Poikkeuslupa kirjanpitoaineiston tilapäiseksi säilyttämiseksi eräässä ETA:n ja OECD:n ulkopuolisessa valtiossa

1. Hakemus 

Hakija (- - -) on perusteollisuuden alalla toimivan suomalaisen konsernin emoyhtiö. Hakemuksen mukaan konsernin taloushallintoa on keskitetty kahteen palvelukeskukseen, joista toinen sijaitsee Kiinassa. Taloushallintoa hoidetaan globaalilla tietojärjestelmällä etäyhteyksien avulla ja paperinen aineisto arkistoidaan Suomessa tilikauden päätyttyä. Osa kirjanpidon paperisista tositteista tehdään ja säilytetään tilikauden aikana Kiinassa sijaitsevassa palvelukeskuksessa. Tilikauden päätyttyä tositteet toimitetaan Suomeen arkistoitaviksi neljän kuukauden kuluessa. Tosiaikaisen tietojärjestelmän avulla kirjanpitoa pystytään esittämään tilikauden aikana sitä tarvitseville tahoille.

Edellä kuvatun perusteella hakija pyytää kirjanpitolautakunnalta Suomen lainsäädännön mukaista poikkeuslupaa säilyttää kirjanpitoaineistoaan tilikauden aikana tilapäisesti Kiinassa, joka on Euroopan talousalueen ja OECD:n ulkopuolinen valtio.

2.  Päätöksen perustelut

Kirjanpitolain (1336/1997) 2:9.1 §:n ensimmäisessä virkkeessä säädetään, että "kirjanpitokirjat, tilikauden tositteet ja muu kirjanpitoaineisto saadaan kirjanpidon hoitamiseksi tai tilinpäätöksen laatimiseksi säilyttää tilapäisesti muualla kuin Suomessa." Saman momentin toisessa virkkeessä valtuutetaan kauppa- ja teollisuusministeriö säätämään asetuksellaan tarkemmin ulkomailla säilyttämisen edellytyksistä. Ministeriö on antanut 26.1.1998 tätä koskevan päätöksen (49/1998), jossa säädetään yhtäältä ulkomailla laaditun tositteen ja muun kirjanpitoaineiston säilyttämisestä ja toisaalta kirjanpitoaineiston viemisestä ulkomaille kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi.

Mainitun ministeriöpäätöksen 1.1 §:n mukaan "kirjanpitovelvollisen tosite, joka on laadittu muussa Euroopan talousalueeseen kuuluvassa valtiossa (ETA-valtio) tai Taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestöön kuuluvassa valtiossa kuin Suomessa (OECD-valtio), saadaan säilyttää tilapäisesti siinä valtiossa sijaitsevassa kirjanpitovelvollisen toimipaikassa." Saman pykälän 2 momentin perusteella on 1 momentissa tarkoitettu tosite "- - toimitettava Suomeen kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana." Päätöksen 1 §:n momentit 3 ja 4 sisältävät vaatimuksia tositteiden esittämisestä tilintarkastajille ja viranomaisille näiden sitä vaatiessa.

Mainitut säännökset koskevat myös tositteeseen perustuvaa kirjanpitomerkintää ja muuta kirjanpitoaineistoa kuten kirjanpitokirjoja; ministeriöpäätöksen 1.7 § kuuluu: ”Mitä tässä pykälässä säädetään tositteesta, sovelletaan myös tositteeseen perustuvaan kirjanpitomerkintään sekä muuhun kirjanpitoaineistoon.” Säännös merkitsee, että ne kirjanpitokirjat, joihin tehdään ulkomailla laaditun tositteen perusteella merkinnät, saadaan säilyttää ulkomailla asianomaisen tositteen tavoin.

Ministeriöpäätöksen 1.6 §:n nojalla kirjanpitolautakunta voi kirjanpitovelvollisen hakemuksesta myöntää luvan tositteiden säilyttämiseen muussa kuin ETA- tai OECD-valtiossa. Kirjanpitolautakunnan on säännöksen mukaan pyydettävä verohallitukselta lausunto hakemuksesta.

Ministeriöpäätöksen 2 §:ssä on käytännössä vastaavansisältöiset säännökset koskien Suomessa laadittua tositetta, joka viedään ulkomaille kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi.  Kun tosite viedään muuhun kuin ETA- tai OECD-valtioon, myös tähän vaaditaan kirjanpitolautakunnan poikkeuslupa ja sitä edeltävä mahdollinen verohallituksen lausunto.

Poikkeuslupa voidaan myöntää erityisistä syistä ja aina määräajaksi.

Hakemuksessa on kyse Kiinassa sijaitsevassa palvelukeskuksessa paikallisesti laadittujen tositteiden ja muun kirjanpitoaineiston tilapäisestä säilyttämisestä Kiinassa ministeriöpäätöksen 1 §:ssä määritetyllä tavalla. Koska Kiina ei ole ETA- tai OECD-valtio, kyseisen päätöksen soveltaminen edellyttää kirjanpitolautakunnan poikkeuslupaa.

Kirjanpitolautakunta on esittänyt asiassa lausuntopyynnön verohallitukselle. Verohallitus ei lausunnossaan nähnyt poikkeusluvan myöntämiselle estettä.

3. Kirjanpitolautakunnan poikkeuslupa

Kirjanpitolautakunta myöntää hakijayhtiölle luvan Kiinassa laadittujen tositteiden sekä niihin perustuvien kirjanpitokirjojen ja muun kirjanpitoaineiston tilapäiseen säilyttämiseen Kiinassa kirjanpidon hoitamiseksi kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksen (49/1998) 1 ja 2 §:ssä määritetyllä tavalla.

Kirjanpitolautakunta katsoo tarkoituksenmukaiseksi myöntää saamansa selvityksen perusteella hakijalle poikkeuksen enintään viideksi tilikaudeksi eli kalenterivuosiksi 2012-2016.

Tämän poikkeusluvan estämättä hakija on edelleen velvollinen noudattamaan ministeriöpäätöksen säännöksiä tositteiden esittämisestä Suomessa tilikauden aikana, mahdollisesta velvoitteesta laatia tositteesta oikeaksi todistettu jäljennös sekä tositteiden Suomesta viemisen yhteydessä laadittavasta selvityksestä.   

Tähän päätökseen ei saa hakea valittamalla muutosta (Kirjanpitolaki 8:2.8 §).