Nummer

2082

Nyckelord

Behandling av bokföringsmaterial. Förvaring av bokföringsmaterial. Oföränderligheten av verifikationens datainnehåll.

1. Ansökan

Sökanden (--, nedan ”sökanden”) begär ett utlåtande om huruvida den bokföringsskyldige har följt bestämmelserna i bokföringslagens (BokfL) 2 kap. om förvaring av bokföringsmaterial i de fall där den ursprungliga e-fakturan finns som en verifikationsfil i xml-format som åtföljs av en skannad pdf-bild och när man öppnar bilagan får man fram en tom bild? 

Som bakgrund framför sökanden bland annat följande:

I fråga om verifikationer i html- eller xml-format bör man begrunda om de verifierar affärshändelsen tillräckligt tillförlitligt i och med att html- och xml-filer kan manipuleras med en texteditor på samma sätt som textfiler. Om det finns en bild av den ursprungliga fakturan blir det svårare att manipulera fakturan. Det finns inte någon sådan allmänt tillgänglig hash-funktion med vilken man kan konstatera oföränderligheten av informationen på verifikationen. Inte heller används elektronisk signering för e-fakturor, dvs. verifieringsadresser i mottagarnas och avsändarnas system. 

2. Bestämmelser

Begreppet verifikation definieras på följande sätt i BokfL 2 kap. 5 §:

Bokföringen ska grunda sig på en daterad och systematiskt numrerad eller på motsvarande sätt specificerad verifikation över affärshändelser. Sambandet mellan en affärshändelse, verifikationen och bokföringen måste kunna konstateras utan svårighet.

Av en utgiftsverifikation ska framgå den mottagna produktionsfaktorn och av en inkomstverifikation den överlåtna prestationen. Tidpunkten för mottagandet av en produktionsfaktor och överlåtelsen av en prestation ska kunna visas med hjälp av en verifikation.

En verifikation över utbetalning ska om möjligt vara utfärdad av betalningens mottagare eller av ett penninginstitut eller någon annan motsvarande inrättning som förmedlat betalningen.

Erhålls inte till grund för bokföringen någon verifikation som utfärdats av en utomstående, ska bokföringen verifieras med en handling som skrivits ut av den bokföringsskyldige själv och som är bekräftad på behörigt sätt.

En verifikation som avser rättelse eller överföring i bokföringen ska vara bekräftad på behörigt sätt.

BokfL 2 kap. 7 § innehåller bestämmelser om behandling och förvaring av bokföringsmaterial: ”Verifikationer, bokföringar och annat bokföringsmaterial ska behandlas och förvaras så att innehållet utan svårighet kan granskas och vid behov skrivas ut i läsbar form.

Efter det att bokslutet upprättats får innehållet i verifikationer, bokföringar och annat bokföringsmaterial inte ändras eller strykas. Ändringar eller strykningar i innehållet får inte heller göras efter det att en sådan anmälan eller deklaration som avses i 6 § har lämnats eller efter det att den bokföringsskyldige har offentliggjort eller gett en utomstående tillgång till ett mellanbokslut som den bokföringsskyldige upprättat utifrån materialet eller något annat motsvarande dokument.

Formatet för verifikationer, bokföringar och annat bokföringsmaterial får ändras om detta är nödvändigt för behandlingen, överföringen eller förvaringen. Innehållet och verifieringskedjan måste då säkerställas.”

3. Bokföringsnämndens allmänna anvisningar om bokföringsmetoder och bokföringsmaterial 20.4.2021

Verifikation

I detaljmotiveringarna till BokfL (regeringens proposition 89/2015) anges följande:

”Bokföringen baseras på sådana skriftliga verifikationer av affärshändelser som avses i [BokfL 2:5.1 §]. En verifikation beskriver med andra ord en affärshändelse. I detta syfte ska av verifikationen enligt momentet vara daterad och systematiskt numrerad och av den ska dessutom framgå utfärdarens namn och affärshändelsens innehåll samt penningbeloppet.”

I de allmänna anvisningarna av den 20 april 2021 konstateras att ”Sakinnehållet är det centrala för en verifikation. Sakinnehållet ska vara så entydigt och detaljerat att det utgående från detta är möjligt att göra en bokföringsnotering.”

Utgående från sakinnehållet i en verifikation ska det för en person med sakkunskap inom ekonomiförvaltning vara möjligt att repetera den ursprungliga bokföringen oförändrad. Verifikationen kan upprättas och förvaras med ett flertal olika metoder och tekniska förverkliganden.

Verifikationsmaterialet definieras i flera andra lagar utöver BokfL. Att ge anvisningar om tillämpningen av dessa faller dock utanför bokföringsnämndens befogenhetsområde.

Granskning av bokföringsmaterial

Ett centralt krav för förvaring av bokföringen är att materialet ska kunna läsas och granskas oberoende av lagringsmetod. Bokföringen kan granskas till exempel på följande sätt:

• Överföra materialet i strukturerat filformat eller som en databas till läsarens datamedium eller det datasystem som används för granskning för analyser och granskningsåtgärder.

Innehållets oföränderlighet

BokfL innehåller inga bestämmelser om en uttrycklig bevisbörda för den bokföringsskyldige när det gäller innehållets oföränderlighet och inte heller om skyldigheten att säkerställa oföränderligheten tekniskt eller med hjälp av processer och anvisningar. Det är dock förenligt med god bokföringssed att den bokföringsskyldige – med beaktande av bokföringsmaterialets omfattning och bokföringssystemets struktur – på ett ändamålsenligt sätt har säkerställt att materialets innehåll inte ändras i en sådan situation som beskrivs i BokfL 2 kap. 7 § 2 mom.

Ändring av bokföringsmaterialets format

Bokföringsmaterialets format, det vill säga förvarings- och presentationssätt, kan ändras under den tid man är skyldig att förvara bokföringsmaterialet av flera orsaker. Nedan ges exempel på detta:

• Webbfakturans filformat ändras för behandling.
• Den bokföringsskyldige överför materialet till ett separat arkivsystem.
• Det bokföringssystem som den bokföringsskyldige använder och där bokföringsmaterialet har förvarats håller på att tas ur bruk.
• Bokföringsmaterialets filformat ändras för förvaring.

Den bokföringsskyldige ska försäkra sig om att bokföringsmaterialet kan läsas i klartext under hela förvaringsskyldigheten. I detta fall kan den bokföringsskyldige till exempel spara bokföringsmaterialet på sitt eget datamedium i ett filformat som kan läsas med webbläsaren. 

4. Motivering till utlåtandet

BokfL och bokföringsnämndens allmänna anvisningar om bokföringsmetoder och bokföringsmaterial förutsätter att verifikationen innehåller nödvändiga uppgifter för att bokföra transaktionen korrekt. Datainnehåll som överskrider detta krav är i princip frivilligt. Om verifikationen (t.ex. e-fakturan) innehåller alla nödvändiga uppgifter för att bokföra transaktionen är en skannad bilaga inte obligatorisk. 

Enligt 2 kap. 7 § 3 mom. i BokfL får formatet för verifikationer ändras om detta är nödvändigt för behandlingen, överföringen eller förvaringen. Innehållet och verifieringskedjan måste då säkerställas. En e-faktura är en verifikation som fåtts av en utomstående. Att ändra dess format för förvaring är uttryckligen tillåtet enligt BokfL. Om det vid nedladdningen av verifikationen från tjänsteleverantörens datasystem försvinner sådant datainnehåll från verifikationen som är nödvändigt för bokföringen strider det mot 2 kap. 7 § 3 mom. i BokfL

Verifikationens informationsformat har inte begränsats i BokfL. Därför kan en faktura skickas och förmedlas i ett strukturerat maskinläsbart format (t.ex. XML, JSON, HTML). Det bör konstateras att det inte är möjligt att helt förhindra att datainnehållet för en verifikation ändras på teknisk väg, eftersom det är möjligt att ändra datainnehållet för alla dokument och filer, även bilder, med hjälp av olika tekniker.  

BokfL innehåller inte något krav på stark verifiering eller stark elektronisk signering för verifikationer.

5. Utlåtande

Bokföringsnämnden konstaterar att den grundar sitt svar uteslutande på bokföringsrättsliga aspekter.

Nämnden anser att en verifikation i xml-format motsvarar en sådan verifikation som avses i 2 kap. 5 § 1 mom. i BokfL såvida datainnehållet enligt lagrummet är så entydigt och detaljerat att det utgående från detta är möjligt att göra en bokföringsnotering.

Om det vid nedladdningen av verifikationen från tjänsteleverantörens datasystem försvinner sådant datainnehåll från verifikationen som är nödvändigt för att göra noteringen ovan strider det mot 2 kap. 7 § 3 mom. i BokfL.

Bokföringslagen förutsätter inte att den bokföringsskyldige vidtar vissa tekniska åtgärder för att säkerställa att bokföringsmaterialet bevaras.