Poikkeuslupa kirjanpitoaineiston tilapäisestä säilyttämisestä eräissä ETA:n ja OECD:n ulkopuolisissa valtioissa

1.  Hakemus 

Hakija ( - - - ) on teknologia-alalla toimiva osakeyhtiö, jonka emoyhtiö on sveitsiläinen. Näiden yhtiöiden muodostama alakonserni on puolestaan osa Yhdysvalloista käsin toimivaa emokonsernia.  

Hakemukseen sisältyy laajahko kuvaus konsernin taloushallintojärjestelmän rakenteesta. Koko konsernin talous- ja varainhallintoa on tietyiltä osin keskitetty eri puolilla maailmaa toimiviin palvelukeskuksiin. Näihin toimintoihin liittyvää kirjanpitoaineistoa säilytetään tilapäisesti ulkomailla. Konsernin kassa- ja pääkirjanpito sekä muun muassa osto- ja myyntilaskutus hoidetaan Intiasta käsin, varainhallinta Singaporesta ja varastokirjanpito Malesiasta käsin. Paikallista kieli- tai normituntemusta vaativat toiminnot kuten palkkahallinto ja perintä on puolestaan keskitetty Espanjaan.      

Kirjanpitoaineisto on sähköisessä muodossa lukuun ottamatta ostolaskuja (jotka skannataan ja viedään sähköiseen arkistoon, ja joiden paperiversiot säilytetään Suomessa), matkalaskuja sekä palvelu- ja myyntisopimuksia.  Järjestelmä toimii siten, että kaikki hakijan kirjanpitoon kuuluva aineisto on toimitettu Suomeen joko sähköisessä muodossa tai tulosteena viimeistään neljän kuukauden kuluttua tilikauden päättymisestä.  Hakijan tilinpäätös laaditaan Suomessa.

Edellä kuvatun perusteella hakija pyytää kirjanpitolautakunnalta lupaa  poikkeuslupaa säilyttää kirjanpitoaineistoansa tilikauden aikana myös Euroopan talousalueen ja OECD:n ulkopuolisissa valtioissa kuten Intiassa, Singaporessa ja Malesiassa.  

2.  Päätöksen perustelut

2.1. Säännökset.  Kirjanpitolain (1336/1997) 2:9.1 §:n ensimmäisessä virkkeessä säädetään, että "kirjanpitokirjat, tilikauden tositteet ja muu kirjanpitoaineisto saadaan kirjanpidon hoitamiseksi tai tilinpäätöksen laatimiseksi säilyttää tilapäisesti muualla kuin Suomessa." Saman momentin toisessa virkkeessä valtuutetaan kauppa- ja teollisuusministeriö säätämään asetuksellaan tarkemmin ulkomailla säilyttämisen edellytyksistä. Ministeriö on antanut 26.1.1998 tätä koskevan päätöksen (49/1998), jossa säädetään yhtäältä ulkomailla laaditun tositteen ja muun kirjanpitoaineiston säilyttämisestä ja toisaalta kirjanpitoaineiston viemisestä ulkomaille kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi.

Mainitun ministeriöpäätöksen 1.1 §:n mukaan "kirjanpitovelvollisen tosite, joka on laadittu muussa Euroopan talousalueeseen kuuluvassa valtiossa (ETA-valtio) tai Taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestöön kuuluvassa valtiossa kuin Suomessa (OECD-valtio), saadaan säilyttää tilapäisesti siinä valtiossa sijaitsevassa kirjanpitovelvollisen toimipaikassa." Saman pykälän 2 momentin perusteella on 1 momentissa tarkoitettu tosite "- - toimitettava Suomeen kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana." Päätöksen 1 §:n momentit 3 ja 4 sisältävät vaatimuksia tositteiden esittämisestä tilintarkastajille ja viranomaisille näiden sitä vaatiessa. Pykälän 5 momentissa säädetään, että "jos ulkomaisen sijaintivaltion laki kieltää alkuperäisen tositteen viemisen maasta, tositteesta on laadittava oikeaksi todistettu jäljennös, johon sovelletaan, mitä alkuperäisestä tositteesta säädetään."  

Edellä todetut säännökset koskevat myös tositteeseen perustuvaa kirjanpitomerkintää ja muuta kirjanpitoaineistoa kuten kirjanpitokirjoja; ministeriöpäätöksen 1.7 § kuuluu: ”Mitä tässä pykälässä säädetään tositteesta, sovelletaan myös tositteeseen perustuvaan kirjanpitomerkintään sekä muuhun kirjanpitoaineistoon.” Säännös merkitsee, että ne kirjanpitokirjat, joihin tehdään ulkomailla laaditun tositteen perusteella merkinnät, saadaan säilyttää ulkomailla asianomaisen tositteen tavoin.

Ministeriöpäätöksen 1.6 §:n nojalla kirjanpitolautakunta voi kirjanpitovelvollisen hakemuksesta myöntää luvan tositteiden säilyttämiseen muussa kuin ETA- tai OECD-valtiossa. Kirjanpitolautakunnan on säännöksen mukaan pyydettävä verohallitukselta lausunto hakemuksesta.

Ministeriöpäätöksen 2 §:ssä on käytännössä vastaavansisältöiset säännökset koskien Suomessa laadittua tositetta, joka viedään ulkomaille kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi.  Kun tosite viedään muuhun kuin ETA- tai OECD-valtioon, myös tähän vaaditaan kirjanpitolautakunnan poikkeuslupa ja sitä edeltävä mahdollinen verohallituksen lausunto.

Kirjanpitolautakunta on esittänyt asiassa lausuntopyynnön verohallitukselle 22.3.2006. Verohallitus ei 3.4.2006 päivätyssä lausunnossaan nähnyt poikkeusluvan myöntämiselle estettä, kun lupa myönnetään määräaikaisena enintään viideksi tilikaudeksi. 

2.2. Kirjanpitolautakunnan kannanotto.  Hakemuksessa on kyse Intiassa, Malesiassa ja Singaporessa sijaitsevien palvelukeskusten paikallisesti laatimien tositteiden ja muun kirjanpitoaineiston tilapäisestä säilyttämisestä näissä valtioissa sekä toisaalta Suomessa laaditun vastaavan aineiston tilapäisestä toimittamisesta näihin valtioihin kirjanpidon hoitamiseksi ministeriöpäätöksen 1 ja 2 §:ssä määritetyllä tavalla.  Koska Intia, Malesia ja Singapore eivät ole ETA- tai OECD-valtioita, kyseisen päätöksen soveltaminen edellyttää kirjanpitolautakunnan poikkeuslupaa.

Poikkeuslupa voidaan myöntää erityisistä syistä ja aina määräajaksi. Kirjanpitolautakunta katsoo tarkoituksenmukaiseksi myöntää saamansa selvityksen perusteella hakijalle poikkeuksen edellisessä kappaleessa  kuvatusta tilanteesta enintään viideksi tilikaudeksi eli kalenterivuosiksi 2006-2010.  . 

Tämän poikkeusluvan estämättä hakija on edelleen velvollinen noudattamaan ministeriöpäätöksen sitovia sääntöjä tositteiden esittämisestä Suomessa tilikauden aikana, mahdollisesta velvoitteesta laatia tositteesta oikeaksi todistettu jäljennös sekä tositteiden Suomessa viemisen yhteydessä laadittavasta selvityksestä.   

2. Kirjanpitolautakunnan poikkeuslupa

Kirjanpitolautakunta myöntää hakijayhtiölle luvan Intiassa, Singaporessa ja Malesiassa laadittujen tositteiden sekä niihin perustuvien kirjanpitokirjojen ja muun kirjanpitoaineiston tilapäiseen säilyttämiseen näissä valtioissa sekä toisaalta Suomessa laaditun vastaavan kirjanpitoaineiston tilapäiseen toimittamiseen näihin valtioihin kirjanpidon hoitamiseksi kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksen (49/1998) 1 ja 2 §:ssä määritetyllä tavalla. 

Tämä poikkeuslupa koskee hakijayhtiön tilikausia, jotka päättyvät kalenterivuosien 2006-2010 aikana.

Tämän poikkeusluvan estämättä hakija on edelleen velvollinen noudattamaan ministeriöpäätöksen sitovia sääntöjä tositteiden esittämisestä Suomessa tilikauden aikana, mahdollisesta velvoitteesta laatia tositteesta oikeaksi todistettu jäljennös sekä tositteiden Suomessa viemisen yhteydessä laadittavasta selvityksestä.   

Tähän päätökseen ei saa hakea valittamalla muutosta (Kirjanpitolaki 8:2.8 §).