Poikkeuslupa tositeaineiston säilyttämiseen koneellisin tietovälinein

A Oy on hakenut kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin nojalla lupaa säilyttää myymälöiden kassatyöasemakohtaiset tarkistusnauhatiedot tilivuodelta 1992 ja siitä eteenpäin magneettinauhalla. A Oy:n tilikausi on 1.11.-31.10. Kahdessa myymälässä asioi noin X.000 asiakasta vuodessa. Asiakkaan kuitilla on 10-15 tuoteriviä, jotenka tarkistusnauhatietoja on vuosittain noin X00.000 riviä.

Tarkistusnauhalle talletettavat tiedot ovat:

- kassanhoitajan numero

- kassanhoitajan kirjoittautumisen/poiskirjoittautumisen

- ajankohta (päivämäärä ja kellonaika)

- rivin laatu: myynti, korjaus, palautus, suoritus

- tuotteen tai tuoteryhmän laskutusnimike (rahastustunnus)

- myyty määrä

- koko rivin arvo

- liikevaihtovero/arvonlisäverotunnus

- asiakasnumero

- asiakkaan saldo (vanha sekä uusi yhteensä)

- maksutapa

- maksettu määrä

- kassapäätteen numero

- kuitin juokseva numero

- kuitin päättämisen ajankohta (pvm ja kellonaika).

Tiedot taltioituvat rekisteröintivaiheessa kassatyöasemia palvelevan mikrotietokoneen massamuistiin, josta ne kopioidaan päivän aikana taustajärjestelmää hoitavan mikrotietokoneen massamuistiin. Tiedot ovat päivän aikana talletettuna kahdella eri laitteella. Taustajärjestelmän illalla suoritettavan varmistuksen yhteydessä tarkistusnauhatiedot taltioidaan varmistusnauhalle muiden päivittäisten kirjanpitotietojen ohella.

Päiväkohtaisia varmistusnauhatietoja ja taustajärjestelmän massamuistissa olevia tietoja säilytetään kuukauden ajan. Seuraavan kalenterikuukauden ensimmäisenä työpäivänä edellisen kuukauden tarkistusnauhatiedot kopioidaan taustajärjestelmän massamuistista arkistomagneettinauhalle ja samalla siitä otetaan varmistuskopio. Tämän jälkeen tarkistusnauhatiedot poistetaan taustajärjestelmän massamuistista.

Toista arkistonauhasarjaa säilytetään kaupan toimistossa paloturvallisessa kaapissa ja toista muun kirjanpitoaineiston säilytyspaikassa.

Konekielisen kassatositeaineiston säilyttämisen johdosta paperille tulostettavaa tarkistusnauhaa ei enää tehdä.

Taustajärjestelmästä tulostetaan paperille päiväkohtainen kassatilitysraportti, josta ilmenee sekä kassanhoitajakohtaisesti että yhteensä myymälän kokonaismyynti. Raportti toimii myymäläjärjestelmän yhteenvetona kirjanpitoon tehtävälle kirjaukselle. Varsinaisena kirjanpidon tapahtumana on pankkiin tapahtuvan rahojen ja maksusuoritusten tilityksen kirjaus kassakirjanpidossa. Kassatilitysraportin yhteenveto täsmäytetään erikseen kassakirjanpidon kautta kirjattuun tositteeseen.

Myymäläjärjestelmässä on selailuohjelma, jolla varmistusnauhoilla, taustajärjestelmän massamuistissa ja arkistonauhoilla olevia tietoja voidaan selata ja luokitella eri kriteerien mukaan. Arkistointinauhoilla olevat tiedot ovat näin täsmäytettävissä kassatilitysraporttien kanssa. Selailussa voidaan tehdä kyselyjä mm. päivämäärän, kassatyöaseman numeron ja kuitin tositenumeron avulla. Valituista tiedoista voidaan tulostaa tarvittaessa paperille tai näytölle luetteloita, joihin saadaan summatiedot.

Tarkistusnauhojen arkistoinnissa tullaan noudattamaan koneellisten tietovälineiden käytön yleisiä ehtoja.

Hakija on liittänyt hakemukseensa yhtiön sisäisen tarkastajan lausunnon koneellisten tietovälineiden vaikutuksesta myymäläjärjestelmän kassatositteiden tarkastettavuuteen.

Hakemuksen johdosta on pyydetty verohallituksen lausunto.

Koska A Oy tulisi käyttämään vastaavaa menetelmää myöhemmin myös muissa myymälöissä, on Kirjanpitolautakunta päättänyt antaa samassa yhteydessä lausunnon, jolla on yleisemminkin vaikutuksia hyvän kirjanpitotavan kehittymiseen elektronisia tarkistusnauhoja käytettäessä tositeaineiston säilyttämiseen.

Päätöksen perustelut

Kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin mukaan maksutapahtumien kirjaaminen on suoritettava viivytyksettä päiväkohtaisesti, jolloin kirjaus voidaan suorittaa myös yhdistelmänä.

Kirjanpitolain 8 §:n 1 momentin mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman.

Kirjanpitolain 8 §:n 2 momentin mukaan tulotositteessa tulee olla selvitys luovutetusta suoritteesta.

Kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin mukaan kirjanpitolautakunta voi määräajaksi myöntää kirjanpitovelvolliselle luvan siihen, että kirjaukset perustuvat koneellisilla tietovälineillä oleviin tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon saatettaviin tositetietoihin. Lupa voidaan myöntää erikseen kullekin kirjanpitovelvolliselle tehdyn hakemuksen perusteella, vaikka kirjanpitovelvollinen kuuluisi samaan kauppiasketjuun tai -ryhmään ja vaikka käytettäisiin samaa kassajärjestelmää ja säilyttämismenetelmää.

Kirjanpitolain 8 a §:n mukaan kirjanpitovelvollinen ei saa säilyttää sekä tositetietoja että niiden perusteella tehtyjä kirjanpitomerkintöjä samanaikaisesti yksinomaisesti muussa kuin selväkielisessä kirjallisessa muodossa.

Kirjanpitolain 25 §:n 2 momentin mukaan tilikauden tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin lain 25 §:n 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä tässä maassa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt, tositteet kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan vaikeuksitta todeta.

Kirjanpitolautakunnan koneellisesta kirjanpidosta 1.3.1990 antaman yleisohjeen koneellisten tietovälineiden käyttölupaa hakeville kirjanpitovelvollisille liitteen 2 mukaan kirjanpitovelvollinen, joka on saanut kirjanpitolautakunnalta luvan koneellisten tietovälineiden käyttöön, tulee noudattaa mm. seuraavia yleisiä ohjeita:

- tietovälineiden käytöstä on pidettävä pöytäkirjaa

- tietovälineillä olevien tietojen tulee olla saatettavissa selväkieliseen muotoon

- tarvittaessa on suoritettava varmuuskopiointi, tietovälineiden kunto on määräajoin tarkistettava

- kirjanpitovelvollisella tulee olla käytettävissään laitteita ja ohjelmia, joiden avulla tiedot ja niistä tehty otanta ovat vaikeuksitta luettavissa.

Tietovälineet (esim. tietolevykkeitä), joiden käyttöön liittyy erityisiä riskejä tiedon säilymiseksi mm. niiden käyttötavan ja -ympäristön vuoksi, on käsiteltävä ja säilytettävä erityistä huolellisuutta noudattaen. Tällaisten tietovälineiden kirjanpitotiedoista on suotavaa tehdä heti kirjanpitolain tarkoittaman säilytettävän kappaleen lisäksi varmistuskopio, joka säilytetään turvallisuuden kannalta erikseen varsinaisesta kirjanpitokappaleesta.

Kirjanpitolautakunnan koneellisesta kirjanpidosta 15.10.1990 antaman yleisohjeen kohdan 3.2 Alkuperäistosite mukaan muut kuin tositeasemassa olevat tositteiden liitteet voidaan arkistoida konekielisinä myös ilman kirjanpitolautakunnan lupaa.

Nykyaikainen tietotekniikka mahdollistaa mm. päivittäistavarakaupassa yksityiskohtaisten kuittien laatimisen maksun saajalle. Kassakuiteista ilmenevät mm. vastaanotetut tuotannontekijät yksityiskohtaisesti määrä- ja hintatietoineen. Vastaavasti myyjän omaa kirjanpitoa varten on tehtävissä yksityiskohtaiset tarkistusnauhat, josta ilmenevät rivikohtaisesti mm. tuotteen tai tuoteryhmän nimi, myyty määrä, yksikköhinta ja rivin arvo sekä liiketapahtumakohtaisesti mm. kassapäätteen numero, liiketapahtuman juokseva numero ja tapahtuman syntymishetki minuutin tarkkuudella. Kassakuittien tiedot voidaan tulostaa myyjän kirjanpitoa varten paperille tai ne voidaan myös säilyttää konekielisenä eri muodoissa, mm. tietolevykkeillä, magneettinauhoilla ja optisilla levyillä.

Kirjanpitovelvollinen voi edellä mainittujen yksityiskohtaisten liiketapahtumatietojen sijasta kirjata päivän myynnin yhdistelmänä tekemättä yksityiskohtaisia kauppakohtaisia tulotositteita. Esimerkiksi käteisellä suoritettujen kauppojen yksityiskohtainen tosittaminen ei kaikissa tapauksissa ole tarpeellista, koska esimerkiksi päivittäistavarakaupassa ostajaa ei voida jälkikäteen kirjanpidosta selvittää, eikä yksittäisillä myynneillä, eikä etenkään yksittäisillä myyntiriveillä ole kirjanpidon eikä sen tarkastettavuuden kannalta normaalisti merkitystä. Tietojen yksityiskohtainen kerääminen, arkistointi ja jälkikäteen tapahtuva käsittely voivat aiheuttaa saavutettavaan hyötyyn nähden kohtuuttoman suuria kustannuksia, mikä on otettava huomioon kirjanpitoa järjestettäessä.

Kirjanpitovelvollinen voi siten säilyttää kauppakohtaisesti yksityiskohtaiset tiedot liiketapahtumasta, mutta voi toteuttaa kassatapahtumiensa tositeaineiston laatimisen yhdistelmiinkin perustuen. Päivittäin tehtävässä yhdistelmässä on tuolloin kassanhoitaja- tai kassalaitekohtaisesti ilmettävä suorituslajikohtaisesti yhdisteltyinä myynnin rahamäärä ja myyntitapahtumien lukumäärä. Myynnin markkamäärätietojen tulee sisältää tiedot välillisen verotuksen mukaisten erilaisten verokantojen mukaiset tiedot myyntiin sisältyvien välillisten verojen määrästä tai välilliset verot on voitava bruttoperiaatteella kirjattaessa erottaa kirjanpidosta tehtyjen kirjanpitomerkintöjen kuukausittaisista saldotiedoista, jolloin markkamäärätiedot on jaoteltava vähintään välillisen verotuksen eri verokantojen mukaisesti.

Kirjanpitovelvollisen on luotava järjestelmä, joka estää kaupan kirjaamisen jälkeen myynnin tositetietojen muuttamisen muulla tavalla kuin tekemällä tositteellisia oikaisuliiketapahtumia virheellisten tietojen muuttamiseksi. Tietojen muuttumattomuus on voitava todeta täsmäytyksillä osa- ja pääkirjanpidon sekä konekielisestä tositeaineistosta tehtävien tarkastuslaskentojen avulla.

Päivittäinen maksutapahtumien yhdistelmä muodostaa kirjanpitotositteen, joka on viipymättä kirjattava kirjanpitoon. Tuote- tai tuoteryhmäkohtainen myynti voidaan tällöin eritellä esimerkiksi myyntitilastossa, josta ilmenee nimiketarkkuudella kauden myyty rahamäärä ja kappalemäärä. Myyntitilasto on tällöin tositeaineistoa, joka on täsmäytettävä pääkirjanpidon vastaavien myyntitilien kanssa. Tilastot on tällöin säilytettävä kirjanpitolain tositteilta edellyttämällä tavalla. Myyntitilastoihin perustuva tositetietojen säilyttäminen parantaa kirjanpidon tarkastettavuutta, koska tällöin on helpompaa tehdä mm. kokonaismyyntiin, ostoihin ja varastomääriin perustuvaa tarkastusta.

Liiketoiminnan luonne ja liiketapahtumien markkamäärät vaikuttavat käytettävän tositetietojen säilytysmenetelmään. Esimerkiksi kodinkonekaupassa, jossa yksittäisten hyödykkeiden arvo on suuri, on suositeltavaa arkistoida tositetiedot kauppa- ja rivikohtaisesti. Sen sijaan päivittäistavarakaupassa, jossa yksittäisen myydyn hyödykkeen arvo jää keskimäärin vähäiseksi, voidaan haluttaessa käyttää pelkistetympää päiväyhdistelmiin ja myyntitilastoihin perustuvaa tositetietojen säilytysmenetelmää.

Käteisellä rahalla suoritettujen liiketapahtumien kauppakohtaisen kirjaamisen tai mahdollisesti käytetyn yhdistelymenetelmän lisäksi kirjanpitovelvollisen on aina huolehdittava siitä, että maksukorteilla tai muutoin luotolla tehdyt suoritukset on tositettu ja kirjattu kirjanpitoon siten, että jälkikäteen voidaan kirjanpitotietojen perusteella nähdä tai selvittää maksukortilla tai luotolla tehdyn maksun suorittajan tunnistaminen, suorituksen rahamäärä, suorituksen tapahtumishetki vähintään päivän tarkkuudella sekä maksuväline, jolla suoritus on tehty. Nämä tiedot voidaan säilyttää asiakkaan kuittaamina paperilla tai konekielisesti joko kauppakohtaisten tositetietojen yhteydessä tai erikseen järjestelmässä, jolla tiedot siirretään rahalaitokseen ja/tai luottoyhtiöön perittäviksi.

Konekielisesti arkistoitujen tositetietojen perusteella tehdyn kirjanpidon mukaan kirjanpitovelvollinen suorittaa myynnin perusteella määräytyvän välillisen veron. Mikäli myynti kohdistuu kahteen tai useampaan erilaisen verokäsittelyn edellyttäviin tuotteisiin tai palveluihin, on kirjanpitoaineiston perusteella voitava tarkastaa, mitä veroprosenttia on käytetty kunkin hyödykkeen myynnissä. Tarkastus voidaan tehdä hyödykkeelle merkityn tiedon, liiketapahtumalle merkityn kauppakohtaisen veroerittelytiedon tai myyntitilastotietojen perusteella. Myyntitilastotietoja käytettäessä on tilastosta ilmettävä millä verokannalla kukin tilastoitu hyödyke on myyty ja tilastoon on myös tehtävä yhteenveto myynnistä verokannan mukaan. Tämä yhteenveto on tällöin voitava täsmäyttää pääkirjanpitoon tehtyjen myynti- ja välillisten verokirjausten kanssa.

Päivän kassatapahtumista tehty kassatilitys tai yhdistelmä, joka sisältää kassanhoitaja- tai kassalaitekohtaisesti maksuvälineittäin kirjatut myynnit, jotka tarvittaessa sisältävät myös erittelyt välillisen verotuksen käsittelyn mukaisesti, ovat myös tositeaineistoa, joka voidaan joko tulostaa paperille tai säilyttää konekielisenä kuten kassatapahtumatkin. Tällöin yhdistelmien perusteella tehtävät kirjanpitomerkinnät on aina laadittava

paperille.

Myynnin järjestelmän käsittelemien liiketapahtumien kirjanpitomerkinnät voidaan tehdä joko myynnin osakirjanpitoon tai suoraan pääkirjanpitoon päivittäin. Myynnin osakirjanpidosta voidaan myyntitiedot siirtää pääkirjanpitoon tapahtumakohtaisesti tai

summattuna. Summaviennit voidaan tehdä päivittäin, viikoittain tms. summattuna, mutta ne on laadittava vähintään kalenterikuukausittain.

Kirjanpitovelvollisen on luotava järjestelmä, jossa päivittäin täsmäytetään konekielisesti säilytettyjen tositetietojen mukainen myynti maksuvälinelajeittain ja päivän kassa sekä siihen liittyvät maksukortti- ja muut tapahtumat. Myynnin osakirjanpidon ja pääkirjanpidon väliset täsmäytykset on tehtävä vähintään kuukausittain. Täsmäytykset on dokumentoitava ja säilytettävä koneellisesta kirjanpidosta annetun yleisohjeen mukaan kuten kirjanpitolain 25 §:n 2 momentin perusteella säilytettävä muu kirjanpitoaineisto vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta lukien, jona tilikausi on päättynyt.

Osakirjanpitojärjestelmästä, joka tuottaa konekielisen tarkistusnauhan tai sitä korvaavan yhdistelmän, on laadittava kirjapitoasetuksen 15 §:n 2 momentin mukainen menetelmäkuvaus, josta yksityiskohtaisemmat ohjeet on annettu kirjanpitolautakunnan yleisohjeessa koneellisesta kirjanpidosta (osa 5: Menetelmäkuvausta koskevat ohjeet).

Elektronista tarkistusnauhaa käytettäessä kirjanpitovelvollisen, sen tilintarkastuksen sekä verotarkastuksen tai muun viranomaisen suorittaman tarkastuksen käytettävissä on oltava järjestelmä, jonka avulla kuittitietoja ja niiden summatietoja voidaan selata ja tarvittaessa tulostaa paperille. Selailussa on vähintään voitava etsiä halutun myyntipäivämäärän ja kassan kuittitiedot, mutta suositeltavaa on käyttää menetelmää, joka mahdollistaa tietojen selailun päivämäärän, päivämäärävälin, kassatyöaseman tai myyjänumeron, kuittinumeron tai kuittinumerovälin tai em. tietojen yhdistelmien avulla. Selvittely- ja tarkastustoimintaa tehostaa menetelmä, joka edellisten lisäksi mahdollistaa selailun kuitin loppusumman, maksutavan, välillisen veron käsittelyn tms. yksittäisen kuittitiedon avulla. Selailtavien kuittien tiedot tulisi voida laskea yhteen automaattisesti haluttujen ryhmittelykriteerien mukaisesti. Tarkastajan niin halutessa on kuittitiedot ja niiden yhdistelmät voitava tulostaa selväkieliseen

muotoon paperille.

Koska hakijan käyttämä tositeaineiston konekielinen

säilyttämismenettely sekä tositteiden selailuun ja lukemiseen käytetty laitteisto saadun selvityksen mukaan tekevät mahdolliseksi tositteiden tarkastamisen ja saattamisen tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon sekä koska verohallitus ei antamassaan lausunnossa ole nähnyt estettä luvan myöntämiselle, voidaan lupa kirjanpitolain 8 §:n 5 momentin nojalla myöntää.

Kirjanpitolautakunnan päätös

A Oy saa säilyttää tilivuosilta 1992-1997 koneellisilla tietovälineillä kassatyöaseman tarkistusnauhatiedot, jotka sisältävät liiketapahtumakohtaiset tositetiedot, kun hakija noudattaa kauppa- ja teollisuusministeriön alaisen kirjanpitolautakunnan antaman yleisohjeen (yleisohje koneellisten tietovälineiden käyttölupaa hakeville kirjanpitovelvollisille) mukaisia koneellisten tietovälineiden käytön yleisiä ehtoja.