Om bankkontots saldoutdrag

1. Ansökan

Sökanden (--) har begärt bokföringsnämndens utlåtande över huruvida saldoutdraget är nödvändigt.

Enligt ansökan har finländska banker sedan 1992 använt Kontoutdrag som verifikattjänsten för förmedling av verifikatmaterial om betalningstransaktioner samt av uppgifter om kontotransaktioner och bankkontots saldouppgifter till de bokföringsskyldiga. Kontoutdrag som verifikat-tjänsten togs i bruk av samtliga finska penninginstitut i enlighet med de krav som ställdes i bokföringsnämndens utlåtande (nr 1114/1990). Av de bokföringsskyldiga som använder ett kontoutdrag i maskinläsbar form krävdes bl.a. att de måste styrka riktigheten i bankkontots saldo genom ett sådant kontoutdrag i läsbar form som skrivits ut på papper vilket penninginstitutet månatligen tillställer sina kunder (saldoutdrag). Enligt sökanden har vidare såväl bankerna som bankkunderna varit mycket nöjda med Kontoutdrag som verifikat-tjänsten. Den har möjliggjort en effektiv behandling i bokföringen av de betalningstransaktioner som bankerna förmedlar och samtidigt en pålitlig granskning av dem.

Sökanden konstaterar att praktiken har visat att saldoutdraget nästan inte alls används för verifikation av bankkontots saldo. En avstämning av bankkonton sker i allmänhet dagligen eller i fråga om mindre företag minst en gång i månaden. För att riktigheten av saldot skall kunna styrkas utnyttjas de uppgifter som fås om bankkontot i samband med olika tjänster. Saldoutdraget endast arkiveras bland verifikatmaterialet. Det har inte behövts i praktiken, varken i bokföringen eller vid granskningen av bokföringen.

Bokföringslagen möjliggör bokföring utan papper där verifikationerna kan upprättas och registreringarna göras och förvaras i elektronisk form. Sökanden anser därför att man inte längre kan kräva att ett skilt saldoutdrag skrivs ut på papper.

Enligt sökanden är det inte ändamålsenligt att skicka ett saldoutdrag i maskinläsbar form eftersom saldoutdraget innehåller precis samma uppgifter som det egentliga kontoutdraget dvs. uppgifter om antalet uttag och insättningar samt motsvarande penningbelopp per bokföringsdag. Den bokföringsskyldige kan verifiera bokföringen av sina bankkonton med hjälp av många olika andra olika slags banktjänster. Att förmedla dubbla uppgifter är onödigt och medför onödiga kostnader för både banker och bankkunder.

Sökanden konstaterar vidare att förmedlingen av affärshändelser (t.ex. beställningar, försäljningsfakturor, leverantörsfakturor och kontokortstransaktioner) i maskinläsbar form i datanät har ökat explosionsartat på 1990-talet. I samband med dem används inte något separat dokument, varken i läsbar eller maskinläsbar form, som verifierar händelserna. Förfarandet har inte medfört några problem i praktiken varken för den bokföringsskyldiges bokföring eller granskningen av affärshändelserna.

Sökanden konstaterar att bankerna anser det fortfarande viktigt att de bokföringsskyldiga kontrollerar kontoutdraget och jämför bankkontots saldo med sin egen huvudbokföring. Bankerna vill också säkerställa att revision, skattegranskning och andra myndighetsåtgärder för bankkontons del kan genomföras effektivt och pålitligt.

Enligt sökanden är det tack vare nya tjänster som tillhandahålls i datanät möjligt att genomföra kontrollåtgärderna med flera olika metoder t.ex. genom att
- jämföra bankkontots saldo i bokföringen med uppgifterna på det kontoutdrag som bankförbindelseprogrammet tar emot,
- verifiera bankkontots saldo med hjälp av en saldoförfrågan på Internet angående företagets bankkonto,
- på nytt begära kontoutdrag av banken antingen som omedelbar satsvis överföring eller
- genom separata ansvarsutdrag varvid utdraget kan innehålla alla uppgifter om bankkonton och ansvarsförbindelser osv. mellan den bokföringsskyldige och banken.

Sökanden föreslår att man under loppet av år 2000 skulle kunna slopa det separata saldoutdrag som styrker riktigheten i ett kontoutdrag i maskinläsbar form och begär därför bokföringsnämndens utlåtande över huruvida ett kontoutdrag i maskinläsbar form som sådant räcker för att man i bokföringen anses iaktta god bokföringssed i enlighet med den nya bokföringslagen.

2. Avgränsning som gäller utlåtandet

Bokföringsnämnden begränsar sitt utlåtande så att det gäller endast nödvändigheten av bankkontots saldoutdrag.

Den situation som avses i utlåtandet gäller endast de bokföringsskyldiga som använder sig av datakommunikation för överföring av uppgifter om bokföringshändelser till och från banken samt för mottagning av kontoutdrag.

3. Motivering

3.1. Verifikation över utbetalning

Enligt 2 kap. 5 § 3 mom. bokföringslagen skall en verifikation över utbetalning om möjligt vara utfärdad av betalningens mottagare eller av ett penninginstitut eller någon annan motsvarande inrättning som förmedlat betalningen. I 4 mom. konstateras att erhålls inte till grund för bokföringen någon verifikation som utfärdats av en utomstående, skall bokföringen verifieras med en handling som skrivits ut av den bokföringsskyldige själv och som är bekräftad på behörigt sätt.

3.2. Utnyttjande av maskinläsbara datamedier

Enligt 2 kap. 7 § 1 mom. bokföringslagen skall i bokföringsmaterialet antingen verifikationen eller de utifrån den gjorda noteringarna i bokföringen alltid finnas i vanlig läsbar skriftlig form, om inte något annat föranleds av 8 §.

Enligt 2 kap. 8 § 1 mom. bokföringslagen får verifikationerna upprättas och noteringarna i bokföringen göras i maskinläsbart datamedium förutsatt att den bokföringsskyldige vid behov kan ta fram dem i vanlig läsbar skriftlig form. Enligt 2 mom. får förfarandet tillämpas, med undantag för den balansbok som nämns i 3 kap. 8 § bokföringslagen, på förvaring av bokföringsmaterial.

3.3. Avstämningar

I handels- och industriministeriets beslut av den 26 januari 1998 om de metoder som skall användas vid bokföring (47/1998, senare beslutet om metoder) konstateras att om en bokföringsskyldig till en annan bokföringsskyldig överlåter eller av en sådan tar emot bokföringsuppgifter i maskinläsbar form, skall de avstämmas minst en gång per räkenskapsperiod (2 kap. 3 § 2 mom. beslutet om metoder). De bokföringsuppgifter om bankkontot som den bokföringsskyldige i maskinläsbar form tagit emot från banken skall avstämmas med (den instans som skickat uppgifterna) dvs. banken.

I den allmänna anvisning som bokföringsnämnden den 22 maj 2000 har givit om de metoder som skall användas vid maskinläsbar bokföring (senare anvisningen om metoder) klargörs avstämningsmetoderna. Enligt anvisningen om metoder skall bokföringsuppgifter som mottagits i maskinläsbar form avstämmas med den överlåtande parten, om bokföringsuppgifter mottagits regelbundet. Avstämningen mot banken kan utföras med hjälp av kontoutdrag, bekräftelseutdrag eller annat motsvarande dokument från banken t.ex. genom att jämföra bankkontots saldo i bokföringen med motsvarande saldo i det kontoutdrag som mottagits i maskinläsbar form. Enligt anvisningen om metoder krävs inte något separat saldoutdrag som skrivits ut på papper.

Enligt anvisningen om metoder (punkt 8.1) avses med avstämningsutredningar kalkyl, saldointyg, kontoutdrag eller annat dokumenterbart eller skriftligt register, budskap eller dokument som visar att avstämning har utförts. Enligt 2 kap. 10 § 2 mom. bokföringslagen skall avstämningarna vid maskinell bokföring bevaras minst sex år efter utgången av det år under vilket räkenskapsperioden gått till ända.

3.4. Principen om verifierbarhet

Enligt 1 kap. 3 § bokföringslagen skall den som är bokföringsskyldig iaktta god bokföringssed. En av källorna till god bokföringssed utgörs av de allmänna principer som skall följas i bokföringen. I den rapport som en arbetsgrupp för revidering av bokföringslagen sammanställt (Handels- och industriministeriets publikationsserie Arbetsgrupps- och kommissionsrapporter 8/1996) konstateras att som komplement till bokföringens ramantaganden och konventionerna kan allmänt godkända principer, bl.a. annat principen om verifierbarhet, beaktas. Med principen om verifierbarhet avses möjligheten att en oberoende fackman vid behov kan förvissa sig om att uppgifterna är tillförlitliga och exakta.

3.5. Bokföringsnämndens ställningstagande

Enligt 2 kap. 8 § 1 mom. bokföringslagen får verifikationerna upprättas och noteringarna i bokföringen göras och enligt 2 kap. 8 § 2 mom. bokföringslagen förvaras i ett maskinläsbart datamedium. Förvaringen av bokföringsmaterial i ett maskinläsbart datamedium gäller dock inte den balansbok som avses i 3 kap. 8 § bokföringslagen. Bokföringsnämndens utlåtande gällande bankkontots saldoutdrag härstammar från år 1990 och enligt den bokföringslag som då var i kraft skall antingen verifikaten eller de på basis av dem gjorda registreringarna i bokföringen alltid finnas i vanlig läsbar skriftlig form.

Efter att bokföringslagen reviderats kan man med stöd av god bokföringssed inte längre kräva att i bokföringsmaterialet inkluderas bankkontots saldoutdrag i läsbar skriftlig form eftersom hela bokföringsmaterialet får upprättas och förvaras i ett maskinläsbart datamedium, om det kontoutdrag i maskinläsbar form som den bokföringsskyldige använder uppfyller de krav som god bokföringssed ställer på verifikat.

Enligt den tjänstbeskrivning av Kontoutdrag som verifikat-tjänsten som Bankföreningen i Finland har formulerat innehåller kontoutdragsstandarden samma uppgifter om bankkontots saldo och summauppgifter per bokföringsdag för transaktionshändelserna som det standardenliga saldoutdrag som skrivits ut på papper och hittills har använts. Således lämnar saldoutdraget inga tilläggsuppgifter med tanke på bokföringen. I fråga om de förfaranden som tillämpas vid elektroniska affärstransaktioner, den elektroniska kommunikationen med myndigheterna och vid betalningar i datanätet används i allmänhet meddelandeförmedling som sker endast en gång. Med stöd av god bokföringssed kan man inte kräva att samma uppgifter skall skickas två gånger i maskinläsbar form för bokföringens skull då annan elektronisk dataförmedling baserar sig på enkel meddelandeförmedling.

Det skilda saldoutdrag som banken tillställer de bokföringsskyldiga som använder kontoutdrag i maskinläsbar form behövs inte på de grunder som anförts ovan för avstämning av de bokföringsuppgifter som överlåtits eller tagits emot i maskinläsbar form enligt beslutet om metoder, om de uppgifter som saldoutdraget innehåller framgår av det kontoutdrag i maskinläsbar form som banken skickar. Den avstämning av bokföringsuppgifter som tagits emot eller överlåtits i maskinläsbar form vilken krävs enligt 2 kap. 3 § 2 mom. beslutet om metoder kan göras t.ex. med hjälp av det kontoutdrag i maskinläsbar form som banken skickar.

För att principen om verifierbarhet enligt god bokföringssed skall kunna förverkligas skall den som har rätt att läsa bokföringen, t.ex. skattegranskaren eller revisorn, om denne så önskar, kunna försäkra sig om att bankkontots saldo i bokföringen är riktigt t.ex. med hjälp av bankförbindelseprogrammet eller en skild bekräftelse som lämnats av banken. För att det ovan beskrivna förfarandet gällande bankens kontoutdrag i maskinläsbar form skall kunna tillämpas, måste man försäkra sig om att den som har rätt att läsa bokföringen skall på begäran av den bokföringsskyldige ha tillgång till den bekräftelse som eventuellt behövs för granskningen t.ex. med hjälp av den uppgift som banken har lämnat i form av kontoutdrag eller på annat sätt.

4. Bokföringsnämndens utlåtande

Den situation som avses i utlåtandet gäller endast de bokföringsskyldiga som använder sig av datakommunikation för överföring av bokföringshändelser till och från banken samt för mottagning av kontoutdrag från banken.

De bokföringsuppgifter som i maskinläsbar form mottagits från banken skall avstämmas mot bokföringen med hjälp av kontoutdrag, bekräftelseutdrag eller annat motsvarande dokument från banken. För avstämningen krävs inte ett skilt saldoutdrag från banken i läsbar skriftlig eller maskinläsbar form.

Avstämningen skall göras minst en gång per räkenskapsperiod. För dokumentering av avstämningen räcker det att man sparar det kontoutdrag i maskinläsbar form som banken har skickat.

För att principen om verifierbarhet skall kunna förverkligas skall riktigheten i bankkontots saldo i bokföringen vid behov kunna styrkas t.ex. med hjälp av bankförbindelseprogrammet eller en bekräftelse som banken lämnar skilt.

5