Poikkeuslupa tositeaineiston säilyttämiseen mikrokuvattuina (lyhennelmä)

Oy A Ab on hakemuksessaan pyytänyt lupaa myyntilaskujen ja hyvitteiden, ostolaskujen liitteineen, kustannuslaskujen (oikeammin menotositteiden) sekä atk:lla laadittujen myynti- ja ostoreskontralistojen säilyttämiseen mikrokuvaamalla tositteiden osalta 1.1.1976 alkavan tilikauden alusta lähtien.

Arkistoitava aineisto on hakijan ilmoituksen mukaan liikkeen kehityksen myötä kasvanut ja arkistointitiloista on jatkuva puute. Mikrokuvaamalla voidaan aineiston muuta käsittelyä ja sisäistä tarkkailua tehostaa.

Hakija on ilmoittanut suorittavansa kuvauksen itse omissa tiloissaan. Kehitys ja jälkikäsittely tulisi hakijan käyttämien laitteiden maahantuojan suoritettavaksi.

Sisäisen tarkkailun vuoksi kuvattu materiaali hävitettäisiin aikaisintaan vuoden kuluttua tilikauden päättymisestä. Kuvatut myyntilaskut ja hyvitteet arkistoidaan kuvauksen jälkeen aakkosjärjestykseen sisäisen tarkkailun helpottamiseksi. Reskontralistat säilytetään nykyään kirjoiksi liimattuina.

Materiaalin tuhoaminen suoritettaisiin hakijan toimesta sen omissa tiloissa asiakirjahävittäjällä.

Kuvatuista filmeistä pidetään luetteloa, josta selviää filmin numero, sisältö, kuvauspäivämäärä ja kuvauksen suorittaja, päivämäärä, jolloin filmi on lähetetty maahantuojalle kehitettäväksi ja päivä, jolloin se on saapunut takaisin. Filmit jälkitarkastetaan ja mikäli kuvauksessa havaitaan puutteita, jotka eivät aiheuta uudelleen kuvaamista, niistä tehdään merkintä filmikasetin päälle.

Mikrofilmit säilytetään hakijan arkistossa erityisessä filmikaapissa kuvauspäiväkirjan mukaisessa numerojärjestyksessä. Eri materiaalit erotetaan toisistaan väritunnuksilla. Lisäksi kasettien päälle merkitään niiden sisältö. Filmien arkistointiaika on KPL:n mukainen.

Hakija katsoo, että koska kuvattu materiaali on KPL 5.3 §:n edellyttämällä tavalla järjestettyä, se täyttää tarkastettavuuden vaatimukset.

Hakija on hakemuksessaan selvittänyt kuvauksessa ja filmien käsittelyssä käytettävän laitteiston. Kuvauslaitteisto on ollut hakijan käytössä helmikuusta 1974 lähtien. Ajalla 1.1.1974 - 24.5.1975 hakija ei puuttuvista tiedoista johtuen ole menetellyt kirjanpitolautakunnan kirjeessään 27.6.1974 märittämien mikrokuvauksen yleisten ehtojen 7 kohdan edellyttämällä tavalla vaan pitänyt ainoastaan kuvauspäiväkirjaa. Viimeksi mainitun päivämäärän jälkeen hakija on ottanut käyttöön lisäksi otsikko- ja trailer-kuvauslomakkeet, jotka hakijan mukaan täyttävät yleisten ehtojen 7 ja 8 kohtien vaatimukset.

Kirjanpitolautakunnan päätös

Oy A Ab saa säilyttää kirjanpidon tositteensa ajalta 1.1.1974-31.12.1976 mikrokuvaamalla ne tämän päätöksen liitteenä olevien kirjanpitolautakunnan määrittämien yleisten ehtojen mukaisesti hakemuksessa tarkoitettua menetelmää ja laitteistoa käyttäen.

Myynti- ja ostoreskontralistojen säilyttämiseen ei KPL 35 §:n mukaan voida myöntää lupaa.