Poikkeuslupa tositteiden ja kirjeenvaihdon säilyttämiseen mikrokuvattuna (lyhennelmä)

A Oy on hakemuksessaan pyytänyt lupaa kassa-, pankki- ja muistiotositteiden, varastotilauslomakkeiden, lähtevien ja saapuneiden laskujen ja osamaksusopimusten sekä kirjeenvaihdon säilyttämiseen mikrokuvaamalla 1.10.1974 alkavan tilikauden alusta lähtien.

Hakijalla on ilmoituksensa mukaan jatkuva puute arkistotilasta. Suuren asiapaperimäärän käsittely on hakijan mukaan todettu mikrofilmillä nopeammaksi, rationaalisemmaksi ja kustannuksiltaan halvemmaksi kuin paperimuodossa.

Hakija on ilmoittanut suorittavansa kuvauksen itse siihen nimettyjen henkilöiden toimesta. Kehitys ja jälkikäsittely tulisi hakijan käyttämien laitteiden maahantuojan suoritettavaksi. Tarpeen vaatiessa tultaisiin käyttämään muuta hyväksyttävää palveluyritystä.

Kuvattu materiaali siirrettäisiin filmin tarkastuksen jälkeen alkuperäisessä järjestyksessä määriteltyyn säilytyspaikkaan ja hävitettäisiin kirjanpitolautakunnan määrittämien mikrokuvauksen yleisten ehtojen mukaisesti erityisellä hävittämisilmoituksella, kuitenkin aikaisintaan yhden vuoden kuluttua sen kalenterivuoden lopusta lukien, jonka aikana kukin tilikausi on päättynyt.

Mikrokuvat 16 mm:n rullafilmillä säilytettäisiin kaseteissa samassa järjestyksessä kuin kyseinen kirjanpitomateriaali. Säilytysjärjestys ilmenisi rullan alussa olevasta identifiointitiedosta. Kasetit säilytettäisiin niille varatussa tilassa.

Hakija on selvittänyt mikrokuvausmenetelmän tarkastettavuutta sisäisen tarkastuksen puoltavalla lausunnolla.

Mikrokuvaus tultaisiin hakijan mukaan suorittamaan kirjanpitolautakunnan määrittämien yleisten ehtojen mukaisesti.

Kirjanpitolautakunnan päätös

A Oy saa säilyttää tosite- ja muun KPL 25.2 §:ssä tarkoitetun aineistonsa ajalta 1.10.1974-30.9.1976 mikrokuvaamalla sen, tämän päätöksen liitteenä olevien kirjanpitolautakunnan määrittämien yleisten ehtojen mukaisesti hakemuksessa tarkoitettua menetelmää ja laitteistoa käyttäen.