Poikkeuslupa kirjanpitoaineiston ja -kirjojen tilapäiseen säilyttämiseen Latviassa

1. Hakemus

Hakija (- -) on 21.11.2000 pyytänyt poikkeuslupaa kirjanpitokirjojen ja -aineiston tilapäiseen säilyttämiseen Latviassa tilikauden ajan.

Hakijan toimialana on harjoittaa puhelinluetteloiden ja niihin liittyvien tuotteiden julkaisua, jakelua ja myyntiä sekä omistaa ja hallita sellaisten kotimaisten ja ulkomaisten yhtiöiden osakkeita ja osuuksia, jotka harjoittavat puhelinluetteloiden ja niihin liittyvien tuotteiden julkaisua, jakelua ja myyntiä. Hakijayhtiöllä on tytäryrityksiä Virossa, Latviassa ja Liettuassa.

Hakijan tilikausi on kalenterivuosi. Vuonna 1999 yhtiön liikevaihto oli 1.710.000 markkaa ja tilikauden tulos 84.615 markkaa. Hakijalla ei ole työntekijöitä Suomessa. Yhtiön liiketoiminta koostuu kokonaisuudessaan tytäryhtiöiden toiminnasta Baltian maissa.

Hakijan emoyrityksenä on norjalainen osakeyhtiö, joka omistaa hakijayhtiön kaikki osakkeet. Hakijayhtiö on perustettu julkaisemaan tytäryritystensä kautta yritys- ja alueellisia puhelinluetteloita Baltian alueella. Hakijalla ei ole liiketoimintaa Suomessa, mutta se omistaa tytäryritykset Virossa, Latviassa ja Liettuassa.

Suomen kirjanpitolain tarkoittamaa konsernitilinpäätöstä ei ole laadittu, koska hakijan norjalainen emoyritys laatii konsernitilinpäätöksen, johon kuuluvat myös hakijan tytäryritykset.

Hakija on keskittänyt konserninsa kirjanpidon Virossa sijaitsevaan tytäryritykseen, jossa hakijan koko kirjanpito laaditaan. Juoksevan kirjanpidon kirjausten valmistuttua kirjanpitoaineisto toimitetaan säilytettäväksi tilapäisesti hakijan Latvian tytäryrityksessä. Menettely on katsottu tarkoituksenmukaiseksi siitä syystä, että myös hakijayhtiön muu hallinto ja johto on keskitetty Latviaan.

Kirjanpitoaineiston tilapäinen säilyttäminen Latvian yhtiössä tilikauden ajan palvelee erityisesti yhtiön hallinnon tarpeita. Näin yhtiö voi suorittaa kirjanpitoon liittyviä taustatarkistuksia ilman, että aineisto tulisi jatkuvasti tilata Suomesta. Kirjanpitoaineiston tilapäinen säilyttäminen Latviassa on hakemuksen mukaan tarkoituksenmukaista myös siitä syystä, ettei yhtiöllä ole tällä hetkellä lainkaan henkilökuntaa Suomessa. Kirjanpitoaineiston säilyttäminen Latviassa tilikauden ajan säästää siten myös hakijayhtiön taloudellisia voimavaroja.

Hakijayhtiön kirjanpitoaineiston pysyvä, kirjanpitolain mukainen säilyttäminen on järjestetty Suomessa. Tällä hetkellä aineisto on arkistoituna vuoden 1998 loppuun. Aineisto vuosilta 1999 ja 2000 on säilytettyinä Latviassa. Tämä aineisto on tarkoitus toimittaa Suomeen pysyvää säilytystä varten joulukuussa 2000. Hakemuksen mukaan kirjanpitoaineiston säilytys Latviassa ei ole haitannut tilintarkastusta, sillä yhtiö on toimittanut kaiken aineiston tarkastuksen ajaksi Suomeen.

Hakijayhtiö toteaa, että kirjanpitoaineisto toimitetaan esimerkiksi viranomaisen vaatimuksesta välittömästi Suomeen jo tilikauden aikana. Yhtiön tarkoituksena on, että tositeaineistoa ja kirjanpitokirjoja säilytetään Latviassa sijaitsevan tytäryhtiön toimesta ainoastaan tilikauden ajan. Tilikauden päätyttyä sekä paperilla oleva että konekielinen aineisto toimitetaan Suomeen ja säilytetään hakijayhtiön edustajan toimesta kirjanpitolaissa edellytetyn ajan.

2. Päätöksen perustelut

2.1. Säännökset.1. Kirjanpitolain (1336/1997) 2:9.1 §:n ensimmäisessä virkkeessä säädetään, että "kirjanpitokirjat, tilikauden tositteet ja muu kirjanpitoaineisto saadaan kirjanpidon hoitamiseksi tai tilinpäätöksen laatimiseksi säilyttää tilapäisesti muualla kuin Suomessa." Tämän lainpaikan toisessa virkkeessä valtuutetaan kauppa- ja teollisuusministeriö päättämään tarkemmin ulkomailla säilyttämisen edellytyksistä. Ministeriö on antanut 26.1.1998 tätä koskevan päätöksen (49/1998), jossa säädetään yhtäältä ulkomailla laaditun tositteen ja muun kirjanpitoaineiston säilyttämisestä ja toisaalta kirjanpitoaineiston viemisestä ulkomaille kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi.

Mainitun ministeriöpäätöksen 1.1 §:n mukaan "kirjanpitovelvollisen tosite, joka on laadittu muussa Taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestöön kuuluvassa valtiossa kuin Suomessa (OECD-valtiossa), saadaan säilyttää tilapäisesti siinä valtiossa sijaitsevassa kirjanpitovelvollisen toimipaikassa." Saman pykälän 2 momentin perusteella on 1 momentissa tarkoitettu tosite "- - toimitettava Suomeen kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana." Päätöksen 1 §:n momentit 2 ja 3 sisältävät vaatimuksia tositteiden esittämisestä tilintarkastajille ja viranomaisille näiden sitä vaatiessa. Pykälän 4 momentissa säädetään, että "jos ulkomaisen sijaintivaltion laki kieltää alkuperäisen tositteen viemisen maasta, tositteesta on laadittava oikeaksi todistettu jäljennös, johon sovelletaan, mitä alkuperäisestä tositteesta säädetään."

Edellä todetut säännökset koskevat myös tositteeseen perustuvaa kirjanpitomerkintää ja muuta kirjanpitoaineistoa kuten kirjanpitokirjoja; ministeriöpäätöksen 1.7 § kuuluu: "Mitä tässä pykälässä säädetään tositteesta, sovelletaan myös tositteeseen perustuvaan kirjanpitomerkintään sekä muuhun kirjanpitoaineistoon." Säännös merkitsee, että ne kirjanpitokirjat, joihin tehdään ulkomailla laaditun tositteen perusteella merkinnät, saadaan säilyttää ulkomailla asianomaisen tositteen tavoin.

Ministeriöpäätöksen 1.6 §:n nojalla kirjanpitolautakunta voi kirjanpitovelvollisen hakemuksesta myöntää luvan tositteiden säilyttämiseen muussa kuin OECD-maassa. Kirjanpitolautakunnan on säännöksen mukaan pyydettävä verohallitukselta lausunto hakemuksesta.

Kirjanpitolautakunta voi ministeriöpäätöksen 2 §:ssä lähemmin säädetyllä tavalla myöntää luvan myös Suomessa laaditun tositteen viemiseksi muuhun kuin OECD-valtioon kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi; OECD-valtion osalta tällaista lupaa ei tarvita. Ministeriöpäätöksen sanamuoto ei toisaalta salli muualla kuin Suomessa laaditun tositteen ja siihen perustuvan kirjanpitoaineiston siirtämistä toiseen vieraaseen valtioon sanotussa tarkoituksessa (vrt. 2.1 §). Kirjanpitolautakunnalla ei siten ole toimivaltaa antaa tällaista menettelyä koskevaa poikkeuslupaa.

Kirjanpitolautakunta on esittänyt asiassa lausuntopyynnön verohallitukselle 27.11.2000. Verohallitus ei 8.12.2000 antamassaan lausunnossa näe estettä luvan myöntämiselle kirjanpitoaineiston tilapäiseen säilyttämiseen Latviassa. Verohallitus kuitenkin huomauttaa, ettei ministeriöpäätös mahdollista kirjanpitoaineiston siirtämistä hakemuksessa esitetyllä tavalla Virosta Latviaan kirjanpidon hoitamiseksi.

2.2. Kirjanpitolautakunnan kannanotto. Hakemuksen mukaan asianomaisen yhtiön hallinto on keskitetty Suomen ulkopuolelle. Hakijayhtiö ilmoittaa, ettei sillä ole Suomessa liiketoimintaa eikä henkilökuntaa. Näiden seikkojen perusteella kirjanpitolautakunta katsoo tarkoituksenmukaiseksi myöntää hakijayhtiölle luvan Latviassa laadittujen tositteiden sekä niihin perustuvien kirjanpitokirjojen ja muun -aineiston säilyttämiseen Latviassa tilapäisesti asianomaisen tilikauden aikana. Tositteet on kuitenkin

toimitettava Suomeen kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n tarkoittamana tilinpäätöksen laatimisaikana.

Siltä osin kuin hakemus koskee tositteiden siirtämistä Virosta Latviaan hakemuksen tarkoittamalla tavalla, kirjanpitolautakunta jättää hakemuksen tutkimatta. Lautakunnalla ei ole toimivaltaa myöntää tällaista menettelyä koskevaa poikkeusta.

3. Kirjanpitolautakunnan poikkeuslupa

Siltä osin kuin hakemus koskee tositteiden siirtämistä Virosta Latviaan hakemuksen tarkoittamalla tavalla, kirjanpitolautakunta katsoo, ettei sillä ole toimivaltaa myöntää mainitunlaista poikkeusta.

Kirjanpitolautakunta myöntää hakijayhtiölle luvan Latviassa laadittujen tositteiden sekä niihin perustuvien kirjanpitokirjojen ja muun -aineiston säilyttämiseen Latviassa tilapäisesti asianomaisen tilikauden aikana. Koska tositteet on toimitettava Suomeen kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n tarkoittamana tilinpäätöksen laatimisaikana, lautakunnan poikkeuslupa ei koske tilivuoden 1999 tositteita. Säilyttämisessä on muutenkin noudatettava kauppa- ja teollisuusministeriön päätöstä 49/1998. Tämä poikkeuslupa koskee hakijayhtiön tilikausia, jotka päättyvät kalenterivuosien 2000 - 2004 aikana.

1 Perustelut ovat tältä osin lähes samasanaiset päätöksen 1999/1583 kanssa.