Utskrift av journal och huvudbok

1 Ansökan

Sökanden (--) har i sin begäran om utlåtande beskrivit följande situation:

När revisionsbyrån sköter bokföringen åt sina kunder använder den sig av ett adb-program med följande verifikationsslag:

kassaverifikat 0 försäljningsverifikationer 1 bankverifikat 4 memorialverifikat 5 momskalkylering 19 Journalen består av de verifikat som under räkenskapsperioden har blivit bokförda i nummerordning enligt verifikationsslag. Journalen printas inte ut på papper månadsvis utan endast efter räkenskapsperiodens utgång varvid även huvudboken för hela räkenskapsperioden tas ut i skriftlig form.

Sökanden undrar nu huruvida detta förfarande att man låter bli att printa ut journal och huvudbok månadsvis strider mot god bokföringssed. Det är svårt att granska bokföringen om den sköts på det ovan angivna sättet.

2 Motivering

2.1 Bokföring av affärshändelser

Enligt 2 kap. 4 § 1 mom. bokföringslagen skall affärshändelserna bokföras kronologiskt (grundbokföring) och systematiskt (huvudbokföring). Enligt 2 kap. 4 § 2 mom. bokföringslagen får övriga noteringar än kontantbetalningar i bokföringen göras månadsvis eller för en period om fyra veckor inom två månader från utgången av kalendermånaden eller perioden. Vidare får enligt 4 § 3 mom. utan hinder av bestämmelserna i 1 mom. noteringar göras i huvudbokföringen på basis av sammanställningar på det sätt som handels- och industriministeriet beslutar närmare.

2.2 Utnyttjande av maskinläsbara datamedier

Enligt 2 kap. 8 § 1 mom. får verifikationerna upprättas och noteringarna i bokföringen göras i maskinläsbart datamedium förutsatt att den bokföringsskyldige vid behov kan ta fram dem i vanlig läsbar skriftlig form. Enligt 8 § 3 mom. beslutar handels- och industriministeriet närmare om förfarandet som avses i 1 och 2 mom. Handels- och industriministeriet har den 26 januari 1998 med stöd av bokföringslagen utfärdat ett beslut om de metoder som skall användas vid bokföring (47/1998, nedan HIMb).

Enligt 2 kap. 8 § 2 mom. bokföringslagen kan bokföringsmaterialet med undantag för den balansbok som avses i 3 kap. 8 § förvaras i ett maskinläsbart datamedium. I HIMb finns bestämmelser om förfarandet i de fall där bokföringsmaterialet förvaras i ett maskinläsbart datamedium under räkenskapsperioden eller permanent (1 kap. i HIMb).

För att de uppgifter som förvaras i ett maskinläsbart datamedium skall kunna tas fram i läsbar form såsom avses i 2 kap. 8 § 1 mom. bokföringslagen skall den bokföringsskyldige enligt 1 kap. 2 § 1 mom. i HIMb till sitt förfogande ha ett datasystem eller en metod genom vilken uppgifter eller valda händelser i bokföringsmaterialet vid behov kan utsättas för granskning och överföras till ett annat maskinläsbart datamedium utan oskäligt dröjsmål.

2.3 Bokföringsnämndens ställningstagande

De bokföringsskyldiga som förvarar bokföringsmaterialet i ett maskinläsbart datamedium under räkenskapsperioden skall följa de bestämmelser som utfärdats i form av handels- och industriministeriets beslut. Enligt beslutet skall den bokföringsskyldige till sitt förfogande ha ett datasystem eller en metod genom vilken uppgifter eller valda händelser i bokföringsmaterialet vid behov kan utsättas för granskning och överföras till ett annat maskinläsbart datamedium utan oskäligt dröjsmål. Enligt bokföringslagen skall de noteringar i bokföringen som gjorts i maskinläsbart datamedium vid behov tas fram i vanlig läsbar skriftlig form.

Om den bokföringsskyldige förvarar bokföringsmaterialet i ett maskinläsbart datamedium under räkenskapsperioden, men inte permanent, skall journaler och huvudböcker tas ut i skriftlig form minst per räkenskapsperiod. Detta krav kan härledas från 2 kap. 10 § 1 mom. bokföringslagen enlig vilket bokföringsböckerna skall bevaras minst 10 år efter räkenskapsperiodens utgång, ordnade så att det utan svårighet kan konstateras på vilket sätt databehandlingen har utförts.

3 Bokföringsnämndens utlåtande

Om den bokföringsskyldige förvarar sitt bokföringsmaterial i ett maskinläsbart datamedium, skall bokföringsuppgifterna eller valda händelser i bokföringsmaterialet vid behov utsättas för granskning och överföras till ett annat maskinläsbart datamedium. Vid behov betyder läsbar form att materialet tas ut i skriftlig form.

Om den bokföringsskyldige förvarar bokföringsmaterialet i ett maskinläsbart datamedium under räkenskapsperioden, men inte permanent, skall journaler och huvudböcker tas ut i skriftlig form minst per räkenskapsperiod.