Poikkeuslupa kirjanpitoaineiston tilapäiseksi säilyttämiseksi Intiassa

1. Hakemus 

Hakija (- - - -) on suomalainen osakeyhtiö, joka kuuluu kansainväliseen konsernin. Konsernin pohjoismaisten yhtiöiden taloushallintoa keskitetään marraskuusta 2009 alkaen tietyiltä osin yhteiseen ulkoistettuun palvelukeskukseen Puolaan sekä Intiaan. Palvelukeskuksen toiminnasta vastaa konsernin ulkopuolinen taho. Hakijan mukaan taloushallinnon osittaisella ulkoistamisella yhteiseen palvelukeskukseen haetaan kustannustehokkuutta. Järjestelmän serverit sijaitsevat Saksassa ja Sveitsissä. Molemmilla servereillä luodaan samanaikaisesti tiedoista varmuuskopioita. Lisäksi kaikesta kirjanpitoaineistosta ja sitä tukevasta aineistosta tehdään varmuuskopiot niin Kööpenhaminassa kuin Espoossa. Intiassa sijaitsevan taloushallinnon vastuualueisiin kuuluu muun ohella ostolaskujen tiliöiminen, maksuehdotusten luominen ja ostoreskontran ohi tehtävät maksut sekä pääkirjanpidon osalta muistiotositteiden kirjaaminen, pankkitilien kirjausten tekeminen ja täsmäyttäminen sekä raportointi konsernille sekä ulkopuolisille. Hakijan mukaan muistiotositteet laaditaan pääasiassa joko Suomessa tai Tanskassa, minkä jälkeen ne lähetetään sähköpostitse palvelukeskukseen Intiaan. Myös Intiassa voidaan laatia muistiotositteita. Tositteet kirjataan kirjanpitojärjestelmään ja PDF-muotoon muutettu tosite liitteineen tallennetaan järjestelmään. Lisäksi PDF-pääkirjatositteet tallennetaan yhteiselle pohjoismaiselle kovalevyasemalle.

Edellä mainituin perustein hakija pyytää poikkeuslupaa säilyttää kirjanpitoaineisto tilapäisesti Euroopan Talousalueen ja OECD:n ulkopuolisessa valtiossa.

2.  Päätöksen perustelut

2.1. Säännökset  Kirjanpitolain (1336/1997) 2:9.1 §:n ensimmäisessä virkkeessä säädetään, että "kirjanpitokirjat, tilikauden tositteet ja muu kirjanpitoaineisto saadaan kirjanpidon hoitamiseksi tai tilinpäätöksen laatimiseksi säilyttää tilapäisesti muualla kuin Suomessa." Saman momentin toisessa virkkeessä valtuutetaan kauppa- ja teollisuusministeriö säätämään asetuksellaan tarkemmin ulkomailla säilyttämisen edellytyksistä. Ministeriö on antanut 26.1.1998 tätä koskevan päätöksen (49/1998), jossa säädetään yhtäältä ulkomailla laaditun tositteen ja muun kirjanpitoaineiston säilyttämisestä ja toisaalta kirjanpitoaineiston viemisestä ulkomaille kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi.

Mainitun ministeriöpäätöksen 1.1 §:n mukaan "kirjanpitövelvollisen tosite, joka on laadittu muussa Euroopan talousalueeseen kuuluvassa valtiossa (ETA-valtio) tai Taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestöön kuuluvassa valtiossa kuin Suomessa (OECD-valtio), saadaan säilyttää tilapäisesti siinä valtiossa sijaitsevassa kirjanpitovelvollisen toimipaikassa." Saman pykälän 2 momentin perusteella on 1 momentissa tarkoitettu tosite "- - toimitettava Suomeen kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana." Päätöksen 1 §:n momentit 3 ja 4 sisältävät vaatimuksia tositteiden esittämisestä tilintarkastajille ja viranomaisille näiden sitä vaatiessa.

Edellä todetut säännökset koskevat myös tositteeseen perustuvaa kirjanpitomerkintää ja muuta kirjanpitoaineistoa kuten kirjanpitokirjoja; ministeriöpäätöksen 1.7 § kuuluu: ”Mitä tässä pykälässä säädetään tositteesta, sovelletaan myös tositteeseen perustuvaan kirjanpitomerkintään sekä muuhun kirjanpitoaineistoon.” Säännös merkitsee, että ne kirjanpitokirjat, joihin tehdään ulkomailla laaditun tositteen perusteella merkinnät, saadaan säilyttää ulkomailla asianomaisen tositteen tavoin.

Ministeriöpäätöksen 1.6 §:n nojalla kirjanpitolautakunta voi kirjanpitovelvollisen hakemuksesta myöntää luvan tositteiden säilyttämiseen muussa kuin ETA- tai OECD-valtiossa. Kirjanpitolautakunnan on säännöksen¬ mukaan pyydettävä verohallitukselta lausunto hakemuksesta.

Ministeriöpäätöksen 2 §:ssä on käytännössä vastaavansisältöiset säännökset koskien Suomessa laadittua tositetta, joka viedään ulkomaille kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi.  Kun tosite viedään muuhun kuin ETA- tai OECD-valtioon, myös tähän vaaditaan kirjanpitolautakunnan poikkeuslupa ja sitä edeltävä mahdollinen verohallituksen lausunto.

Kirjanpitolautakunta on esittänyt asiassa lausuntopyynnön verohallitukselle 26.11.2009. Verohallitus ei lausunnossaan nähnyt poikkeusluvan myöntämiselle estettä. 

2.2. Kirjanpitolautakunnan kannanotto.  Hakemuksessa on kyse hakijan paikallisesti laaditun kirjanpitoaineiston sekä Suomessa laadittujen Intiaan vietyjen tositteiden tilapäisestä säilyttämisestä Suomen ulkopuolella ministeriöpäätöksen 1 ja 2 §:ssä määritetyllä tavalla.  Koska Intia ei ole ETA- tai OECD-valtio, kyseisen päätöksen soveltaminen edellyttää kirjanpitolautakunnan poikkeuslupaa.

Poikkeuslupa voidaan myöntää erityisistä syistä ja aina määräajaksi. Kirjanpitolautakunta katsoo, että sen saaman selvityksen perusteella hakijalle voidaan myöntää poikkeus edellisessä kappaleessa kuvatusta tilanteesta enintään viideksi tilikaudeksi eli kalenterivuosiksi 2009-2013.

Tämän poikkeusluvan estämättä hakija on edelleen velvollinen noudattamaan ministeriöpäätöksen sitovia sääntöjä tositteiden esittämisestä Suomessa tilikauden aikana sekä mahdollisesta velvoitteesta laatia tositteesta oikeaksi todistettu jäljennös.   

2. Kirjanpitolautakunnan poikkeuslupa

Kirjanpitolautakunta myöntää hakijayhtiölle luvan sen Intiassa laadittujen tositteiden ja kirjanpitoaineiston sekä Suomessa laadittujen Intiaan vietyjen tositteiden tilapäiseen säilyttämiseen kyseisessä valtiossa kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksessä (49/1998) säädetyin edellytyksin. 

Tämän poikkeusluvan estämättä hakija on siten edelleen velvollinen noudattamaan ministeriöpäätöksen sitovia sääntöjä tositteiden esittämisestä Suomessa tilikauden aikana sekä mahdollisesta velvoitteesta laatia tositteesta oikeaksi todistettu jäljennös.    

Tämä poikkeuslupa koskee hakijayhtiön tilikausia, jotka päättyvät kalenterivuosien 2009-2013 aikana.

Tähän päätökseen ei saa hakea valittamalla muutosta (Kirjanpitolaki 8:2.8 §).