Nummer

2075

Ändring av innehåll. Verifieringskedja. Förvaring av verifikation.

1. Ansökan

Den sökande (--) begär nämndens utlåtande utifrån det bokföringsskyldiga företagets och kommunens perspektiv om följande frågor: 

1a) Är det förenligt med god bokföringssed att den fakturerande organisationen (nedan säljaren) före de åtgärder för upprättande och offentliggörande som avses i 2:7.2 § i bokföringslagen (1336/1997, BFL) uppdaterar uppgifterna för handläggning av fakturan eller för styrning av fakturan till köparen i e-fakturaoperatörens nättjänst, varvid köparen får endast den uppdaterade fakturan och ingen kreditnota?
1b) Ifall detta förfarande anses vara förenligt med god bokföringssed, ska då säljaren se till att den uppdaterade fakturan förvaras som verifikation enligt BFL 2 kap., och ska den ursprungliga fakturan strykas eller förses med en anmärkning om att den inte är en verifikation enligt BFL 2:5?
1c) Ifall detta förfarande anses vara förenligt med god bokföringssed, ska då den köpande organisationen (nedan köparen) se till att den uppdaterade fakturan förvaras som verifikation enligt BFL 2 kap., och ska den ursprungliga fakturan strykas eller förses med en anmärkning om att den inte är en verifikation enligt BFL 2:5?

2a) Är det förenligt med god bokföringssed att säljaren efter de åtgärder för upprättande och offentliggörande som avses i BFL 2:7.2 § uppdaterar uppgifterna för handläggning av ändringarna fakturan eller för styrning av fakturan till köparen i e-fakturaoperatörens nättjänst, varvid köparen får endast den uppdaterade fakturan och ingen kreditnota? Detta gäller endast situationer där de uppgifter på fakturan som uppdateras inte påverkar innehållet i det upprättade bokslutet eller i anmälningarna och deklarationerna till myndigheter.
2b) Ifall detta förfarande anses vara förenligt med god bokföringssed, ska då säljaren se till att den uppdaterade fakturan förvaras som verifikation enligt BFL 2 kap., och ska den ursprungliga fakturan strykas eller förses med en anmärkning om att den inte är en verifikation enligt BFL 2:5?
2c) Ifall detta förfarande anses vara förenligt med god bokföringssed, ska då köparen se till att den uppdaterade fakturan förvaras som verifikation enligt BFL 2 kap., och ska den ursprungliga fakturan strykas eller förses med en anmärkning om att den inte är en verifikation enligt BFL 2:5?

3) Är det förenligt med god bokföringssed att köparen i operatörens nättjänst uppdaterar sådana fält i den mottagna e-fakturan som används för att styra fakturan till rätt redovisningsenhet eller underorganisation inom köparens organisation (fakturamottagarens e-faktureringsadress, fakturamottagarens e-fakturaoperatör, annan uppgift för intern styrning av fakturan hos köparen) 
3a) då köparen inte har genomfört de åtgärder för upprättande och offentliggörande som avses i BFL 2:7.2 §
3b) då köparen har genomfört de åtgärder för upprättande och offentliggörande som avses i BFL 2:7.2 §, exempelvis lämnat en momsdeklaration eller offentliggjort en delårsrapport?

Den sökande fram bland annat följande som stöd för sin begäran:

Handlingsmodeller av det slag som beskrivs i begäran om utlåtande läggs ofta fram för e-fakturaoperatörerna som obligatoriska krav på tjänsten. Därför anser den sökande att ett Bokföringsnämndens utlåtande är av betydelse för enhetlig tillämpning av förfaranden enligt god bokföringssed.

1.1. Säljarens och e-fakturaoperatörens roller. Enligt begäran om utlåtande är säljarens och e-fakturaoperatörens uppgifter och åtaganden i stort sett som följer:

Säljaren genererar fakturorna i sitt faktureringssystem och sänder dem till e-fakturaoperatören. E-fakturaoperatören vidarebefordrar fakturorna till köparna, det vill säga fakturamottagarna, antingen direkt eller via en annan e-fakturaoperatör eller en bank. I denna modell är köparna företag eller andra juridiska personer.

E-fakturaoperatörerna erbjuder dessutom säljarna och köparna en tjänst där dessa kan granska förmedlade e-fakturor och ladda ner dem till företagets lagringsutrymme. I vissa fall kan säljaren och köparen också uppdatera uppgifter på fakturan i e-fakturaoperatörens tjänst.
 

1.2. Allmän beskrivning av verksamheten. Enligt sökanden gäller begäran om utlåtande en handlingsmodell där säljaren uppdaterar uppgifter på fakturan via e-fakturaoperatörens nättjänst, istället för att utfärda en kreditnota och en ny faktura från sitt faktureringssystem och sända dessa till köparen via e-fakturaoperatören.

Efter att ha uppdaterat uppgifterna i e-fakturaoperatörens nättjänst skickar säljaren e-fakturan på nytt till köparen, utan att skicka en kreditnota

1.3. Exempel på uppgifter som uppdateras på fakturan. I begäran nämns följande exempel på uppgifter som kan uppdateras på fakturan. 

Uppgifter för handläggning av fakturan

• Inköpsorderns nummer
• Inköpsorderns referens
• Köparens referens

Ovannämnda uppgifter används hos köparen för att koppla fakturan till en specifik order, automatisera kontoföring av fakturan och bestämning av redovisningsobjekt samt automatisera logistik och lagerhantering.

Uppgifter för styrning av fakturan till köparen

• Fakturamottagarens e-faktureringsadress
• Fakturamottagarens e-fakturaoperatör

Dessa uppgifter behövs endast för att styra fakturan till rätt köpare. De är separata från fakturans egentliga innehåll och behövs inte för handläggning av fakturan. Det egentliga innehållet i fakturan omfattar de uppgifter som avses i BFL 2:5 § samt 209 e § i mervärdesskattelagen.

Den sökande anser att de uppgifter som bearbetas inte innehåller sådana faktureringsuppgifter som skulle inverka på fullföljandet av kraven enligt BFL 2:5 § eller 209 e § i mervärdesskattelagen.  

2. Bestämmelser och tidigare utlåtanden

Den bokföringsskyldige ska se till att innehållet i en verifikation överensstämmer med kraven i lagstiftningen.

2.1. Bestämmelser.

2.1.1. Verifikation. Bestämmelsen i BFL 2:5 låter som följer: ”Bokföringen ska grunda sig på en daterad och systematiskt numrerad eller på motsvarande sätt specificerad verifikation över affärshändelser. Sambandet mellan en affärshändelse, verifikationen och bokföringen måste kunna konstateras utan svårighet.

Av en utgiftsverifikation ska framgå den mottagna produktionsfaktorn och av en inkomstverifikation den överlåtna prestationen. Tidpunkten för mottagandet av en produktionsfaktor och överlåtelsen av en prestation ska kunna visas med hjälp av en verifikation.

En verifikation över utbetalning ska om möjligt vara utfärdad av betalningens mottagare eller av ett penninginstitut eller någon annan motsvarande inrättning som förmedlat betalningen.

Erhålls inte till grund för bokföringen någon verifikation som utfärdats av en utomstående, ska bokföringen verifieras med en handling som skrivits ut av den bokföringsskyldige själv och som är bekräftad på behörigt sätt.

En verifikation som avser rättelse eller överföring i bokföringen ska vara bekräftad på behörigt sätt.” 

2.1.2. Verifieringskedja. Bestämmelsen i BFL 2:6 låter som följder: ”Bokföringen ska ordnas så att sambandet mellan affärshändelser, verifikationer och noteringar dels via eventuella delbokföringar och huvudbokföringen och dels vidare till bokslutet utan svårighet kan konstateras i båda riktningarna. Detsamma gäller för regelbundna anmälningar och deklarationer till myndigheterna för beskattning och andra ändamål.”

2.1.3. Bokföringsmaterial och ändring av det. Bestämmelsen i BFL 2:7 låter som följer: ”Verifikationer, bokföringar och annat bokföringsmaterial ska behandlas och förvaras så att innehållet utan svårighet kan granskas och vid behov skrivas ut i läsbar form.

Efter det att bokslutet upprättats får innehållet i verifikationer, bokföringar och annat bokföringsmaterial inte ändras eller strykas. Ändringar eller strykningar i innehållet får inte heller göras efter det att en sådan anmälan eller deklaration som avses i 6 § har lämnats eller efter det att den bokföringsskyldige har offentliggjort eller gett en utomstående tillgång till ett mellanbokslut som den bokföringsskyldige upprättat utifrån materialet eller något annat motsvarande dokument.

Formatet för verifikationer, bokföringar och annat bokföringsmaterial får ändras om detta är nödvändigt för behandlingen, överföringen eller förvaringen. Innehållet och verifieringskedjan måste då säkerställas.”

2.1.4. Förvaring av bokföringsmaterial. Bestämmelsen i BFL 2:9 låter som följer: ”Bokslut, bokföringar, verifikationer och annat bokföringsmaterial ska förvaras omsorgsfullt på ett sätt som uppfyller kraven i 7 § så att de utan ogrundat dröjsmål kan granskas av myndigheter och revisorer med utgångspunkt i Finland.”

2.2. Bokföringsnämndens allmänna anvisningar om bokföringsmetoder och bokföringsmaterial 20.4.2021.

I de allmänna anvisningarna (avsnitt 2.3.8 En verifikation förvaras av en utomstående tjänsteleverantör) fastställs följande:

”En verifikation eller en del av den kan förvaras av en utomstående part, till exempel en affärspartner, bank eller ett företag som förmedlar fakturor, så att bokföringsmaterialet länkar till förvaringsplatsen eller så kan verifikatet hittas till exempel på basis av ett verifikationsnummer. (Den bokföringsskyldige ansvarar även i dessa fall för förvaringen av verifikationerna samt för att verifikationens sakinnehåll motsvarar lagens krav).”

I de allmänna anvisningarna (avsnitt 2.5 Avskiljning av information som har lagts till av den bokföringsskyldige från verifikationens ursprungliga innehåll) fastställs följande:

”Om den bokföringsskyldige i samband hanteringen av en verifikation upprättad av en extern instans lägger till egna anteckningar är det nödvändigt för att tillgodose audit trail-kravet att det sakinnehåll som den bokföringsskyldige fyller i tydligt  skiljer sig från det ursprungliga sakinnehåll som den externa instansen har levererat.

Den bokföringsskyldige kan till exempel i samband medhanteringen av leverantörsfakturor göra anteckningar som kommenterar de mottagna prestationerna och deras egenskaper. Verifikationer som har mottagits elektroniskt, till exempel fakturor, kan även kompletteras automatiskt i mottagarens system.” 

I de allmänna anvisningarna (avsnitt 3.4.2 Regelbundna myndighetsanmälningar och audit trail) fastställs följande:

”Audit trail-kravet gäller regelbundna myndighetsanmälningar som görs på basis av bokföringen, såsom momsdeklarationer, inkomstregisteranmälningar och företagets inkomstskattedeklaration. I praktiken innebär detta att man vid granskning av en myndighetsanmälan borde kunna verifiera från vilka registreringar uppgifterna i anmälan har sammanställts. På motsvarande sätt ska det av registreringen framgå med vilken anmälan den har anmälts.” 

I de allmänna anvisningarna (avsnitt 4.4.2 Bokföringsmaterialets innehåll ska vara oföränderligt) konstateras följande:

”Bokföringens innehåll får inte ändras när bokslutet har upprättats eller en myndighetsanmälan har getts i de situationer som beskrivs i BFL 2:7.2 §. Bokslutet anses ha upprättats när det har undertecknats i enlighet med BFL 3:7 §. 

I regeringspropositionen 89/2015 beskrivs bakgrunden till lagrummet på följande sätt: 

• ”- - får ändringar eller utelämnanden inte heller göras efter att materialet lagts till grund för annan rapportering."
• ”Detta innebär att det inte längre är tillåtet att göra ändringar i bokföringsanteckningar efter sådan skattedeklaration som avses t.ex. i [BFL 2:]6 § andra meningen.”
• ”Detsamma gäller också t.ex. tiden efter att ett mellanbokslut upprättats samt den situationen att den bokföringsskyldiga har gett en utomstående tillgång till något annat motsvarande dokument som den bokföringsskyldiga upprättat på basis av materialet.”

Kapitlet innehåller inga bestämmelser om en uttrycklig bevisbörda för den bokföringsskyldige och inte heller om skyldigheten att säkerställa oföränderligheten tekniskt eller med hjälp av processer och anvisningar. Det är dock förenligt med god bokföringssed att den bokföringsskyldige – med beaktande av bokföringsmaterialets omfattning och bokföringssystemets struktur – på ett ändamålsenligt sätt har säkerställt att materialets innehåll inte ändras i sådan situation som beskrivs i BFL 2:7.2 §.

3. Nämndens utlåtande

Bokföringsnämnden lämnar följande utlåtande gällande en privaträttslig bokföringsskyldig:

Svar på frågorna: 

1a) Avseende god bokföringssed har bokföringsnämnden inget att anmärka om säljaren före de åtgärder för upprättande och offentliggörande som avses i BFL 2:7.2 § uppdaterar uppgifterna för handläggning av ändringarna fakturan eller för styrning av fakturan till köparen i e-fakturaoperatörens nättjänst, så att köparen endast får den uppdaterade fakturan och ingen kreditnota, ifall bestämmelserna i BFL 2:5–7 och 2:9 i övrigt uppfylls.

1b) Bokföringsnämnden anser att säljaren ska se till att förvara den uppdaterade fakturan som verifikation för sin bokföring i enlighet med BFL 2 kap. och förse den ursprungliga fakturan med en anmärkning om att den uppdaterats.

1c) Bokföringsnämnden anser att köparen ska se till att förvara den uppdaterade fakturan som verifikation för sin bokföring i enlighet med BFL 2 kap., och den ursprungliga fakturan ska förses med en anmärkning om att den uppdaterats.

2a) Avseende god bokföringssed har bokföringsnämnden inget att anmärka om säljaren efter de åtgärder för upprättande och offentliggörande som avses i BFL 2:7.2 § uppdaterar uppgifterna för handläggning av ändringarna fakturan eller för styrning av fakturan till köparen i e-fakturaoperatörens nättjänst, så att köparen endast får den uppdaterade fakturan och ingen kreditnota, i situationer där de uppgifter på fakturan som uppdateras inte påverkar innehållet i det upprättade bokslutet eller i anmälningarna och deklarationerna till myndigheter.

2b) Bokföringsnämnden anser att säljaren i situationer som avses i punkt 2a) ovan ska se till att förvara den uppdaterade fakturan som verifikation för sin bokföring i enlighet med BFL 2 kap. och förse den ursprungliga fakturan med en anmärkning om att den uppdaterats.

2c) Bokföringsnämnden anser att köparen i situationer som avses i punkt 2a) ovan ska se till att förvara den uppdaterade fakturan som verifikation för sin bokföring i enlighet med BFL 2 kap. och förse den ursprungliga fakturan med en anmärkning om att den uppdaterats.

3) Avseende god bokföringssed har bokföringsnämnden inget att anmärka om köparen i operatörens nättjänst uppdaterar sådana fält i den mottagna e-fakturan som används för att styra fakturan till rätt redovisningsenhet eller underorganisation inom köparens organisation (fakturamottagarens e-faktureringsadress, fakturamottagarens e-fakturaoperatör, annan uppgift för intern styrning av fakturan hos köparen), ifall orsaken till ändringen av fakturans innehåll och vem som gjort ändringen framgår när
3a) säljaren inte har genomfört de åtgärder för upprättande och offentliggörande som avses i BFL 2:7.2 §, och när
3b) säljaren har genomfört de åtgärder för upprättande och offentliggörande som avses i BFL 2:7.2 §, ifall uppdateringarna inte påverkar innehållet i åtgärderna. 

Bokföringsnämnden konstaterar för klarhetens skull att det förfarande som avses i punkt 3 inte omfattar de lagstadgade uppgifterna på en faktura.

Bestämmelser om verifikationer finns utöver BFL även bland annat i lagar om beskattningen, över vilka bokföringsnämnden saknar befogenhet.

Gällande frågor som gäller kommuner hänskjuter bokföringsnämnden ansökningen med stöd av 21 § i förvaltningslagen till nämndens välfärdsområdes- och kommunsektion.