Ostolaskutositteiden laadinta mikrotulostuksena filmille

Hakija on lausunut, että yhtiö saa konekielisessä tietojenvälityksessä tavarantoimittajilta magneettinauhoilla hakemukseen liitetyn standardin mukaisina ostolaskutiedot ja niihin liittyvät asiakaslaskutiedot. Nämä muodostavat yhdessä mikrofilmille siirrettävän ostolaskuaineiston, jonka tiedot hakijan käsityksen mukaan täyttävät kirjanpitolaissa menotositteille asetetut vaatimukset ja joka standarditiedoiltaan vastaa tavarantoimittajien myyntilaskuja. Hakija ei saa ostolaskuaineistosta tavarantoimittajilta paperitulosteita.

Hakijan tietojenkäsittelyssä muodostaa kyseinen konekielinen tietojenvälitys oman tapahtumalajin. Ostolaskutietojen sisäänluvussa annetaan kullekin hyväksytylle ostolaskulle juokseva tositenumero. Ostolaskutietoihin sisältyvät kirjaustietoina myös veloitettava ja hyvitettävä tili sekä, mikäli laskun perusteella tehdään kirjaus useammalle kuin yhdelle menotilille, laskun loppusumma eriteltynä tileittäin. Ostolaskutiedot siirretään hakijan toimesta koneellisesti mikrofilmille päivittäin siten, että ostolaskuaineisto mikrotulostetaan yhtenäisenä hakijan antamassa tositenumerojärjestyksessä. Mikrofilmikokonaisuuden otsikkotietoihin sisältyvät muun muassa päiväys sekä ensimmäinen ja viimeinen tositenumero. Mikrotulostukselle on nimetty vastuuhenkilö. Hakijalla on asianmukaiset mikrofilmien säilytystilat sekä laitteistot mikrofilmien lukemista ja paperille tulostamista varten. Mikrotulostuksessa noudatetaan muutenkin kauppa- ja teollisuusministeriön asianomaista päätöstä. Mikrofilmit säilytetään

kirjanpitolain vaatiman ajan.

Hakija on edelleen lausunut, että päivittäin käsitellystä ostolaskuaineistosta tulostetaan paperille ostokirja ja mikrofilmille menotileittäin päiväraportti. Ostokirja sisältää päiväyksen lisäksi tositenumerojärjestyksessä ostolaskutiedot, jotka käsittävät muun muassa tavarantoimittajan nimen, laskun numeron, päiväyksen ja markkamäärän sekä kirjanpidon tilinumerot. Päiväraporteissa, jotka numeroidaan juoksevasti, ovat tiedot oman tapahtumalajin muodostavista konekielisen tietojenvälityksen ostolaskuista tositepäiväyksen mukaisessa järjestyksessä. Yksittäisiä ostolaskuja koskevat tiedot sisältävät muun muassa tositenumeron, markkamäärän ja vastatilin numeron. Päiväraporteissa on välisummana näkyvillä myös kunkin tositepäivän ostolaskujen yhteinen markkamäärä.

Kuukausittain paperille tulostettaviin päiväkirjaan ja pääkirjaan kirjataan konekielisen tietojenvälityksen ostolaskut, jotka muodostavat oman tapahtumalajin, päiväraporttien mukaisina tositepäiväkohtaisina yhteissummina. Päiväkirjassa kirjaukset ovat tositepäiväyksen mukaisessa järjestyksessä siten, että kullakin rivillä on markkamäärän lisäksi päiväraportin numeroa koskeva tieto. Pääkirjassa kirjaukset ovat päiväraporttien mukaisessa järjestyksessä siten, että kullakin rivillä on markkamäärän lisäksi tositepäiväystä koskeva tieto.

Hakijan tietojenkäsittelyssä tulostetaan päivittäisestä ostolaskuaineistosta sekä mikrofilmille että ostokirjaan myös ostolaskujen summa menotileittäin ja yhteensä. Mikrofilmiaineiston täsmäytystä varten laaditaan lisäksi paperitulosteena kirjanpidon päivittäinen aineistoyhteenveto, jossa on tapahtumalajeittain nähtävissä kirjanpitoon päivittäin kirjattu yhteissumma. Tähän aineistoyhteenvetoon listataan erikseen konekielisen ostolaskuaineiston markkamääräinen jakautuma menotileittäin hakijan koko kirjanpidon tasolla.

Hakija on liittänyt hakemukseensa mallit mikrotulostetuista ostolaskuista, COM-tulostuspöytäkirjasta ja päiväraportista selväkielisessä kirjallisessa muodossa sekä ostokirjasta ja pääkirjasta.

Hakija on pyytänyt kirjanpitolautakunnalta lausuntoa siitä, täyttääkö konekielisen tietojenvälityksen ostolaskujen taltioiminen hakijan toimesta mikrofilmille kirjanpitolain ja -asetuksen sekä hyvän kirjanpitotavan vaatimukset.

Lausunnon perustelut

Kirjanpitolain 8 §:n 1 momentin mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Tosite voidaan, sen mukaan kuin kauppa- ja teollisuusministeriö määrää, laatia mikrotulostuksena filmille tai muulla suurennuslaitteen avulla luettavalla ja tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla.

Kirjanpitolain 8 §:n 2 momentin mukaan menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä. Kirjanpitoasetuksen 12 §:n mukaan tuotannontekijän vastaanottoajankohta on voitava tositteen tai sen liitteen avulla taikka muutoin osoittaa.

Kirjanpitoasetuksen 13 §:n 1 momentin mukaan tositteessa on oltava merkintä käytetyistä tileistä, ellei muutoin ole selvää, miten liiketapahtuma on kirjattu.

Hakijan ostolaskut, jotka laaditaan tavarantoimittajien magneettinauhoilta mikrotulostuksena filmille, sisältävät päiväyksen, tositenumeron, selvityksen vastaanotetusta tuotannontekijästä, toimitustiedot ja merkinnän käytetyistä tileistä.

Hakija on ilmoittanut noudattavansa magneettinauhoilla olevan ostolaskuaineiston siirtämisessä COM-laitteilla filmille kauppa- ja teollisuusministeriön päätöstä kirjanpitolaissa tarkoitetusta mikrotulostuksesta. Mikrotulostuspöytäkirjasta tulee käydä ilmi mainitun päätöksen 8 §:n 1 momentin mukaiset tiedot.

Kirjanpitolain 5 §:n 3 momentin mukaan liiketapahtumat on merkittävä kirjanpitoon siten, että kirjausten yhteys tuloslaskelmaan ja taseeseen voidaan vaikeuksitta todeta. Tämä vaatimus merkitsee, että tositteesta lähtien on voitava kirjanpidossa seurata kunkin liiketapahtuman käsittelyä perus- ja pääkirjanpidossa sekä pääkirjanpidon tilien käsittelyä tilinpäätöksessä.

Kirjanpitoasetuksen 11 §:n 2 momentin mukaan tulee koneellisin menetelmin pidetyssä kirjanpidossa kirjausten suorittamistavan ja niiden yhteyden tuloslaskelmaan ja taseeseen olla todettavissa konetta käyttämättä. Säännös edellyttää selväkielistä, tositteeseen yhdistettävissä olevaa kirjanpitomerkintää.

Hakemuksessa tarkoitetussa koneellisin menetelmin pidetyssä kirjanpidossa ostolaskutositteet laaditaan mikrotulostuksena filmille päivittäin tositenumerojärjestykseen. Kuukausittain selväkieliseen kirjalliseen muotoon laadittavissa päiväkirjassa ja pääkirjassa ostolaskutapahtumien kirjaukset ovat sitä vastoin päiväraporttien mukaisina tositepäiväkohtaisina yhdistelminä. Kirjanpitomerkinnät ovat kuitenkin kirjanpitolain 5 §:n 3 momentin ja kirjanpitoasetuksen 11 §:n 2 momentin vaatimalla tavalla yhdistettävissä tositteisiin mikrofilmille laadittavien, päivättyjen ja numeroitujen päiväraporttien avulla, joista käy ilmi päivä- ja pääkirjojen kirjausten ostolaskukohtaiset erittelyt tositenumeroineen. Päivittäiseen ostolaskuaineistoon täsmäytettävissä olevan, kirjanpidon menotileittäin jaotellun aineistoyhteenvedon laatiminen on lisäksi hyvän kirjanpitotavan sisältämän todennettavuuden periaatteen mukaista.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

Hakija voi perusteluissa sanotulla tavalla laatia konekielisen tietojenvälityksen ostolaskutositteet mikrotulostuksena filmille hakemuksessa tarkoitetun kirjaussuunnitelman puitteissa.