Pää- ja päiväkirjamerkintöjen riittävyys

Hakija on esittänyt, että sen kirjanpito on hoidettu koneellisesti atk-sovellutuksena siten, että liiketapahtumia koskevat tiedot on tallennettu atk-tietovälineelle suoraan tositteista. Atk-tulosteina laadituissa päivä- ja pääkirjoissa ei ole hakijan mukaan selvityksiä kaikista kirjatuista liiketapahtumista. Hakija on liittänyt hakemukseensa jäljennösotteet toukokuun 1989 päivä- ja pääkirjoista, joista päiväkirjatulosteessa on selite-sarake. Mainittuun sarakkeeseen on päiväkirjansivun yhteensä 63 viiterivistä yhdeksälle tehty liiketapahtumaa selittävä merkintä. Hakija on tiedustellut, vastaavatko yhtiön päivä- ja pääkirjat asiasisällöltään kirjanpitolain säännöksiä.

Lausunnon perustelut

Kirjanpitolain 7.1 §:n mukaan liiketapahtumat on kirjattava aikajärjestyksessä (peruskirjanpito) ja asiajärjestyksessä (pääkirjanpito). Pykälän 2 momentin mukaan maksutapahtumien kirjaaminen aikajärjestyksessä on suoritettava viivytyksettä päiväkohtaisesti, jolloin kirjaus voidaan suorittaa myös yhdistelmänä, ja muut kirjaukset saadaan tehdä kuukausikohtaisesti. Liiketapahtumista kirjanpitokirjoihin tehtävien merkintöjen sisältö määräytyy muutoin kirjanpitolain 5.3 §:ssä säädetyn audit trail -vaatimuksen ja hyvän kirjanpitotavan perusteella.

Kirjanpitolain 5.3 §:n mukaan liiketapahtumien merkitseminen kirjanpitoon on suoritettava siten, että kirjausten yhteys tuloslaskelmaan ja taseeseen voidaan vaikeuksitta todeta. Säännökseen liittyvän kirjanpitoasetuksen 11.1 §:n (nyk. 15.1 §:n) mukaan koneellisin menetelmin pidetyssä kirjanpidossa kirjausten suorittamistapa ja niiden yhteys tuloslaskelmaan ja taseeseen on voitava todeta konetta käyttämättä.

Peruskirjamerkinnän tulee hyvän kirjanpitotavan mukaan sisältää päiväys, tositenumero sekä markkamäärä. Ns. itsenäisiin peruskirjoihin tehdään myös merkinnät tileistä, joita liiketapahtuman perusteella veloitetaan ja hyvitetään. Pääkirjamerkinnän tulee hyvän kirjanpitotavan mukaan pääkirjatileittäin sisältää päiväys ainakin kuukausikohtaisesti, tositenumero, markkamäärä sekä tieto siitä, onko kysymyksessä veloitus- vai hyvitysmerkintä ao. pääkirjatilille. Aukottoman kirjausketjun vaatimus toisaalta tositteiden ja kirjanpitomerkintöjen välillä sekä toisaalta perus- ja pääkirjamerkintöjen välillä toteutetaan ensisijaisesti perus- ja pääkirjamerkintöihin sisältyvien tositenumeroiden avulla. Kirjanpidon selkeyden lisäämiseksi ja tarkastettavuuden parantamiseksi tulee erityisesti peruskirjoihin tehtävien merkintöjen lisäksi sisältää, mikäli se on mahdollista, kirjattua liiketapahtumaa koskeva selitys, ellei liiketapahtuman sisältö ole selvä erikoisperuskirjan luonteesta tai peruskirjaan tehdyistä tilimerkinnöistä

johtuen.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

Hakemuksessa tarkoitetut, atk-kirjanpidon tulosteina laaditut päivä- ja pääkirjamerkinnät liiketapahtumista täyttävät sisällöltään kirjanpitolain asettamat vaatimukset edellyttäen, että päiväkirjamerkintöjä täydennetään vientiselitteillä siltä osin, kuin liiketapahtuman sisältö ei ole selvä tilimerkintöjen perusteella.