Poikkeuslupa tositeaineiston säilyttämiseen koneellisin tietovälinein

A Oy on hakenut kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin nojalla lupaa säilyttää korttirahan käyttöön liittyvien maksu-, lataus- ja palautustapahtumien sekä maksujen koontitapahtumien tositetietoja ja niiden liitteiden tietoja koneellisella tietovälineellä 1.1.1994 alkaen. A Oy:n tilikausi on kalenterivuosi.

Tapahtumamäärät

Lataustapahtumien määrä vuonna 1994 tullee olemaan 108.000 ja sen arvioidaan kehittyvän vuoteen 2000 mennessä 34 miljoonaan kappaleeseen. Keskimääräinen lataustapahtuma on 100-200 markkaa.

Maksutapahtumia on noin 10 kertaa enemmän kuin lataustapahtumia keskimääräisen maksutapahtuman ollessa alle 10 markkaa.

Ladattavia kortteja on arvioitu vuonna 2000 olevan 1,5 miljoonaa kappaletta.

Korttirahan käyttö

Korttiraha korvaa pienissä maksuissa kolikkorahan sekä myös pienimmät luotto- ja pankkikorteilla tehdyt maksut.

Korttirahaa on kertakäyttöisenä ja ladattavana. Kertakäyttöisiä kortteja on tähän mennessä käytetty lähinnä puhelimissa. Ladattavia kortteja on käytetty vuodesta 1994 alkaen Helsingin kaupungin pysäköintijärjestelmässä.

Korttirahaa maksuvälineenä hyväksyvät tällä hetkellä pääasiallisesti puhelinyhtiöt ja kaupunkien pysäköintilaitokset. Korttirahan yleistyessä uusina palvelun tarjoajina tulevat mm. liikennelaitokset, kirjastot, uimahallit ja vastaavat pääsymaksulliset tilat. Latauspisteinä toimivat kioskit ja huoltamot.

Korttirahaan liittyvät liiketapahtumat

A Oy veloittaa jakeluorganisaatiolta saatavan maksutapahtuman ladatun korttirahan (lataustapahtumat) perusteella ja tilittää palveluntarjoajille maksettavan maksutapahtuman käytetyn ja A Oy:n tietojärjestelmään vastaanotetun korttirahan (maksu-, palautus- ja maksujen koontitapahtumat) perusteella.

Latausmaksun, määrää A Oy ja se vähennetään lataussummasta. Koontitieto sisältää lataussumman ja latausmaksun, koska jakeluorganisaation saama latausprovisio voi perustua lataustapahtumien määrään, todelliseen ladattuun korttirahamäärään tai kuluttajien maksamaan rahamäärään. Koontitieto muodostetaan latauslaitekohtaisesti.

Maksutapahtuma on korttirahan käyttäjän suoritteestaan (esim. pysäköinnistä tai puhelusta) maksama korvaus palvelun tarjoajalle. Maksutapahtumat siirretään A Oy:n tietojärjestelmiin, milloin niitä tarvitaan palveluntarjoajille tehtäviin tilityksiin ja rahakorttien seurantaan.

Maksutapahtumat rekisteröidään rahakortille summina. Summat kerätään jokaisen palvelun tarjoajan osalta erikseen (esimerkiksi samaa korttia voidaan käyttää eri kaupunkien pysäköintimaksujen maksamiseen).

Palautustapahtuma muodostetaan kun ladattavalle rahakortille ladataan seuraavaksi korttirahaa. Palautustapahtuma sisältää ajoneuvokohtaisessa maksulaitteessa maksettujen pysäköintimaksujen korttirahamäärän summan.

Muiden kuin pysäköinnin palveluntarjoajien tilitykseen käytetään maksujen koontitapahtumia, jotka sisältävät maksutapahtumien summia jaksolta, jolta rekisteröidään maksutapahtumien määrä ja niiden korttirahamäärän summa.

Palautus- ja koontitapahtumat välitetään latauslaitteesta tai ns. maksukeskittimestä A Oy:lle.

Palvelun tarjoajan tilitys tehdään kuukausittain/vuosittain palautustapahtumien perusteella.

Tositteet ja kirjanpitoaineisto

Jakeluorganisaatio maksaa korttirahan lataukset A Oy:lle lataustapahtumista tehtyjen tilityslaskujen perusteella.

A Oy maksaa palautuneen korttirahan palvelun tarjoajille tehtyjen tilityslaskujen perusteella.

Tilityslaskuihin liittyvät erittelyt ja niistä tehdään aikajärjestyksessä olevat tapahtumaluettelot (päiväkirjat).

Koneelliset tietovälineet

Vastaanotetut tapahtumatiedostot tallennetaan A Oy:n tietojärjestelmässä kahden tietokoneen kiintolevyillä. Muodostettu palautetiedosto tallennetaan palvelin-tietokoneen kiintolevyllä. Tapahtumatiedostot tallennetaan vastaanottokoneen kiintolevyllä kuukauden ajan, jonka jälkeen ne poistetaan. Palvelin-tietokoneen tapahtuma-, palautetiedostot sekä tietokannasta poistettuja koonti- ja tapahtumatietoja sisältävät tiedostot tallennetaan kahdelle arkistoivalle magneettinauhalle puolen vuoden välein kuitenkin siten, että viimeisimmän kauden ajan tiedostot ovat palvelin-tietokoneella. Arkistoitavia magneettinauhoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämällä tavalla 6 + 1 vuotta.

Palvelin-tietokoneen tapahtuma- ja palautetiedostot sekä tietokannasta poistettuja koonti- ja tapahtumatietoja sisältävät tiedostot tallennetaan kahdelle arkistoivalle magneettinauhalle puolen vuoden välein kuitenkin siten, että viimeisimmän kauden ajan tiedostot ovat palvelin-tietokoneella. Arkistoitavia magneettinauhoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämällä tavalla.

Tietokannoista sekä tapahtuma- ja palautetiedostoista otetaan varmuuskopio viikoittain ja päivittäin. Viikottaisella täydellä varmistuksella tiedostoja säilytetään neljän viikon ajan. Päivittäisellä varmistuksella säilytetään edellisen täyden varmistuksen jälkeen muuttuneet ja uudet tiedostot. Päivittäinen varmistus säilytetään viikon ajan.

Magneettinauhat arkistoidaan pysyväisohjeen mukaan paloturvakaapissa.

Tositteiden tarkastaminen

Tapahtumatason tietoja voidaan koneellisilta tietovälineiltä tarvittaessa selata, hakea ja listata annettujen kriteerien mukaan.

Hakija on liittänyt hakemukseensa yhtiön tilintarkastusyhteisön atk-tarkastajan lausunnon koneellisten tietovälineiden vaikutuksesta tarkastettavuuteen.

Hakemuksen johdosta on pyydetty verohallituksen lausunto.

Päätöksen perustelut

Latausmaksut ovat A Oy:n tuloja ja latausprovisiot sen menoja. Lataussummat ovat A Oy:n saamisia latauksen suorittaneelta kirjanpitovelvolliselta ja velkaa korttirahan käyttäjille.

Korttirahan käyttö suoritteen (esim. pysäköinnin tai puhelun) maksamiseen on tuloa palvelun tuottavalle kirjanpitovelvolliselle. Käyttö aiheuttaa A Oy:lle periaatteessa velan palvelun tuottajalle ja se lyhentää velkaa korttirahan käyttäjälle. Näitä liiketapahtumia ei kuitenkaan merkitä A Oy:n kirjanpitoon.

Palautustapahtumissa vastaanotetut maksu- ja summatapahtumat ovat A Oy:n liiketapahtumia, jotka kirjataan velaksi palvelun tuottajalle ja velan lyhennykseksi korttirahan käyttäjille. Palautustapahtumat voidaan merkitä A Oy:n kirjanpitoon koontitapahtumina, ellei korttirahan käytön sisäisen valvonnan kannalta ole tarpeellista vastaanottaa ja kirjata tapahtumat maksutapahtumakohtaisesti. Palautustapahtumiin voi liittyä provisio- tms. tuloja, jotka palvelun tuottaja maksaa A Oy:lle.

Korttirahan käytöstä voi kulua vuosiakin

aikaa ennen kuin palautustapahtuma saadaan A Oy:lle ja kaikkia latauksia ei tulla koskaan käyttämään eikä palauttamaan, koska kortit voivat turmeltua tai kadota. Tällainen korttiraha on A Oy:n velkaa korttirahan käyttäjille, jotka normaalisti ovat anonyymejä ja tunnistettavissa vain korttiin liittyvillä numero- tms tunnuksilla. Velka tulee tulouttaa velan vanhenemisesta, maksuvälineistä ja korttirahasta annettujen säännösten ja tehtyjen sopimusten mukaisesti.

Kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan siihen, että kirjaukset perustuvat koneellisilla tietovälineillä oleviin tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettaviin tositetietoihin.

Kirjanpitolain 8 a §:n mukaan kirjanpitovelvollinen ei saa säilyttää sekä tositetietoja että niiden perusteella tehtyjä kirjanpitomerkintöjä samanaikaisesti yksinomaisesti muussa kuin selväkielisessä kirjallisessa muodossa.

Maksu-, lataus-, palautus- ja maksujen koontitapahtumiin liittyvät tositteet ovat jakeluorganisaatiolle ja palvelun tarjoajille tehtävien tilityslaskujen liitteitä, minkä vuoksi ne voidaan säilyttää konekielisesti tekemättä niistä hakijan kirjanpitoon kirjanpitomerkintöjä selväkieliseen muotoon.

Korttirahan käyttö on arvonlisäverolain (1501/93) mukaan verotonta palvelua. Sen sijaan korttirahalla maksettu tavara tai palvelu voi olla arvonlisäverollista. Korttirahaan liittyvät liiketapahtumat tulee siten kirjata ja säilyttää siten, että niiden arvonlisäverolain mukainen käsittely voidaan jälkikäteen tarkistaa joko käsittelysääntöjen tai liiketapahtumaan liitetyn verotiedon avulla.

Kirjanpitolain 25 §:n 2 momentin mukaan tilikauden tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin lain 25 §:n 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä tässä maassa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt, tositteet kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan vaikeuksitta todeta.

A Oy:n tositetietojen säilyttämiseen käyttämä magneettinauha täyttää kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin sekä kirjanpitolautakunnan koneellisten tietovälineiden käytön yleisten ehtojen mukaiset edellytykset koneelliselle tietovälineelle.

Koska hakijan käyttämä tositeaineiston konekielinen säilyttämismenettely sekä tositteiden selailuun ja lukemiseen käytetty laitteisto saadun selvityksen mukaan tekevät mahdolliseksi tositteiden tarkastamisen ja saattamisen tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon sekä koska verohallitus ei antamassaan lausunnossa ole nähnyt estettä luvan myöntämiselle, voidaan lupa kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin nojalla myöntää.

Kirjanpitolautakunnan päätös

A Oy saa säilyttää tilivuosilta 1994-2000 koneellisilla tietovälineillä korttirahan käyttöön liittyvien maksutapahtumien tositetiedot, kun hakija noudattaa kauppa- ja teollisuusministeriön alaisen kirjanpitolautakunnan antaman yleisohjeen (yleisohje koneellisten tietovälineiden käyttölupaa hakeville kirjanpitovelvollisille) mukaisia koneellisten tietovälineiden käytön yleisiä ehtoja.