Poikkeuslupa koneellisten tietovälineiden käyttöön

A Oy on hakemuksessaan viitannut kirjanpitolautakunnan sille aikaisemmin antamaan päätökseen, jolla sille on myönnetty määräaikainen lupa siihen, että yhtiön luotto-/tili-/maksukorttikaupan myyntikirjaukset saavat perustua koneellisilla tietovälineillä oleviin tositetietoihin. Hakijalle on myös myönnetty määräaikainen lupa säilyttää luottokorttikaupan myyntitositteet ja tukkukaupan toimitusmääräykset mikrokuvaamalla. Hakija on pyytänyt edellä mainittujen lupien jatkoksi ensinnäkin lupaa huoltoasemien ja muiden myyntipisteiden luotto-/tili-/maksukorttikaupassa syntyvien tapahtumien jatkuvaan tallentamiseen konekielisinä levykkeelle, kasetille tai muulle vastaavalle tietovälineelle sekä toiseksi lupaa luottokorttikaupan myyntitositteiden ja tukkukaupan toimitustositteiden mikrokuvaukseen. Lisäksi hakija on pyytänyt lupaa säilyttää myyntitositteina myyntilaskut COM-menetelmää käyttäen mikrofilmille tulostettuina.

Hakija on esittänyt perusteluna tietovälineiden käytölle luotto-/tili-/maksukorttiautomatiikan soveltamisen. Hakija on liittänyt hakemukseensa selvityksenä tietovälineiden käytöstä automaattisoittojärjestelmän laitteistokaavion. Sen mukaisesti tallentuvat liikepaikalla magneettijuovakortilla tehdyt ostotapahtumat konekielisinä. Tapahtumat siirretään valintalinjalla määräajoin keskitintietokoneelle automaattisoittajan avulla. Keskitintietokoneella tiedot tallentuvat levylle, josta ne raportoidaan liikepaikoittain tapahtumakohtaisesti rivikirjoittimella. Keskitintietokone siirtää tiedot edelleen laskutussovelluksiin valintalinjalla hakijan käyttämään palveluyritykseen.

Aineiston laajuus on vuositasolla noin 2 500 000 ostotapahtumaa.

Selväkielinen rinnakkaisaineisto säilytetään kirjanpitolain 25 §:n mukaisesti seuraavasti:

1) Myyntipisteiden (itsenäisiä yrittäjiä)

- kontrollinauhat kassalta ja luottokorttiautomaatista myyntipis

teissä;

- luottotositteet hakijan pääkonttorissa:

- tapahtumaluettelot hakijan pääkonttorissa.

2) Dö-etappien (myyntipisteitä)

- kontrollinauhat hakijan pääkonttorissa

- tapahtumaluettelot hakijan pääkonttorissa

Mikrokuvausmenetelmästä hakija on esittänyt seuraavat selvitykset:

- Luottokorttikaupan myyntitositteet ja tukkukaupan toimitustositteet halutaan kuvata tilansäästösyistä

- Hakija itse suorittaa tositeaineiston mikrokuvauksen mikrofilmirullille. Filmien kehitys tapahtuu alan palveluyrityksessä.

- Alkuperäinen kirjanpitoaineisto hävitetään mikrokuvauksen yleisten ehtojen kohdan 10 mukaisesti. Hävittäminen tapahtuu paperisilppurilla. - Mikrofilmirullat (sekä alkuperäiset että kopiot) tositteista säilytetään kaseteissa kuvausnumerojärjestyksessä. Alkuperäiset mikrofilmirullat säilytetään tulenkestävässä holvissa.

Myyntilaskujen säilyttämisestä COM-menetelmää käyttäen hakija on lausunut, että tositteina käytettävät laskukappaleet säilytetään mikrofilmikortteina. Menetelmän avulla saadaan hakijan ilmoituksen mukaan kustannusten säästöä. Myyntilaskujen tulostuksen, mikrokuvauksen ja jälkikäsittelyn hoitaa palveluyritys. Mikrofilmikortit ja niiden käyttökappaleet myyntilaskuista säilytettäisiin säilytystaskuissa laskutusajoittain laskunumerojärjestyksessä. Mikrofilmikorttien alkuperäiskappaleet säilytetään tulenkestävässä holvissa.

Hakija on liittänyt hakemukseensa yhtiön sisäisen tarkastajan lausunnon koneellisten tietovälineiden käytön vaikutuksesta tietojen tarkastettavuuteen. Hakemukseen on liitetty edelleen yhtiön sisäisen tarkastajan lausunto mikrofilmien tarkastettavuudesta. Hakemuksen johdosta on pyydetty verohallituksen lausunto.

Päätöksen perustelut

Kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan siihen, että kirjaukset perustuvat reikäkorteilla, magneettinauhoilla tai niihin verrattavilla koneellisilla tietovälineillä oleviin tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettaviin tositetietoihin. Lupaa ei saa myöntää, jos hakijalla on samaa tilikautta koskeva 24 §:n 3 momentissa tarkoitettu lupa.

Siihen nähden, että hakijan suunnittelema tietojen säilyttämismenettely ja siihen käytettävä laitteisto saadun selvityksen mukaan tekevät mahdolliseksi luotto-/tili-/maksukorttikaupan myyntitietojen tarkastettavuuden ja saattamisen tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon ja edellyttäen, että hakija noudattaa koneellisten tietovälineiden käytön yleisiä ehtoja, sekä koska hakijalle ei ole myönnetty kirjanpitolain 24 §:n 3 momentissa tarkoitettua lupaa ja koska verohallitus ei antamassaan lausunnossa ole nähnyt estettä luvan myöntämiselle, voidaan lupa kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin nojalla myöntää.

Kirjanpitolain 35 §:n 2 momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan säilyttää kirjanpitolain 25 §:ssä mainitun kirjanpitoaineiston tasekirjaa, tilipuitteita ja kirjaussuunnitelmaa sekä koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvausta lukuun ottamatta mikrofilmille kuvattuna tai muulla vastaavalla tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla.

Siihen nähden, että hakijan suunnitelma kuvausmenettelyn ja siinä käytettävä laitteisto saadun selvityksen mukaan tekevät mahdolliseksi asiakirjojen säilyttämisen tarkastettavuuden turvaavalla tavalla kirjanpitolain 25 §:n 2 momentin vaatiman ajan ja edellyttäen, että hakija muutoinkin noudattaa mikrokuvauksen yleisiä ehtoja sekä, koska verohallitus ei antamassaan lausunnossa ole nähnyt estettä luvan myöntämiselle, voidaan lupa kirjanpitolain 25 §:n 2 momentissa tarkoitetun aineison säilyttämiseen mikrofilmille kuvattuna kirjanpitolain 35 §:n 2 momentin nojalla myöntää.

Kirjanpitolain 8 §:n 1 momentin toisen lauseen mukaan tosite voidaan, sen mukaan kuin kauppa- ja teollisuusministeriö määrää, laatia mikrotulostuksena filmille tai muulla suurennuslaitteen avulla luettavalla ja tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla. Tältä osin ei kirjanpitolautakunnalta ole tarpeen pyytää poikkeuslupaa. Tositeaineiston laatimisessa mikrotulostuksena tulee noudattaa kauppa- ja teollisuusministeriön päätöstä kirjanpitolaissa tarkoitetusta mikrotulostuksesta.

Kirjanpitolautakunnan päätös

A Oy:n luotto-/tili-/maksukorttikaupan myyntikirjaukset ajalta 1.4.1988-31.3.1994 saavat perustua hakemuksessa tarkoitetulla tavalla koneellisilla tietovälineillä oleviin tositetietoihin koneellisten tietovälineiden käytön yleisten ehtojen mukaisesti.

Hakijayhtiö saa säilyttää luottokorttikaupan myyntitositteet sekä tukkukaupan toimitustositteet ajalta 1.4.1988-31.3.1994 mikrofilmille kuvattuina perusteluissa selostetulla tavalla hakemuksessa tarkoitettua menetelmää ja laitteistoa käyttäen mikrokuvauksen yleisten ehtojen mukaisesti.