Undantagstillstånd för tillfällig förvaring av bokföringsmaterial i en stat utanför EES och OECD

1. Ansökan

Sökande (- - -) är ett finländskt dotterbolag till ett holländskt bolag, som ingår i en internationell koncern, vars egentliga moderbolag finns i Förenta staterna. Enligt sökande har koncernen bokföringsenheter och servicecentraler i Indien, Spanien, Singapore, USA och Malaysia. Centralerna ansvarar för alla bokföringstransaktioner och övriga affärstransaktioner i anknytning till koncernens olika bolag. Uppgifter som kan läsas in maskinellt har samlats in på olika servrar i USA.

Enligt sökande har koncernen en gemensam IT-avdelning, som betjänar samtliga koncernbolag i hela världen. Förvaringen av bokföringsmaterialet har säkrats och arkiveringen ordnats enligt den gemensamma IT-politiken. Under räkenskapsperioden förvaras sökandes bokföringsmaterial tillfälligt i länder som ligger utanför OECD, såsom i Indien, Singapore och Malaysia. Enligt sökande returnerar bokföringscentralerna bokföringsmaterialet till Finland inom sex månader från räkenskapsperiodens utgång. En del bokföringsmaterial förvaras dessutom permanent i Spanien. Det lagstadgade bokslutet samt skattedeklarationerna upprättas och förvaras i Finland.

Sökande konstaterar även att det hela tiden finns tillgång till en direkt dataförbindelse till koncernens olika servrar och de bokföringsuppgifter som finns på dem. Om myndigheterna under räkenskapsperiodens gång vill se det ursprungliga dokumentet kan det utan dröjsmål sändas till Finland. Enligt sökande förvaras bokföringsmaterialet i respektive land i enlighet med lagstiftningen i det aktuella landet. I Finland förvaras materialet permanent på sökandes kontor eller i ett hyrt lagerutrymme, där det är lättillgängligt.

Utgående från vad som har beskrivits här ovanför ber sökande bokföringsnämnden om undantagstillstånd enligt bokföringslagen (1336/1997, härefter "BokfL") 2:9.1 § och handels- och industriministeriets beslut från 26.1.1998 (49/1998, härefter "ministeriebeslut") att tillfälligt förvara bokföringsmaterialet i en stat utanför den Europeiska ekonomiska sfären och OECD.

2. Bokföringsnämndens undantagstillstånd

De stater som avses i ansökan hör varken till EES-avtalet eller till OECD-avtalet, så förvaring av bokföringsmaterial i dessa stater kräver undantagstillstånd av bokföringsnämnden (ministeriebeslutet 1.6 §).

På bokföringsnämndens begäran har skatteförvaltningen gett ett utlåtande i ärendet där skatteförvaltningen inte ser något hinder för beviljande av undantagstillstånd.

Utgående från den utredning som bokföringsnämnden har fått beviljar nämnden sökande undantagstillstånd för fem räkenskapsperioder, det vill säga kalenderåren 2014 - 2018. Tillståndet omfattar tillfällig förvaring av de verifikationer som har upprättats eller behandlats i Indien, Singapore och Malaysia samt bokföringsböcker och övrigt bokföringsmaterial som grundar sig på dessa i de nämnda staterna i enlighet med ministeriebeslutet. Sökande är skyldig att följa bestämmelserna i ministeriebeslutet gällande bland annat presentation av verifikationerna i Finland under räkenskapsperioden. Anvisningar om förfarandet finns även i nämndens allmänna anvisning 1.2.2011 om bokföringens metoder och material (kapitel 4.6).

Ändring i detta beslut kan inte sökas genom besvär (BokfL 8:2.8 §).