomerkintään tulee kuvata riittävän yksityiskohtaisesti ne laskentasäännöt, joilla tosite on tehty ja kirjanpitomerkintä laadittu. Laskentasäännöt voidaan kuvata myös esimerkiksi erilliseen tositelajikohtaiseen asiakirjaan, joka liitetään arkistoitavaan tositeaineistoon ja/tai luetteloon kirjanpidoista ja aineistoista.

5. Lausunto

Kirjanpitolautakunta perustaa vastauksensa yksinomaan kirjanpito-oikeudellisiin näkökohtiin.

Lautakunta katsoo, että ns. järjestelmäajojen tai muiden ohjaustekijöiden perusteella muodostuvat dokumentit sisältyvät KPL 2:10.2:ssa säädetyn 6 vuoden säilytysajan piiriin, jos ilman niitä tositteen tietosisältö ei olisi niin yksikäsitteinen ja yksityiskohtainen, että sen perusteella olisi mahdollista laatia kirjanpitomerkintä. Jos taas edellä tarkoitetut dokumentit ovat sellaisia, ettei KPL 2:6:ssä säädetty kirjausketju toteutumista eri kirjanpitojen välillä voida todentaa ilman niitä, dokumentteja koskee KPL 2:10.1:n vaatimus 10 vuoden säilytysajasta. 

Lautakunta kiinnittää hakijan huomiota myös KPL 2:5:ään, joten kirjauksen tulee aina perustua tositteeseen pääkirjan olemassaolosta huolimatta.

Kirjanpito-oikeudellinen säännöstö ei käsitä sisäistä laskentaa, jolla tuotetaan lakisääteistä kirjanpitoa seikkaperäisempää informaatiota yrityksen omaan käyttöön. Tämän vuoksi lautakunnalla ei ole toimivaltaa lausua hakemuksessa esitetyistä sisäisen laskennan seikoista. Muussa lainsäädännössä voi olla vaatimuksia kirjanpitolakia pidemmälle menevästä liiketapahtumien kohdistamisesta esimerkiksi eri liiketoimintayksiköille.

Tämä lausunto annetaan tiedoksi kirjanpitolautakunnan hyvinvointialue- ja kuntajaostolle.