Poikkeuslupa tositeaineiston ja kirjanpitokirjojen tilapäiseen säilyttämiseen ulkomailla

1 Hakemus

Hakija suomalainen osakeyhtiö on 19.5.1997 pyytänyt kirjanpitolautakunnalta lupaa saada säilyttää tositeaineistonsa ja kirjanpitokirjansa sisaryhtiön toimesta Lontoossa kunnes konsernitilintarkastus on toimitettu. Tämän jälkeen sekä paperilla oleva

että konekielinen aineisto toimitettaisiin Suomeen ja säilytettäisiin hakijan edustajan toimesta laissa edellytetyn ajan.

Hakemuksen mukaan aineisto tultaisiin esimerkiksi viranomaisen vaatimuksesta toimittamaan välittömästi Suomeen tilikauden aikanakin.

Hakija on englantilaisen emoyhtiönsä konserniyritysten täysin omistama myyntiyhtiö, joka toteuttaa Suomessa konsernin liikeideaa.

Hakija esittää muun muassa laskujen käsittelystä ja arkistoinnista seuraavan:

Myyntilaskut. Kun jälleenmyyjältä saatu tilaus on hyväksytty Lontoossa, syötetään se siellä tilaustenkäsittely-/laskutusjärjestelmään. Hyväksytyn tilauksen perusteella tavara lähetetään postitse tilaajalle. Samassa lähetyksessä toimitetaan myös tilausta vastaava lasku. Tämän jälkeen ei erillistä tilausta säilytetä järjestelmässä. Sama järjestelmä on käytössä kaikissa konsernin tytäryhtiöissä.

Lontoossa sijaitsevan arkistointijärjestelmän tietokonehuone on palo- ja kulkusuojattu. Tiedot säilytetään kovalevyllä, joka on osa tietokonelaitteistoa. Levyillä olevista tietokannoista otetaan päivittäin varmistukset magneettinauhalle, joka toimitetaan erikseen säilytettäväksi tähän tehtävään erikoistuneen yrityksen toimesta. Varmistustiedot säilytetään 10 vuoden ajan tilikauden päättymisestä lukien.

Tilaustenkäsittely-/laskutusjärjestelmän tiedot kerätään siirtotietokantaan, josta ne laskupäivää seuraavana päivänä siirretään kirjanpito- ja arkistointijärjestelmään. Laskuihin ei siirron tapahduttua voi tehdä muutoksia. Myyntilaskuista tulostetaan myynnin kirjaamista varten yhteenvetotosite, jolla myynnin kirjaaminen pääkirjanpitoon toteutetaan.

Arkistointijärjestelmässä olevia dokumentteja voidaan selata mikrotietokonepohjaisella hakuohjelmalla. Dokumentteja voi selata ja hakea usean eri hakutekijän avulla. Tällaisia ovat mm. myyntilaskun numero, asiakkaan nimi tai numero sekä laskun päivämäärä. Hakuohjelman avulla valituista laskuista voidaan haluttaessa tulostaa paperijäljennös järjestelmään kytketylle kirjoittimelle.

Hakijayhtiö lähettää edellä kuvatulla tavalla jälleenmyyjilleen vuosittain noin 45.000 myyntilaskua. Myyntilaskuja ei arkistoida paperimuodossa.

Myyntikirjanpitokirjat säilytetään paperille tulostettuina 10 vuotta tilikauden päättymisestä lukien.

Muu tositeaineisto ja pääkirjanpito. Myyntilaskujen ja niiden viitepankkisiirtoina Suomeen tehtäviä suorituksia tosittavien tiliotteiden lisäksi yhtiöllä on muuta tositeaineistoa, kuten ostolaskuja ja maksutositteita, noin 500 kappaletta tilikaudessa.

Yhtiön suomalainen pääkirjanpito ja tilinpäätös on toteutettu Lontoossa laadittujen apukirjanpitojen perusteella suomalaista kirjanpito-ohjelmistoa käyttäen.

2 Perustelut

Kirjanpitolain (10.8.1973/655, KPL) 25 §:n 1 momentin mukaan kirjanpitokirjat on säilytettävä tässä maassa vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Vastaava vaatimus koskee tositteita 6 vuoden ajan (KPL 25 § 2 mom.). Lainkohdan perusteluissa (hallituksen esitys 120/1972 vp., s. 12) esitetään, että Suomessa säilyttämistä koskeva vaatimus on tarpeen esim. verotarkastusten toimittamiseksi. Kirjanpitolautakunta voi kuitenkin KPL 35 §:n (23.12.1992/1572) nojalla "erityisestä syystä" myöntää poikkeuksen mainituista säännöksistä.

Kirjanpitolautakunta on 13.6.1997 saanut verohallituksen lausunnon, jonka mukaan ei ole estettä luvan myöntämiselle tilapäiseen säilyttämiseen Lontoossa.

Ottaen huomioon, ettei verohallitus näe estettä luvan myöntämiselle, kirjanpitolautakunta katsoo, että hakija voi menetellä hakemuksessa tarkoitetulla tavalla.

3 Kirjanpitolautakunnan poikkeuslupa

Hakija saa säilyttää tositeaineistonsa ja kirjanpitokirjansa sisaryhtiön toimesta Lontoossa kunnes konsernitilintarkastus on suoritettu. Tämän jälkeen sekä paperilla oleva

että konekielinen aineisto on toimitettava Suomeen ja säilytettävä hakijan tai tämän edustajan toimesta laissa edellytetyn ajan.

Aineisto on viranomaisen vaatimuksesta toimitettava välittömästi Suomeen tilikauden aikanakin.

Tähän päätökseen ei saa hakea valittamalla muutosta (Kirjanpitolautakunnasta annettu asetus 19.10.1973/784, 8 § 3 mom.).