Nummer

2089

Nyckelord

Hållbarhetsrapporteringsmaterial. Bevarande.

1 Ansökan

Den sökande (--, nedan ”sökanden”) begär ett utlåtande om följande fråga: Enligt 7 kap. 29 § i bokföringslagen (1336/1997; BFL) ska det material som ligger till grund för den information som presenteras i hållbarhetsrapporten bevaras i minst sex års tid. – Gäller kravet på bevaring av materialet även verksamhetsställenas energifakturor ifall de omfattas av nyckeltalsberäkning (KPI, eng. key performance indicator)?

2 Bestämmelser

Bestämmelsen i BFL 7:29 som avses i ansökan lyder i sin helhet som följer: ”Det material som ligger till grund för den information som presenteras i hållbarhetsrapporten och koncernhållbarhetsrapporten ska bevaras omsorgsfullt i minst sex års tid från utgången av den räkenskapsperiod som rapporten gäller på så sätt att det utan ogrundat dröjsmål kan granskas av myndigheter med utgångspunkt i Finland.” Bestämmelsen liknar bestämmelserna i BFL 2:9 och 2:10.2.

Frågan gäller förfarandet och inte hållbarhetsrapportens innehåll, i fråga om vilket antagandet av detaljerade bestämmelser har delegerats till Europeiska unionens kommission enligt artikel 29b.1 första stycket i redovisningsdirektivet (2013/34/EU). Bokföringsnämndens befogenheter omfattar inte bestämmelser som antagits med stöd av nämnda artikel, det vill säga de standarder för hållbarhetsrapportering som föreskrivs i kommissionens förordning (EU) 2023/2772 och som är direkt bindande lagstiftning i Finland. Eftersom som frågan i begäran om utlåtande är uteslutande processuell, anser nämnden att den hör till dess behörighet enligt BFL 8:2.1.

Nämnden noterar att i linje med BFL 7:29 innehåller artikel 5.4 i direktivet om företagens hållbarhetsrapportering ((EU) 2024/1760) bestämmelser om att företagen ska bevara ”dokumentation om de åtgärder som vidtagits för att fullgöra deras skyldigheter avseende tillbörlig aktsamhet i syfte att visa att de uppfyller kraven, inbegripet styrkande handlingar, i minst fem år från den tidpunkt då sådan dokumentation framställdes eller erhölls”.

3 Utlåtande 

Bokföringsnämnden anser att det inte är möjligt att ge ett uttömmande svar på frågan på det allmänna planet. Enligt nämnden står det ändå klart att det hållbarhetsrapporterande företaget i sista hand på ett tillförlitligt sätt ska kunna visa upp belägg för de uppgifter som redovisas i rapporten. Om belägget bygger på ett dokument eller annat material, omfattas den av bevarandeskyldigheten enligt BFL 7:29.  Även om BFL 2 kap. inte i sig tillämpas på hållbarhetsrapportering, rekommenderar nämnden att företaget bedömer behovet av att bevara det material som ligger till grund för hållbarhetsrapporten i tillämpliga delar på motsvarande sätt som för verifieringskedjan enligt BFL 2:6.