Om behandlingen av ersättningar av resekostnader i bokföringen
Nummer
2034
Resekostnader. Verifikation. Rättvisande bild.
1. Ansökan
Den sökande är en distriktsåklagare (- - -), som begär bokföringsnämndens utlåtande i ett ärende om ersättning av resekostnader.
Bakgrunden till ärendet är följande.
Det eventuella föremålet för åtal anser att det inte har försummat bokföringen av affärshändelser och att det tillämpade bokföringsförfarandet motsvarar de villkor på verifikationer och redovisning av affärshändelser som finns i bokföringslagen. Bolagets praxis har varit att de anställda inte upprättar en reseräk-ning över gjorda arbetsresor. Bolaget verkar inom branschen för ställningsinstallationer.
I bolagets bokföring finns som verifikation över resekostnaderna en lönespecifikation, där kilometerersättningar har räknats ut på basis av de anställdas timlistor. Enligt bolaget innehåller timlistan uppgifter om arbetsresorna och deras varaktighet för varje anställd. På timbokföringslistan har för hand skrivits dagtraktamentets belopp samt adressen och de sammanlagda kilometrarna för kilometerersättningarna.
Enligt bolagets åsikt är den lönespecifikation som skapats utifrån timlistan och som specificerar de prestationer som betalats till de anställda en verifikation enligt 2 kap. 5 § i bokföringslagen som redogör för affärshändelsen, dvs. be-talningen av kilometerersättningar och dagtraktamente, på ett tillräckligt sätt och i enlighet med bokföringslagen.
Beloppet av de resekostnader, inklusive dagtraktamenten och kilometerersättningar, som bolaget betalat under tre år i rad har motsvarat cirka 6–19 procent av bolagets omsättning och cirka 15–56 procent av bolagets penninglöner.
Den sökande begär ett utlåtande om behandlingen av ersättningar av resekostnader i bokföringen:
1. Uppfyller en verifikation i bokföringen som grundar sig på en sådan timlista som beskrivs ovan villkoren enligt bokföringslagen på en verifikation över resekost-nader?
2. Kan sambandet mellan affärshändelsen (resekostnaderna), verifikationen och bokföringen konstateras utan svårighet om bokföringen skett på ovan nämnda sätt?
3. Är noteringen av affärshändelsen tillräcklig och ger den en rättvisande bild av bolagets resultat och ekonomiska ställning?
4. Är det fråga om en enskild och ringa bristfällighet eller felaktighet som inte försvårar erhållandet av en rättvisande bild av bolagets resultat eller ekonomiska ställning som helhet när man beaktar bolagets storlek, affärsverksamhetens omfattning och de betalda ersättningarna av resekostnader?
2. Utlåtande
2.1. Avgränsning av utlåtandet. Bokföringsnämnden konstaterar att den grundar sitt svar uteslutande på bokföringsrättsliga aspekter, varför till exempel faktorer som gäller beskattningen faller utanför utlåtandet. Nämnden har inte heller behörighet att utreda om lagen följts.
2.2. Bestämmelser. Enligt 2 kap. 1 § i bokföringslagen (1337/1007, ”BokfL”) ska den bokföringsskyldige i bokföringen som affärshändelser notera utgifter, inkomster, finansiella transaktioner samt därtill hörande rättelse- och överföringsposter.
Krav på verifikationer finns i 2 kap. 5 § i BokfL:
Bokföringen ska grunda sig på en daterad och systematiskt numrerad eller på motsvarande sätt specificerad verifikation över affärshändelser. Sambandet mellan en affärshändelse, verifikationen och bokföringen måste kunna konstateras utan svårighet.
Av en utgiftsverifikation ska framgå den mottagna produktionsfaktorn och av en inkomstverifikation den överlåtna prestationen. Tidpunkten för mottagandet av en produktionsfaktor och överlåtelsen av en prestation ska kunna visas med hjälp av en verifikation.
En verifikation över utbetalning skall om möjligt vara utfärdad av betalningens mottagare eller av ett penninginstitut eller någon annan motsvarande inrättning som förmedlat betalningen.
Erhålls inte till grund för bokföringen någon verifikation som utfärdats av en utomstående, skall bokföringen verifieras med en handling som skrivits ut av den bokföringsskyldige själv och som är bekräftad på behörigt sätt.
En verifikation som avser rättelse eller överföring i bokföringen skall vara bekräftad på behörigt sätt.
Kravet på en rättvisande bild i bokslutet (3 kap. 2 § 1 mom. i BokfL) lyder enligt följande:
Bokslutet ska ge en rättvisande bild av den bokföringsskyldiges verksamhetsresultat och ekonomiska ställning i enlighet med väsentlighetsprincipen och med beaktande av arten och omfattningen av den bokföringsskyldiges verk-samhet.
2.3. Bokföringsnämndens ställningstaganden
2.3.1. Med tanke på det som anges nedan utgår nämnden från antagandet att de resekostnader som begäran om utlåtande gäller har orsakats av faktiska arbeten som målföretaget och dess anställda har utfört för sina kunder och att de rapporterade kostnaderna även i övrigt är sanningsenliga och att de uppgifter som ligger till grund för ersättningarna av resekostnader grundar sig på rapporter som lämnats av företagets anställda.
2.3.2. I det fall att de uppgifter på timlistorna som ligger till grund för anteckningarna i huvudbokföringen om kilometerersättningarnas belopp och utgifterna av de utförda arbetstimmarna inte är sanningsenliga och felaktigheterna inte kan anses vara ringa, är det motiverat att ställa frågan om företagets bokslut ger en rättvisande bild i enlighet med lagen (3 kap. 2 § 1 mom. i BokfL). Detta är dock en bevisfråga som inte ankommer på bokföringsnämnden.
2.3.3 Allmänt om förfaranden för reseräkningar. Enligt nämndens uppfattning är det vanligt att en anställd upprättar och undertecknar en reseräkning som innehåller specificerade uppgifter för betalning av resekostnader, såsom när resan inletts och avslutats, vilka resekostnader som den anställda betalat samt information om det färdmedel och den rutt som använts samt om ersättningarna för dessa. Under den senaste tiden har man dock allmänt övergått till förfaranden där antalet utförda arbetstimmar och allokeringen av dem samt rapporteringen och ersättningen av resekostnader rapporteras till exempel via appar som laddas ned på mobiltelefonen, vilket har bidragit till att faktureringsförfarandet allt oftare sker elektroniskt.
2.3.4. Bestämmelser om verifikationer. Bestämmelser om kraven på verifikationer finns i 2 kap. 5 § 1 mom. och 2 kap. 5 § 2 mom. i BokfL och enligt dem krävs:
i) datering,
ii) systematisk numering eller på motsvarande sätt specificerad verifikation,
iii) information om den produktionsfaktor som den bokföringsskyldiga mottagit, om affärshändelsen handlar om en utgift (utgiftsverifikation)
iv) information om den prestation som den bokföringsskyldiga överlåtit (produkten eller tjänsten), om det är fråga om en inkomst (inkomstverifikation), och
v) tidpunkten för det mottagande och den överlåtelse som avses i punkt (iii) och (iv).
2.3.5. I BokfL krävs inte att de ovan nämnda verifikationsuppgifterna ska rapporteras som ett enhetligt dokument. I fysiskt och tekniskt avseende kan verifikationen bestå av flera dokument eller elektroniska filer. Detta beskrivs i bokföringsnämndens allmänna anvisningar 20.4.2021 på bland annat följande sätt (punkt 2.3.1): ”Verifikationen kan upprättas och förvaras som en kombination av flera metoder. Till exempel då en tillgång tillverkas för eget bruk kan verifikationen över affärstransaktionen bestå av en textfil producerad i ett textbehandlingsprogram samt en rapport ur arbetstidssystemet, som specificerar de för produktionen använda arbetstimmarna.”
2.3.6. Av citatet ovan framgår att det i bokföringssystemet ska finnas uppgifter i form av ett eller flera dokument eller elektroniska filer om de faktorer som krävs av en verifikation enligt 2 kap. 5 § i BokfL. Systemet ska vara sådant att dessa faktorer kan verifieras i systemet och granskas som helhet.
2.3.7. Bokföringsnämnden har tidigare behandlat ett liknande ärende i sitt utlåtande KILA 1726/2004, som handlar om försäljningsfakturering i restaurangverksamhet: ”Formen för den verifikation som bekräftar en affärshändelse fastställs enligt valt faktureringssystem: en dylik verifikation kan vara t.ex. en försäljningsfaktura, en kontantförsäljningsverifikation, ett kassaband eller en elektronisk registrering. Med tanke på bokföringen bör systemet i det hänseendet vara sammanhängande att varje försäljningshändelse kan bekräftas tillförlitligt. I ett faktureringssystem som fungerar som det skall är den av kunden undertecknade verifikationen över betalning med kort inte nödvändig för att försäljningshändelsen skall kunna bekräftas, eftersom systemet på annat sätt producerar den dokumentation som behövs.”
2.3.8. Av det som angetts ovan kan härledas att det centrala i en verifikation är dess informationsinnehåll. Det gäller även verifikationer över resekostnader. Ett grundläggande krav är att verifikationens informationsinnehåll ska vara så entydigt och detaljerat att det är möjligt att skapa en bokföringsanteckning utifrån den. En person med expertis på ekonomisk förvaltning ska kunna upprepa den ursprungliga noteringen oförändrad. Verifikationer kan upprättas och förvaras genom många olika förfaranden och tekniska genomförandesätt. Verifikationen ska även dateras och specificeras antingen med hjälp av systematisk numrering eller på något annat motsvarande sätt. En notering som gjorts utifrån en verifikation är den bokföringsskyldiges viljeförklaring om arten av den affärshändelse som ligger till grund för verifikationen.
2.3.9. Svar på frågorna 1, 2 och 3. Nämnden betonar att den grundar sitt svar på antagandet att informationsinnehållet i verifikationerna och bokföringsanteckningarna av dem grundar sig på fakta. Enligt nämnden ger en timlista för resande jobb, som den anställda upprättar och använder för rapportering och som innehåller uppgifter om var och när arbetet utförts samt om utförda arbetstimmar och adressen där arbetstagaren inlett arbetsresan samt resans längd, förutsättningar för att göra en korrekt notering av resekostnader. Följaktligen uppfyller den verifikation över reseräkningar som avses i ansökan det grundläggande villkoret: uppgifterna i verifikationen är tillräckligt entydiga och detaljerade för att det utifrån dem ska vara möjligt att göra en bokföringsanteckning.
Nämnden anser att sambandet mellan verifikationen över resekostnader och noteringen är klar: det är fråga om ersättning av resekostnader, inte någon annan utgift. Det har inte förts fram eller observerats några oklarheter när det gäller huruvida det tekniska genomförandet av noteringen – dvs. anteckningen i huvudbokskontot för re-sekostnader – eventuellt är felaktigt. Enligt nämndens uppfattning kan sambandet mellan verifikationen och noteringen konstateras utan svårighet. Följaktligen uppfylls lagens krav på denna punkt. Med stöd av det som konstaterats ovan – och med beak-tande av antagandet om att de faktorer som ligger till grund för noteringarna är sanningsenliga – har nämnden inte heller något att anmärka på den bild av resultatet och den ekonomiska ställningen som bokföringen ger på basis av den notering som grundar sig på verifikationen över reseräkningen.
2.3.10. Svar på fråga 4. Nämnden betonar att den grundar sitt svar på antagandet att bokföringsanteckningarna är sanningsenliga. I och med att det av ansökan inte framgår att anteckningarna i huvudbokföringen är felaktiga och att det därför skulle finnas grund att betvivla riktigheten av företagets bokslut eller bokföring besvarar nämnden frågan jakande; den eventuella bristfälligheten i verifikationsmaterialet är ringa och i och med att noteringarna i huvudboken har gjorts korrekt och bokslutet har härletts korrekt från huvudboken, kan den eventuella bristfälligheten eller felaktigheten inte försvåra erhållandet av en rättvisande bild av resultatet eller den ekonomiska ställningen i enlighet med kravet på bokslut i 3 kap. 2 § 1 mom. i BokfL. Det är nämndens uppfattning att den bokföringsskyldige vid behov senare kan komplettera sitt verifikationsmaterial till exempel genom att lägga till uppgifter i reseräkningarna. Således innebär endast en ringa felaktighet eller bristfällighet i verifikationsmaterialet inte i sig en sådan felaktighet i huvudbokföringen eller bokslutet att kravet på en rättvisande bild inte uppfylls på grund av dem.
