Poikkeuslupa tositeaineiston säilyttämiseen koneellisin tietovälinein

A Oy on hakenut kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin nojalla lupaa säilyttää myyntilaskut ja myynnin lähetyslistat koneellisilla tietovälineillä tilikaudesta 1993 alkaen.

Hakija on perusteluina luvalle esittänyt arkistoitavan aineiston määrän. Myyntilaskuja yhtiö tekee vuodessa XX0.000, joista syntyy noin XX0.000 myyntilaskua. Keskimäärin tilauksessa on ollut 9 tuoteriviä ja laskussa 12 tuoteriviä.

Lähetyslistatiedot tulostetaan päivittäin paperille. Asiakkaan kappale toimitetaan tavaratoimituksen mukana. Yhtiöön jäävä kappale säilytetään kuluvan kuukauden lisäksi yhden kokonaisen kalenterikuukauden ajan paperilla.

Laskut tulostetaan tilauskohtaisesti päivittäin tai koontilaskuina enintään kuukauden kuluessa toimituksesta.

Lasku- ja lähetetiedot säilytetään tilaustenkäsittelyjärjestelmässä kolmen kuukauden ajan. Laskuja voidaan selata työaseman päätteellä erilaisilla kyselyillä ja tulostaa paperille haluttaessa.

Laskutus- ja läheteaineisto siirretään kahden kuukauden jälkeen

WORM-tyyppiselle optiselle levylle, josta otetaan varmistuskopiotietojen siirtämisen jälkeen.

Laskutiedoista tulostetaan paperille laskutusyhteenveto päivittäin ja kuukausittain kirjausyhteenveto.

Hakija on liittänyt hakemukseensa KHT-tilintarkastajan lausunnon koneellisten tietovälineiden vaikutuksesta myyntilaskujen tarkastettavuuteen.

Hakemuksen johdosta on pyydetty verohallituksen lausunto.

Päätöksen perustelut

Kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan siihen, että kirjaukset perustuvat koneellisilla tietovälineillä oleviin tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettaviin tositetietoihin.

Kirjanpitolain 25 §:n 2 momentin mukaan tilikauden tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin lain 25 §:n 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä tässä maassa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt, tositteet kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan vaikeuksitta todeta.

WORM-tyyppinen optinen levy on koneellinen tietoväline, jolle voidaan kirjoittaa tiedot vain kerran, mutta siitä voidaan tiedot lukea lukuisia kertoja (Write Once Read Many times-levy). Näin optinen levy täyttää kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin sekä kirjanpitolautakunnan koneellisten tietovälineiden käytön yleisten ehtojen mukaiset

edellytykset koneelliselle tietovälineelle.

Kirjanpitolautakunnan koneellisesta kirjanpidosta 15.10.1990 antaman yleisohjeen kohdan 3.2 Alkuperäistosite mukaan muut kuin tositeasemassa olevat tositteiden liitteet voidaan arkistoida konekielisinä myös ilman kirjanpitolautakunnan lupaa. Myyntilaskujen perustana olevien lähetteiden tms. toimitusasiakirjojen osalta tämä merkitsee sitä, että laskurivin perustana olevat tiedot toimituspäivämäärästä, toimitetusta tuotteesta ja toimituksen määrästä ilmenevät konekielisistä laskutiedoista tai niiden liitteinä olevista tiedostoista.

Yhtiö säilyttää myyntilaskut myös paperilla kahden kuukauden ajan, jonka jälkeen paperikopiot hävitetään. Paperilla tapahtuva arkistointi ei ole kirjanpitolain mukaan välttämätöntä kuvatussa tositteiden arkistointimenetelmässä.

Myyntilaskuista tehtävä laskupäiväkirja on laadittava paperille ja säilytettävä kirjan-pitolain 25 §:n 1 momentin mukaisesti 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Koska hakijan käyttämä tositeaineiston konekielinen säilyttämismenettely sekä tositteiden selailuun ja lukemiseen käytetty laitteisto saadun selvityksen mukaan tekevät mahdolliseksi myyntilaskujen tarkastamisen ja saattamisen tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon sekä koska verohallitus ei antamassaan lausunnossa ole nähnyt estettä luvan myöntämiselle, voidaan lupa kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin nojalla myöntää.

Kirjanpitolautakunnan päätös

A Oy saa säilyttää tilivuosilta 1992-1997 koneellisilla tietovälineillä myyntilaskut, kun hakija noudattaa kauppa- ja teollisuusministeriön alaisen kirjanpitolautakunnan antaman yleisohjeen (yleisohje koneellisten tietovälineiden käyttölupaa hakeville kirjanpitovelvollisille) mukaisia koneellisten tietovälineiden käytön yleisiä ehtoja.