Poikkeuslupa kirjanpitoaineiston tilapäiseksi säilyttämiseksi eräässä ETA:n ja OECD:n ulkopuolisessa valtiossa

1. Hakemus

Hakija (- - - ) on suomalainen kansainvälisesti toimivan konsernin emoyhtiö. Hakijan mukaan yhtiön konsernin taloushallinnosta on vuoden 2014 aikana ryhdytty siirtämään tehtäviä konsernin Suomessa ja Kiinassa sijaitsevista globaaleista palvelukeskuksista ulkopuoliselle palveluntarjoajalle Intiaan. Kirjanpidot hoidetaan globaalissa SAP-järjestelmässä, jonka palvelimet sijaitsevat Suomessa. Palvelukeskukset ja palveluntarjoaja käyttävät järjestelmää etäyhteyksien kautta. Paperimuotoinen kirjanpitoaineisto säilytetään pysyvästi konsernin keskusarkistossa Suomessa.

Taloushallinnon toimintamallin mukaisesti intialainen palveluntarjoaja hoitaa konsernin oman taloushallinto-organisaation valvonnassa ja ohjeistuksen mukaisesti konsernin eri yhtiöiden pääkirjanpitoon ja reskontriin liittyviä tehtäviä perustuen muun muassa sekä tositteisiin, jotka säilytetään alkuperäisenä paperilla että tositteisiin, jotka säilytetään koneellisella tietovälineellä. Alkuperäisenä paperilla säilytettäväksi määritelty aineisto kerätään, laaditaan ja/tai tulostetaan sekä hyväksytään erikseen konsernin sisäisesti määrittelemien ohjeiden mukaisesti, ja säilytetään tilikauden aikana paperiversiona aineiston käsittelypaikassa. Hakijan tarkoitus on, että tositteet, niihin perustuvat kirjanpitomerkinnät ja täsmäytysselvitykset laaditaan ja/tai tulostetaan ja hyväksytään tilikauden aikana viivytyksettä Intiassa, ja toimitetaan Suomen konsernin keskusarkistoon tilikauden päätyttyä neljän kuukauden kuluessa pysyvästi arkistoitavaksi. Tilikauden aikana keskeinen kirjanpitoinformaatio on tosiaikaisen tietokoneyhteyden myötä nähtävissä SAP:sta ja siten tarvittaessa välittömästi esitettävissä tilintarkastajille tai viranomaisille. Intiassa suoritettavien kirjanpitokirjausten ja tositteisiin liittyvien tehtävien perusteella syntyy sekä hakijalle että sen tytäryrityksille tositeaineistoa sekä muuta kirjanpitoaineistoa Suomen ulkopuolella.

Edellä kuvatun perusteella hakija suomalaisine tytäryhtiöineen pyytää kirjanpitolautakunnalta kirjanpitolain (1336/1997, jäljempänä ”KPL”) 2:9.1 §:n ja kauppa- ja teollisuusministeriön 26.1.1998 antaman päätöksen (49/1998, jäljempänä ”ministeriöpäätös”) mukaisesti poikkeuslupaa säilyttää tässä hakemuksessa kuvattua kirjanpitoaineistoa tilapäisesti Euroopan talousalueen ja OECD:n ulkopuolisessa valtiossa.

Hakijalle on aikaisemmin myönnetty Kiinaa koskeva poikkeuslupa vuosiksi 2012-2016.

2. Päätöksen perustelut

KPL 2:9.1 §:n ensimmäisessä virkkeessä säädetään, että "kirjanpitokirjat, tilikauden tositteet ja muu kirjanpitoaineisto saadaan kirjanpidon hoitamiseksi tai tilinpäätöksen laatimiseksi säilyttää tilapäisesti muualla kuin Suomessa." Saman momentin toisessa virkkeessä valtuutetaan kauppa- ja teollisuusministeriö säätämään asetuksellaan tarkemmin ulkomailla säilyttämisen edellytyksistä. Ministeriöpäätöksessä säädetään yhtäältä ulkomailla laaditun tositteen ja muun kirjanpitoaineiston säilyttämisestä ja toisaalta kirjanpitoaineiston viemisestä ulkomaille kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi.

Mainitun ministeriöpäätöksen 1.1 §:n mukaan "kirjanpitovelvollisen tosite, joka on laadittu muussa Euroopan talousalueeseen kuuluvassa valtiossa (ETA-valtio) tai Taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestöön kuuluvassa valtiossa kuin Suomessa (OECD-valtio), saadaan säilyttää tilapäisesti siinä valtiossa sijaitsevassa kirjanpitovelvollisen toimipaikassa." Saman pykälän 2 momentin perusteella on 1 momentissa tarkoitettu tosite "- - toimitettava Suomeen kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana." Päätöksen 1 §:n momentit 3 ja 4 sisältävät vaatimuksia tositteiden esittämisestä tilintarkastajille ja viranomaisille näiden sitä vaatiessa.

Mainitut säännökset koskevat myös tositteeseen perustuvaa kirjanpitomerkintää ja muuta kirjanpitoaineistoa kuten kirjanpitokirjoja; ministeriöpäätöksen 1.7 § kuuluu: ”Mitä tässä pykälässä säädetään tositteesta, sovelletaan myös tositteeseen perustuvaan kirjanpitomerkintään sekä muuhun kirjanpitoaineistoon.” Säännös merkitsee, että ne kirjanpitokirjat, joihin tehdään ulkomailla laaditun tositteen perusteella merkinnät, saadaan säilyttää ulkomailla asianomaisen tositteen tavoin.

Ministeriöpäätöksen 3 §:n nojalla voi kirjanpitolautakunta antaa KPL:ssa säädetyllä tavalla ohjeita ja lausuntoja ministeriöpäätöksen soveltamisesta. Kirjanpitolautakunta on antanut yleisohjeen kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 1.2.2011. Yleisohje sisältää myös tarkempia ohjeita kirjanpitoaineiston säilyttämisestä ulkomailla.

Ministeriöpäätöksen 1.6 §:n nojalla kirjanpitolautakunta voi kirjanpitovelvollisen hakemuksesta myöntää luvan tositteiden säilyttämiseen muussa kuin ETA- tai OECD-valtiossa. Kirjanpitolautakunnan on säännöksen mukaan pyydettävä verohallitukselta lausunto hakemuksesta.

Ministeriöpäätöksen 2 §:ssä on käytännössä vastaavansisältöiset säännökset koskien Suomessa laadittua tositetta, joka viedään ulkomaille kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi. Kun tosite viedään muuhun kuin ETA- tai OECD-valtioon, myös tähän vaaditaan kirjanpitolautakunnan poikkeuslupa ja sitä edeltävä mahdollinen verohallituksen lausunto.

Poikkeuslupa voidaan myöntää erityisistä syistä ja aina määräajaksi.

Hakemuksessa on kyse Intiassa sijaitsevan palveluntarjoajan paikallisesti laatimien tositteiden ja muun kirjanpitoaineiston tilapäisestä säilyttämisestä Intiassa ministeriöpäätöksen 1 §:ssä määritetyllä tavalla. Koska Intia ei ole ETA- tai OECD-valtio, kyseisen päätöksen soveltaminen edellyttää kirjanpitolautakunnan poikkeuslupaa.

Kirjanpitolautakunta on esittänyt asiassa lausuntopyynnön verohallinnolle. Verohallinto ei lausunnossaan nähnyt poikkeusluvan myöntämiselle estettä.

3. Kirjanpitolautakunnan poikkeuslupa

Kirjanpitolautakunta myöntää hakijayhtiölle suomalaisine tytäryhtiöineen luvan Intiassa laadittujen tositteiden sekä niihin perustuvien kirjanpitokirjojen ja muun kirjanpitoaineiston tilapäiseen säilyttämiseen Intiassa kirjanpidon hoitamiseksi kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksen (49/1998) 1 ja 2 §:ssä määritetyllä tavalla. Hakijan on myös huomioitava kirjanpitolautakunnan yleisohjeen kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista ohjeistus.

Kirjanpitolautakunta katsoo tarkoituksenmukaiseksi myöntää saamansa selvityksen perusteella hakijalle poikkeuksen enintään viideksi tilikaudeksi eli kalenterivuosiksi 2014-2018.

Tämän poikkeusluvan estämättä hakija on edelleen velvollinen noudattamaan ministeriöpäätöksen säännöksiä tositteiden esittämisestä Suomessa tilikauden aikana, mahdollisesta velvoitteesta laatia tositteesta oikeaksi todistettu jäljennös sekä tositteiden Suomesta viemisen yhteydessä laadittavasta selvityksestä.

Tähän päätökseen ei saa hakea valittamalla muutosta (Kirjanpitolaki 8:2.8 §).