Poikkeuslupa palkkalaskennan työselvitysten säilyttämiseen koneellisilla työvälineillä

Hakija on pyytänyt kirjanpitolautakunnalta lupaa saada säilyttää palkkalaskennan työselvitykset magneettinauhoilla tilivuosilta 1989-1998. Hakija on esittänyt perusteluna tietovälineiden käytölle olevansa parhaillaan uusimassa metsäpalkkajärjestelmää tietojärjestelmien kokonaisuudistuksen osana. Palkkalaskennassa uusiminen tarkoittaa muun muassa sitä, että työnjohtaja tekee tilit niin kutsuttuna päätetyöskentelynä, jolloin paperista työselvitystä tilitapahtumasta ei välttämättä synny. Työnjohtaja saa kylläkin halutessaan kirjoittimelta työselvityksen. Vanhassa järjestelmässä työselvitys laaditaan käsin ja säilytetään kirjanpidon perustositteena. Aineiston laajuus on 120 000 työselvitystä vuodessa. Työselvitykset laaditaan lisäksi hajautetusti hakijan kenttäorganisaatiossa noin sadassa eri maantieteellisessä pisteessä.

Hakija on liittänyt hakemukseensa selvityksenä tietovälineiden käytöstä työnjohtajan tilitysjärjestelmää koskevan otteen käyttäjän käsikirjasta. Lisäksi hakija on lausunut, että tilitiedot siirtyvät tilityksen jälkeen tositetietokantaan, josta ne on saatavilla selailunäytön avulla nähtäviksi niin kauan, kuin tietoja tositetietokannassa säilytetään. Säilytysaika on todennäköisesti enintään vuosi. Tositetietokantaan rakennetaan ominaisuus, joka mahdollistaa tietokannassa olevan tilitiedon siirtämisen magneettinauhalla säilytettäväksi. Nauhalta tieto on tarvittaessa purettavissa luettavaksi näytöllä tai paperilla. Magneettinauhat säilytetään kuten kirjapitotositteista on säädetty.

Hakija on liittänyt hakemukseensa KHT-tilintarkastajan lausunnon koneellisten tietovälineiden käytön vaikutuksesta työselvitystietojen tarkastettavuuteen. Hakemuksen johdosta on pyydetty verohallituksen lausunto.

Päätöksen perustelut

Kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan siihen, että kirjaukset perustuvat reikäkorteilla, magneettinauhoilla tai niihin verrattavilla koneellisilla tietovälineillä oleviin tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettaviin tositetietoihin. Lupaa ei saa myöntää, jos hakijalla on samaa tilikautta koskeva kirjanpitolain 24 §:n 3 momentissa tarkoitettu lupa.

Siihen nähden, että hakijan suunnittelema tietojen säilyttämismenettely ja siihen käytettävä laitteisto saadun selvityksen mukaan tekevät mahdolliseksi palkkalaskennan työselvitystietojen tarkastettavuuden ja saattamisen tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon ja edellyttäen, että hakija noudattaa koneellisten tietovälineiden käytön yleisiä ehtoja, sekä koska hakijalle ei ole myönnetty kirjanpitolain 24 §:n 3 momentissa tarkoitettua lupaa ja koska verohallitus ei antamassaan lausunnossa ole nähnyt estettä luvan myöntämiselle, voidaan lupa kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin nojalla määräajaksi myöntää.

Kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin mukaan maksutapahtumien kirjaaminen aikajärjestyksessä on suoritettava viivytyksettä päiväkohtaisesti, jolloin kirjaus voidaan suorittaa myös yhdistelmänä. Muut kirjaukset saadaan tehdä kuukausikohtaisesti viimeistään kahden kuukauden kuluessa kalenterikuukauden päättymisestä.

Tilitiedot tulee edellä mainittuun säännökseen nähden siirtää tositetietokannasta magneettinauhalle säilytettäväksi vähintään kuukausittain siten, ettei säilytettävien tietojen muuttaminen ole enää sen jälkeen mahdollista.

Kirjanpitolautakunnan päätös

Hakija saa säilyttää palkkalaskennan työselvitykset ajalta 1.1.1989-31.12.1993 hakemuksessa tarkoitetulla tavalla koneellisilla tietovälineillä koneellisten tietovälineiden käytön yleisten ehtojen ja päätöksen perusteluissa mainittujen erityisten ehtojen mukaisesti.