Nummer

2069

Nyckelord

Undertecknande av bokslut och verksamhetsberättelse | Bevarande av bokföringsmaterial | Bokslut som dokument | Ursprungligt bokslut

1. Ansökan

Sökanden (- -) riktar uppmärksamhet mot situationer där ett bokslut undertecknas dels för hand med penna, dels elektroniskt, så att en del av undertecknarna undertecknar bokslutet med penna, varefter det görs en skannad elektronisk kopia av det delvis undertecknade bokslutet och den kopian undertecknas elektroniskt av dem som inte ännu har undertecknat bokslutet.

Sökanden frågar:
1.    Är det ovan beskrivna förfarandet förenligt med god bokföringssed?
2.    Bokslutet ska bevaras i minst tio år. – Gäller detta krav det ursprungliga undertecknade bokslutet?
3.    Om bokslutet har undertecknats både med penna och elektroniskt, är det så att det ursprungliga bokslutet består av två olika dokument av vilka det ena är undertecknat med penna och det andra har undertecknats elektroniskt?

2. Bestämmelser och tidigare ställningstaganden

I 3 kap. 7 § 1 mom. i bokföringslagen (1336/1997) föreskrivs att ”Bokslutet och verksamhetsberättelsen skall dateras och de skall skrivas under av den bokföringsskyldige. Om den bokföringsskyldige är en sammanslutning eller en stiftelse, skall bokslutet och verksamhetsberättelsen skrivas under av styrelsen eller de ansvariga bolagsmännen samt av verkställande direktören eller en person i motsvarande ställning.” I 2 kap. 10 § 1 mom. i bokföringslagen krävs bland annat att bokslutet och verksamhetsberättelsen ”ska bevaras i minst tio år efter räkenskapsperiodens utgång”.

Enligt 2 kap. 7 § 2 mom. får bokslutet inte ändras efter att det undertecknats: ”Efter det att bokslutet upprättats får innehållet i verifikationer, bokföringar och annat bokföringsmaterial inte ändras eller strykas.” Även om bestämmelsen inte uttryckligen nämner bokslutet eller verksamhetsberättelsen, ingår båda i begreppet bokföringsmaterial.   

De allmänna anvisningarna om bokföringsmetoder och bokföringsmaterial av den 20 april 2021 tolkar det sistnämnda lagrummet bland annat på följande sätt (punkt 4.4.2): ”Kapitlet innehåller inga bestämmelser om en uttrycklig bevisbörda för den bokföringsskyldige och inte heller om skyldigheten att säkerställa oföränderligheten tekniskt eller med hjälp av processer och anvisningar. Det är dock förenligt med god bokföringssed att den bokföringsskyldige – med beaktande av bokföringsmaterialets omfattning och bokföringssystemets struktur – på ett ändamålsenligt sätt har säkerställt att materialets innehåll inte ändras i sådan situation som beskrivs i BokfL 2:7.2 §.”

Av det som anförts ovan framgår att varken bokföringslagen eller någon annan bestämmelse kräver att bokslutet och verksamhetsberättelsen undertecknas för hand. I samband med detta har bokföringsnämnden ansett (nämndens utlåtande 1899/2012) att det inte föreligger något hinder för elektronisk underskrift på det sätt som avses i lagen om stark autentisering och betrodda elektroniska tjänster (617/2009). För tydlighetens skull uttryckte nämnden också att det inte finns något hinder för att en del av underskrifterna görs elektroniskt och en del för hand.

I Bokföringsnämndens utlåtande 2014/2012 riktas uppmärksamhet mot att det uppkommer en datateknisk anteckning om vilken dag undertecknandet skett när ett dokument undertecknas elektroniskt. Därför är det möjligt att en person inom organet undertecknar bokslutet vid en annan tidpunkt än det datum då bokslutet godkändes. Syftet med den automatiska dateringen av den elektroniska underskriften är endast att på ett tillförlitligt sätt visa när personen i fråga med sin underskrift har verifierat sin tidigare viljeyttring att godkänna bokslutet. Nämnden rekommenderade att som datum för godkännande av bokslutet ska antecknas:

• samma datum som datumet för organets mötesprotokoll eller
• den dag då det antal ledamöter i organet som gör organet beslutsfört per e-post eller på annat sätt bevisligen har uttryckt att de godkänner bokslutet. Därefter görs anteckningarna om undertecknande antingen fysiskt eller elektroniskt.

3. Utlåtande

Den bokföringsskyldige ska bevara det undertecknade bokslutet i tio år på det sätt som föreskrivs i 2 kap. 10 § i bokföringslagen. Bevarandeskyldigheten gäller den dokumenthelhet som utgör bokslutet och som således ska undertecknas på det sätt som föreskrivs i 3 kap. 7 § 1 mom. i bokföringslagen. 

Underteckningskravet innebär att den bokföringsskyldige vid behov ska verifiera bokslutets autenticitet. Verifieringen gäller också bokslutets underskrifter, både de fysiska och de elektroniska. Om bokslutet delvis har undertecknats som ett fysiskt dokument och delvis som ett elektroniskt dokument, gäller bevarandeskyldigheten underskrifterna i de båda dokumenten. För tydlighetens skull rekommenderas det att bokslutet ska bevaras i en sammanställd version, som omfattar alla underskrifter i original, eventuellt på flera sidor.