Nummer

2092

Nyckelord

Bokföringsmaterial. Förvaring av bokföringsmaterial. Verifikation.

1. Ansökan

Sökanden (--, nedan ”sökanden”) begär ett utlåtande om huruvida dokument som bildas genom så kallade systemkörningar eller andra styrfaktorer omfattas av bevaringstiden för verifikationer eller annat bokföringsmaterial enligt 2 kap. 10 § 2 mom. i bokföringslagen (1336/1997, BokfL).

Som bakgrund framför sökanden bland annat följande:

Med verifikationer som bildas vid systemkörningar eller utifrån andra styrfaktorer avses bland annat öppningsbalansens verifikationer, allokerings-/överföringsverifikationer, anslutningsverifikationer och material relaterat till avstämning av dem samt verifikationer för anläggningstillgångar. 

Enligt ansökan är innehållet i en enskild verifikation inte nödvändigtvis mer omfattande än huvudbokföringsposten. Dessutom sker ingen systemgodkännandeprocess för dessa verifikationer, de har inga bilagor och i praktiken finns det inte någon ytterligare information som inte redan finns i huvudboken, med undantag för ytterligare material i anslutningsverifikationer. 

Flera olika styrdata och faktorer påverkar bildandet av dessa verifikationer.  Redovisningen av en viss verifikationsserie kan definieras genom parametrar eller genom specifikationer för de faktorer som påverkar bokföringen. 

Ändringar i anläggningstillgångsregistret är ett exempel på systemverifikationer, där verifikationen bildas baserat på dimensioneringsinformationen för anläggningstillgången och kontoinformationen för den tillhörande tillgångsgruppen.  

Bildandet av verifikationerna påverkas också av godkännanden som sker utanför systemet eller av andra kontroller som säkerställer verifikationernas grund, korrekthet och spårbarhet. Dessa är dokumenterade. 

Enskilda verifikationer, som inte har något mervärde i förhållande till huvudboken, och deras möjliga arkivering påverkar avsevärt arkivets storlek och kostnader samt framtida automatiserings- eller systemlösningar.

I fråga om de specifika egenskaperna för varje verifikationsserie framförs följande i ansökan: 

• Öppningsbalansens verifikation som kan bildas helt automatiskt från slutbalansen, vilken inte kan redigeras, eller en automatiskt skapad verifikation från slutbalansen som kan redigeras i fråga om dimensioner
  • Verifikation för ingående balans bildas baserat på systemparametrar
  • Det finns separata kontroller för att verifiera ingående balans
• Allokerings-/överföringsverifikation, bildas via systemfunktionaliteter baserat på de parametrar som fastställts för allokeringsreglerna
  • Allokeringsverifikation bildas baserat på definitioner 
• Anslutningsverifikationer
  • Anslutningarna stäms av på överföringsnivå med information som har skickats från källsystemet. Till exempel innebär justeringar som bokförs i löneverifikationer att styrdata i kostnadsställen eller andra motsvarande bokföringsnycklar ändras. För källsystemen gäller en skyldighet att se till att dokumenten bevaras. 
• Verifikationer för anläggningstillgångar, som bildas genom ändringar i anläggningstillgångsregistret
  • Anskaffningsposter för pågående investeringar bildas huvudsakligen från godkända inköpsfakturor. Slutliga anskaffningsposter för investeringar görs genom godkännande (inte i systemet). Avskrivningsverifikationer för anskaffningar bildas genom systemautomation och dessa verifikationer saknar en beräkning av hur avskrivningsbeloppet har fastställts.  Försäljnings- eller liknande bokföring görs som verifikationer för anläggningstillgångar, där systemet automatiskt beräknar vinst/förlust vid försäljning genom att jämföra överlåtelsepris med bokfört värde. Försäljningsinformation verifieras via försäljnings- och/eller separata överlåtelsedokument. 
  • Anläggningstillgångsposter bildas enligt de ovannämnda definitionerna. Den bokföringsskyldige godkänner färdiga investeringar och ger ytterligare information om försäljningar och nedskrivningar.

2. Säännökset

Bestämmelser om verifikationer, korrespondens om affärshändelser och annat bokföringsmaterial än sådant som nämns i 2 kap. 10 § 1 mom. i BokfL finns i 2 kap. 10 § 2 mom.

”Om längre bevaringstid inte föreskrivs någon annanstans i lag ska räkenskapsperiodens verifikationer, korrespondens om affärshändelser och annat bokföringsmaterial än sådant som nämns i 1 mom. bevaras minst sex år från utgången av det år då räkenskapsperioden har upphört så att kraven i 6, 7 och 9 § uppfylls.”

Bestämmelser om bevaringstiden för bokföringar, kontoplaner samt förteckningar över bokföringar och material finns i 2 kap. 10 § 1 mom.

”Bokslut, verksamhetsberättelser, bokföringar, kontoplaner samt förteckningar över bokföringar och material ska bevaras i minst tio år efter räkenskapsperiodens utgång så att kraven i 6, 7 och 9 § uppfylls.”

Begreppet verifikation definieras på följande sätt i BokfL 2 kap. 5 §:

"Bokföringen ska grunda sig på en daterad och systematiskt numrerad eller på motsvarande sätt specificerad verifikation över affärshändelser. Sambandet mellan en affärshändelse, verifikationen och bokföringen måste kunna konstateras utan svårighet.

Av en utgiftsverifikation ska framgå den mottagna produktionsfaktorn och av en inkomstverifikation den överlåtna prestationen. Tidpunkten för mottagandet av en produktionsfaktor och överlåtelsen av en prestation ska kunna visas med hjälp av en verifikation.

En verifikation över utbetalning ska om möjligt vara utfärdad av betalningens mottagare eller av ett penninginstitut eller någon annan motsvarande inrättning som förmedlat betalningen.

Erhålls inte till grund för bokföringen någon verifikation som utfärdats av en utomstående, ska bokföringen verifieras med en handling som skrivits ut av den bokföringsskyldige själv och som är bekräftad på behörigt sätt.

En verifikation som avser rättelse eller överföring i bokföringen ska vara bekräftad på behörigt sätt."

Bestämmelser om verifieringskedjan finns i 2 kap. 6 §: "Bokföringen ska ordnas så att sambandet mellan affärshändelser, verifikationer och noteringar dels via eventuella delbokföringar och huvudbokföringen och dels vidare till bokslutet utan svårighet kan konstateras i båda riktningarna. Detsamma gäller regelbundna anmälningar och deklarationer till myndigheterna för beskattning och andra ändamål.”

3. Bokföringsnämndens allmänna anvisningar om bokföringsmetoder och bokföringsmaterial 20.4.2021

Förvaringstid för bokföringsmaterial

Bokföringsmaterialet kan grupperas utgående från minimiförvaringsperioden enligt bokföringslagen på följande sätt:

Bokföringsmaterial, som ska förvaras sex år från utgången av det kalenderår under vilket räkenskapsperioden har avslutats:

• Verifikationer: verifikationer som beskriver affärstransaktionerna utgör grunden för bokföringsmaterialet. Bokföringsnoteringarna görs utgående från dessa. Förvaringstiden för verifikationer till noter är också minst sex år.
• Korrespondens om affärstransaktionerna: till korrespondensen om affärstransaktionerna hör övriga dokument som ska ingå i bokföringsmaterialet än verifikationerna. Till sådant material räknas exempelvis myndighetsanmälningar gjorda utgående från bokföringen (till exempel skattedeklarationer) samt anmälningar till sammanslutningar som sköter pensionsförsäkringar eller till övriga sammanslutningar och övriga anmälningar som görs med stöd i lagstiftningen. 

Protokollen från bolagsstämman och styrelsemöten är också korrespondens gällande affärstransaktionerna, om inga bokföringar görs utgående från dem. Om bokföringar görs utgående från dem hör de till verifikationerna.

Till korrespondens gällande affärstransaktionerna räknas även till exempel den transferprisdokumentering som avses i 14a § i lagen om beskattningsförfarandet (1558/1995) samt de lönekort, lönekort för arbete som utförts utomlands, lönelista samt sammandrag av lönebetalningar som nämns i förordningen om beskattningsförfarandet beträffande skatter som betalas på eget initiativ. Den övriga lagstiftningen kan dock leda till ett längre förvaringsbehov.

• Övrigt material i anslutning till koncernbokslutet, såsom dotter- och intresseföretagens bokslutsuppgifter samt verifikationer över rättelser som gjorts vid upprättandet av koncernbokslutet.

Verifikation

I detaljmotiveringarna till BokfL (regeringens proposition 89/2015) anges följande:

”Bokföringen baseras på sådana skriftliga verifikationer av affärshändelser som avses i [BokfL 2:5.1 §]. En verifikation beskriver med andra ord en affärshändelse. I detta syfte ska av verifikationen enligt momentet vara daterad och systematiskt numrerad och av den ska dessutom framgå utfärdarens namn och affärshändelsens innehåll samt penningbeloppet.”

I de allmänna anvisningarna av den 20 april 2021 konstateras att ”Sakinnehållet är det centrala för en verifikation. Sakinnehållet ska vara så entydigt och detaljerat att det utgående från detta är möjligt att göra en bokföringsnotering.”

Utgående från sakinnehållet i en verifikation ska det för en person med sakkunskap inom ekonomiförvaltning vara möjligt att repetera den ursprungliga bokföringen oförändrad. Verifikationen kan upprättas och förvaras med ett flertal olika metoder och tekniska förverkliganden.

Verifikationsmaterialet definieras i flera andra lagar utöver BokfL. Att ge anvisningar om tillämpningen av dessa faller utanför bokföringsnämndens befogenhetsområde.

Upprättande av verifikations- och bokföringsnoteringar automatiskt

I de allmänna anvisningarna konstateras det att ”bokföringssystemet eller ett annat ekonomiförvaltningssystem kan, utgående från de grunduppgifter och parametrar som har matats in i systemet, skapa automatiskt såväl en verifikation, dess eurobelopp som ska införas i bokföringen som en bokföringsnotering till exempel som en månatlig automatisk kontering. I så fall ska den verifikation eller bokföringsnotering som systemet skapar på ett tillräckligt detaljerat sätt beskriva de uträkningsregler som har använts för skapande av verifikationen och bokföringsnoteringen. Beräkningsreglerna kan också beskrivas till exempel i en separat verifikatslagsspecifik handling som fogas till det verifikatmaterial som ska arkiveras och till en förteckning över bokföring och material.”

4. Motivering till utlåtandet

Den bevaringstid som fastställs i 2 kap. 10 § 2 mom. i BokfL gäller bland annat verifikationer och annat bokföringsmaterial. BokfL och bokföringsnämndens allmänna anvisningar om bokföringsmetoder och bokföringsmaterial förutsätter att verifikationen innehåller nödvändiga uppgifter för att bokföra transaktionen korrekt. Datainnehåll som överskrider detta krav är i princip frivilligt. Om verifikationen innehåller alla nödvändiga uppgifter för att bokföra transaktionen är ett separat dokument inte nödvändigt. 

Enligt bokföringsnämndens allmänna anvisningar om bokföringsmetoder och bokföringsmaterial kan bokföringssystemet eller ett annat ekonomiförvaltningssystem, utgående från de grunduppgifter och parametrar som har matats in i systemet, automatiskt skapa såväl en verifikation, dess eurobelopp som ska införas i bokföringen och en bokföringsnotering som en automatisk kontering. I så fall ska den verifikation eller bokföringsnotering som systemet skapar på ett tillräckligt detaljerat sätt beskriva de uträkningsregler som har använts för skapande av verifikationen och bokföringsnoteringen. Beräkningsreglerna kan också beskrivas till exempel i en separat verifikatslagsspecifik handling som fogas till det verifikatmaterial som ska arkiveras och/eller till en förteckning över bokföring och material.

5. Utlåtande

Bokföringsnämnden grundar sitt svar uteslutande på bokföringsrättsliga aspekter.

Bokföringsnämnden anser att de dokument som bildas genom så kallade systemkörningar eller andra styrfaktorer omfattas av den bevaringstid på sex år som anges i 2 kap. 10 § 2 mom. i BokfL, såvida datainnehållet utan dem inte är så entydigt och detaljerat att det utgående från detta är möjligt att göra en bokföringsnotering. Om de ovannämnda dokumenten däremot är sådana att verifieringskedjan mellan olika bokföringar enligt 2 kap. 6 § inte kan verifieras utan dem, omfattas dokumenten av bevaringstiden på 10 år enligt 2 kap 10 § 1 mom. 

Bokföringsnämnden ber även sökanden beakta 2 kap. 5 §, som innebär att varje notering ska baseras på en verifikation, trots att en huvudbok finns. 

Bokföringslagstiftningen innehåller inte bestämmelser om sådan intern redovisning som för företagets eget bruk producerar mer detaljerad information än vad som förutsätts i den lagstadgade bokföringen. Därför har nämnden inte befogenhet att yttra sig om de frågor som gäller intern redovisning i ansökan. Den övriga lagstiftningen kan innehålla krav utöver bokföringslagen på att allokera affärshändelser till exempel till olika affärsenheter.

Detta utlåtande ges för kännedom till bokföringsnämndens sektion för välfärdsområden och kommuner.