Poikkeuslupa tositeaineiston säilyttämiseen koneellisilla tietovälineillä

Hakemus

Hakija (suomalainen osakeyhtiö) on hakenut kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin nojalla lupaa säilyttää myyntilaskut optisilla levyillä (CD ROM-tietolevyillä) tilivuodesta 1996 alkaen. Yhtiön myyntilaskujen määrä on vuodessa xx.000.

Tietovälineen käyttö

Yhtiö lähettää myyntilaskut postin e-kirjeenä (elektroninen kirje), josta Suomen Posti Oy tulostaa asiakkaille lähetettävät laskut paperille. Yhtiöön ei siten jää myyntilaskuja paperikopioina. Suomen Posti Oy tulostaa lähettämänsä hakijan myyntilaskut CD ROM-tietolevylle lähetetyistä laskuista tilikausittain.

Tietovälineen arkistointi

Peruskirjanpidon tositeluettelot tulostetaan paperille kuukausittain.

Optinen levy säilytetään vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.

Tarkastettavuus

Optiselle levylle siirretyt tositetiedot voidaan selata mikrotietokoneen selailuohjelman avulla

Muut tiedot

Hakija on liittänyt hakemukseensa yhtiön tilintarkastajan lausunnon koneellisten tietovälineiden vaikutuksesta tarkastettavuuteen.

Hakemuksen johdosta on pyydetty verohallituksen lausunto.

Päätöksen perustelut

Kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan siihen, että kirjaukset perustuvat koneellisilla tietovälineillä oleviin tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettaviin tositetietoihin.

Kirjanpitolain 8 a §:n mukaan kirjanpitoaineistossa tulee joko tositteen tai sen perusteella tehtyjen kirjanpitomerkintöjen olla aina selväkielisessä kirjallisessa muodossa.

Kirjanpitolain 25 §:n 2 momentin mukaan tilikauden tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin lain 25 §:n 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä tässä maassa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt, tositteet kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan vaikeuksitta todeta.

Hakija lähettää eKirje-muodossa olevan konekielisen laskun elektronisesti Suomen Posti Oy:lle, joka tulostaa myyntilaskut paperille ja lähettää asiakkaille. Hakijan laskut kerätään Suomen Posti Oy:n konekieliseen arkistoon, josta Suomen Posti Oy tekee myyntilaskut sisältävän CD ROM-tietolevyn kerran vuodessa. Laskuvolyymistä riippuen tietolevyjä voidaan tehdä useamminkin. CD ROM-tietolevyllä laskut ovat samannäköisiä kuin ne on paperille tulostettuna eli konekielisiin tietoihin on lisätty laskun pohjatiedot. Myyntilaskuun voidaan lisätä kahdeksan eri hakutietoa, joilla lasku on löydettävissä levyltä.

Hakijalla tulee olla ohjelmisto, jonka avulla konekieliset laskut on etsittävissä kuvaruudulle ainakin laskunumeron, asiakasnumeron ja laskun päiväyksen perusteella. Tarkastettavuuden kannalta on suotavaa, että laskuja voidaan selata myös vastaanottajan nimen, toimituspäivän ja arvonlisäverollisuuden mukaan. Kuvaruudulle tulleet laskut on tarvittaessa tulostettava verotarkastuksen vaatimuksesta tms syystä selväkieliseen muotoon paperille.

Koska hakijalla ei ole paperikopioita myyntilaskuista ja koska CD ROM-tietolevy tehdään vain kerran vuodessa, tulee yhtiön käytettävissä olla ohjelmisto ja tarvittaessa tietoliikenneyhteys postin konekieliseen arkistoon, josta myyntilaskuja voidaan tarkastaa kuten edellä on esitetty CD ROM-tietolevyltä sinä aikana kun CD ROM-tietolevyä ei vielä ole yhtiön käytettävissä. Ohjelmiston ja linjayhteyden voi korvata laskutusjärjestelmässä olevalla toiminnolla, jolla laskut voidaan saada tarkastuksen piiriin yhtiön omasta tietokonejärjestelmästä tilauskannasta, laskutiedostosta tai muusta konekielisestä arkistosta sinä aikana kuin CD ROM-tietolevyä ei ole. Järjestelmän voi toteuttaa myös siten, että haut tehdään omasta järjestelmästä tai postin arkistojärjestelmästä.

Mikäli CD ROM-tietolevyt myyntilaskuista tuotetaan viimeistään kahden kuukauden kuluessa laskutuskuukaudesta, ei em. hakumenettelyjä tarvitse kirjanpitolain toteutumiseksi toteuttaa. Viranomaisen vaatimuksesta voidaan kuitenkin silloinkin edellyttää konekielisen laskun tarkastamista, mitä varten tulee voida tuottaa normaalirytmiä nopeammin myyntilaskut sisältävä tietolevy.

Koska hakijan käyttämä tositeaineiston konekielinen säilyttämismenettely tekee mahdolliseksi tositteiden tarkastamisen ja saattamisen tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon sekä koska verohallitus ei antamassaan lausunnossa ole nähnyt estettä luvan myöntämiselle, voidaan lupa kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin nojalla myöntää.

Kirjanpitolautakunnan päätös

Hakija saa säilyttää tilivuosilta 1996-2000 koneellisilla tietovälineillä myyntilaskut, kun hakija noudattaa kauppa- ja teollisuusministeriön alaisen kirjanpitolautakunnan antaman yleisohjeen koneellisten tietovälineiden käyttölupaa hakeville kirjanpitovelvollisille mukaisia koneellisten tietovälineiden käytön yleisiä ehtoja. Luvan ehtona on se, että yhtiön käytettävissä on menetelmä, jonka avulla konekielisessä muodossa olevat myyntilaskut voidaan tarkastaa myös sinä aikana jolloin myyntilaskut sisältävää CD ROM-tietolevyä ei ole vielä toimitettu yhtiön käyttöön.