Poikkeuslupa merkintöjen tekemiseen konekielisesti peruskirjanpitoon sekä säilyttämiseen ulkomailla

1 Hakemus

Hakija (- -) on 3.3.1997 pyytänyt kirjanpitolautakunnalta lupaa saada tehdä merkinnät perus- ja pääkirjanpitoon konekielisesti ja säilyttää ne konekielisinä Tanskassa.

Hakijan kirjanpito hoidetaan sen emoyhtiön ylläpitämässä automaattisessa tietojenkäsittelyjärjestelmässä, joka fyysisesti sijaitsee Tanskassa. Tämän vuoksi Suomessa säilytetään ainoastaan hakijalle saapuvat tositteet ja hakijan itsensä tulostamat tositteet. Kirjanpitoaineisto arkistoidaan konekielisenä Tanskassa.

2 Perustelut

Kirjanpitolain (10.8.1973/655, KPL) 25 §:n 2 momentin mukaan "- - kirjanpitokirjat - - on säilytettävä tässä maassa vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä - -." Lainkohdan perusteluissa (hallituksen esitys 120/1972 vp., s. 12) esitetään, että "Suomessa säilyttämistä koskeva vaatimus on tarpeen esim. verotarkastusten toimittamiseksi." Kirjanpitolautakunta voi kuitenkin KPL 35 §:n (23.12.1992/1572) nojalla "erityisestä syystä" myöntää poikkeuksen mainitun lainkohdan säännöksistä.

Lisäksi KPL 24 §:n 3 momentin (29.12.1989/ 1361) mukaan "kirjanpitolautakunta voi määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan tehdä merkinnät peruskirjanpitoon ja pääkirjanpidon erittelyt koneelliselle tietovälineille, joiden sisältämät tiedot tarvittaessa on saatettavissa selväkieliseen kirjalliseen muotoon."

Laissa ei ole poikkeusvaltuutusta kirjanpitolautakunnalle merkintöjen tekemisestä konekielisesti pääkirjanpitoon. Kirjanpitolautakunta voi kuitenkin " - - määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan säilyttää - - peruskirjanpidon ja pääkirjan - - mikrofilmille kuvattuna, optiselle tietovälineelle siirrettynä tai muulla vastaavalla tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla." (KPL 25 § 4 mom., 29.12.1989/1361). Viimeksi mainitun lainkohdan perustelujen (hallituksen esitys 190/1989 vp., s. 2) mukaan "optisella tallennuksella tarkoitetaan "- - menetelmää, jolla teksti voidaan tallentaa kuvana esimerkiksi levylle sekä saada myöhemmin päätteellä näkyviin kuvana tai palautettuna selväkieliseen kirjalliseen muotoon."

Kirjanpitolautakunta on 26.3.1997 saanut verohallituksen lausunnon hakemuksesta:

"Verohallitus esittää lausuntonaan, ettei ole estettä luvan myöntämiselle päivä- ja pääkirjojen ym. vastaavien ajojen säilyttämiselle koneellisessa muodossa kirjanpitolautakunnan vahvistamien koneellisten tietovälineiden käytön yleisten ehtojen mukaisena. Verohallitus kuitenkin katsoo, että konekieliset arkistot on säilytettävä Suomessa."

Ottaen huomioon, ettei verohallitus näe estettä luvan myöntämiselle, kirjanpitolautakunta katsoo, että peruskirjanpidon merkinnät ja pääkirjanpidon erittelyt voidaan tehdä koneelliselle tietovälineelle hakemuksessa esitetyllä tavalla. Kirjanpitolautakunta kuitenkin edellyttää, että näiden merkintöjen konekielinen tallenne

toimitetaan Suomeen viimeistään silloin, kun tilinpäätös on KPL 9 §:n 2 momentin mukaan tehtävä eli kolmen kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Lupa myönnetään 1.1.1997 alkaneelle ja kymmenelle sitä seuraavalle tilikaudelle.

Kirjanpitolain mukaan vastaavaa lupaa ei voida myöntää pääkirjanpidon osalta.

3 Kirjanpitolautakunnan poikkeuslupa

Peruskirjanpidon merkinnät ja pääkirjanpidon erittelyt saadaan tehdä koneelliselle tietovälineelle hakemuksessa esitetyllä tavalla. Kirjanpitolautakunta kuitenkin edellyttää, että näitä merkintöjä koskeva konekielinen tallenne

toimitetaan Suomeen viimeistään kolmen kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tämä poikkeuslupa koskee hakijan 1.1.1997 alkanutta ja kymmentä sitä seuraavaa tilikautta.

Vastaavaa lupaa ei myönnetä pääkirjanpidon osalta.

Tähän päätökseen ei saa hakea valittamalla muutosta (Kirjanpitolautakunnasta annettu asetus 19.10.1973/784, 8 § 3 mom.).