Poikkeuslupa tositeaineiston mikrokuvaukseen

Hakija on lausunut, että kirjanpitolautakunta on aikaisemmin antamallaan päätöksellä myöntänyt sille luvan säilyttää luottokorttimyynnistä ja varastomyynnistä laadittavat tositteet ajalta 1.1.1980 - 31.12.1984 mikrokuvaamalla. Hakija on pyytänyt lupaa saada jatkaa mainitussa päätöksessä tarkoitettua menettelyä 1.1.1985 lähtien 31.12.1989 asti.

Lisäksi hakija on pyytänyt lupaa säilyttää samalla tavalla mikrokuvaamalla asiakkaiden tiliotteet, joita on kuukausittain noin 30 000 kappaletta. Hakijan asiakasreskontra muodostuu saldoluettelosta ja asiakaskohtaisista tiliotteista. Saldoluettelo, joka sisältää asiakaskohtaisina tietoina asiakkaan reskontranumeron, nimen ja saldon, laaditaan selväkieliseen kirjalliseen muotoon joka kuukauden viimeisen päivän tilanteesta. Myös asiakaskohtainen tiliote laaditaan joka kuukauden viimeisen päivän tilanteesta, ja se sisältää kysymyksessä olevan kuukauden kaikki tapahtumat lasku- ja tositenumeroineen sekä myös aikaisempia tapahtumia. Tiliotteet on mikrokuvattu COM-korteille.

Hakemuksen johdosta on pyydetty verohallituksen lausunto.

Päätöksen perustelut

Kirjanpitolain 35 §:n 2 momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan säilyttää 25 §:ssä mainitun kirjanpitoaineiston tasekirjaa, tilipuitteita ja kirjaussuunnitelmaa sekä koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvausta lukuunottamatta mikrofilmille kuvattuna tai muulla vastaavalla tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettavalla tavalla.

Koska hakemus myynnistä laadittavien tositteiden osalta tarkoittaa kirjanpitolautakunnan aikaisemmin myöntämän luvan voimassaoloajan jatkamista ja koska verohallitus ei antamassaan lausunnossa ole nähnyt estettä luvan myöntämiselle, voidaan lupa mainittujen tositteiden säilyttämiseen mikrokuvaamalla kirjanpitolain 35 §:n nojalla määräajaksi myöntää.

Siltä osin kuin hakemuksessa on pyydetty lupaa säilyttää sekä samaa tilikautta koskevat tositteet että niiden todentamien liiketapahtumien kirjaukset käsittävät pääkirjanpidon erittelyt eli hakemuksessa tarkoitetut asiakaskohtaiset tiliotteet mikrokuvaamalla, kirjanpitolautakunta pitää kirjanpitolain 24 §:n ja 3 momentista ilmenevän samanaikaisuuskiellon tarkoittamalla tavalla aiheellisena luvan myöntämistä vain tositeaineiston osalta.

Kirjanpitolautakunnan päätös

Hakija saa säilyttää luottokorttimyynnistä ja varastomyynnistä laadittavat tositteet ajalta 1.1.1985 - 31.12.1989 mikrokuvaamalla ne kirjanpitolautakunnan hakijalle aikaisemmin antamassa päätöksessä tarkoitetulla tavalla tähän päätökseen liitettyjä mikrokuvauksen yleisiä ehtoja noudattaen. Sitä vastoin lupaa asiakasreskontran muodostavien tiliotteiden säilyttämiseen mikrofilmille kuvattuina ei voida myöntää.