Poikkeuslupa ulkomailla olevan sivukonttorin tositeaineiston säilyttämiseen Kiinassa

1. Hakemus

Hakija ( - - - ) on suomalainen osakeyhtiö, joka on perustamassa sivukonttoria Shanghaihin Kiinaan hallinnoimaan yhtiön Aasian liiketoimintoja.

Sivukonttori rekisteröidään Kiinaan ns. Representative Officeksi vuoden 2003 syksyllä, josta lähtien se on Kiinassa verovelvollinen ja siten joutuu säilyttämään paikallisten verolakien mukaisesti alkuperäiset kirjanpidon tositteet Kiinassa.

Edellä kuvatun perusteella hakija pyytää Kirjanpitolautakunnalta lupaa

poikkeuslupaa säilyttää alkuperäiset tositteet, niihin perustuvat kirjanpitokirjat ja muu kirjanpitoaineisto Kiinassa sekä käyttää niiden valokopioita Suomessa kirjanpidon tositteena.

2. Päätöksen perustelut

2.1. Säännökset Kirjanpitolain (1336/1997) 2:9.1 §:n ensimmäisessä virkkeessä säädetään, että "kirjanpitokirjat, tilikauden tositteet ja muu kirjanpitoaineisto saadaan kirjanpidon hoitamiseksi tai tilinpäätöksen laatimiseksi säilyttää tilapäisesti muualla kuin Suomessa." Saman momentin toisessa virkkeessä valtuutetaan kauppa- ja teollisuusministeriö päättämään tarkemmin ulkomailla säilyttämisen edellytyksistä. Ministeriö on antanut 26.1.1998 tätä koskevan päätöksen (49/1998), jossa säädetään yhtäältä ulkomailla laaditun tositteen ja muun kirjanpitoaineiston säilyttämisestä ja toisaalta kirjanpitoaineiston viemisestä ulkomaille kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi.

Mainitun ministeriöpäätöksen 1.1 §:n mukaan
"kirjanpitovelvollisen tosite, joka on laadittu muussa Taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestöön kuuluvassa valtiossa kuin Suomessa (OECD-valtiossa), saadaan säilyttää tilapäisesti siinä valtiossa sijaitsevassa kirjanpitovelvollisen toimipaikassa." Saman pykälän 2 momentin perusteella on 1 momentissa tarkoitettu tosite "- - toimitettava Suomeen kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana." Päätöksen 1 §:n momentit 3 ja 4 sisältävät vaatimuksia tositteiden esittämisestä tilintarkastajille ja viranomaisille näiden sitä vaatiessa. Pykälän 5 momentissa säädetään, että "jos ulkomaisen sijaintivaltion laki kieltää alkuperäisen tositteen viemisen maasta, tositteesta on laadittava oikeaksi todistettu jäljennös, johon sovelletaan, mitä alkuperäisestä tositteesta säädetään."

Edellä todetut säännökset koskevat myös tositteeseen perustuvaa kirjanpitomerkintää ja muuta kirjanpitoaineistoa kuten kirjanpitokirjoja; ministeriöpäätöksen 1.7 § kuuluu: "Mitä tässä pykälässä säädetään tositteesta, sovelletaan myös tositteeseen perustuvaan kirjanpitomerkintään sekä muuhun kirjanpitoaineistoon." Säännös merkitsee, että ne kirjanpitokirjat, joihin tehdään ulkomailla laaditun tositteen perusteella merkinnät, saadaan säilyttää ulkomailla asianomaisen tositteen tavoin.

Ministeriöpäätöksen 1.6 §:n nojalla kirjanpitolautakunta voi kirjanpitovelvollisen hakemuksesta myöntää luvan tositteiden säilyttämiseen muussa kuin OECD-maassa. Kirjanpitolautakunnan on säännöksen mukaan pyydettävä verohallitukselta lausunto hakemuksesta.

Kirjanpitolautakunta on esittänyt asiassa lausuntopyynnön verohallitukselle 5.8.2003. Verohallitus ei 13.8.2003 päivätyssä lausunnossaan nähnyt luvan myöntämiselle estettä.

2.2. Kirjanpitolautakunnan kannanotto.

Hakemuksessa on kyse Kiinassa sijaitsevan sivukonttorin paikallisesti laaditun tositeaineiston säilyttämisestä Suomen ulkopuolella ministeriöpäätöksen 1 §:ssä määritetyllä tavalla. Koska Kiina ei ole OECD-valtio, kyseisen päätöksen soveltaminen edellyttää kirjanpitolautakunnan poikkeuslupaa.

Tositteiden laatiminen ja säilyttäminen tapahtuvat samassa valtiossa, jossa hakijalla on toimipaikka, joten ministeriöpäätöksen 1.1 §:n yleisten edellytysten voidaan katsoa täyttyvän. Kirjanpitolautakunta katsoo siten tarkoituksenmukaiseksi myöntää hakijayhtiölle luvan Kiinassa laadittujen tositteiden sekä niihin perustuvien kirjanpitokirjojen ja muun kirjanpitoaineiston säilyttämiseen Kiinassa tilapäisesti asianomaisen tilikauden aikana.

Hakija pyytää edelleen lupaa käyttää alkuperäisten tositteiden valokopioita Suomessa kirjanpidon tositteena perustellen tätä sillä, että Kiinan verolainsäädäntö ei salli alkuperäisten tositteiden maastavientiä. Lautakunta toteaa, että sovellettaessa ministeriöpäätöksen 1:5 §:ää alkuperäisten tositteiden sijasta on käytettävä niiden oikeaksi todistettuja jäljennöksiä. Tällaiset jäljennökset on toimitettava Suomeen kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana.

3. Kirjanpitolautakunnan poikkeuslupa

Kirjanpitolautakunta myöntää hakijayhtiölle luvan Kiinassa laadittujen tositteiden sekä niihin perustuvien kirjanpitokirjojen ja muun kirjanpitoaineiston säilyttämiseen Kiinassa tilapäisesti asianomaisen tilikauden aikana.

Tositteiden oikeaksi todistetut jäljennökset on kuitenkin toimitettava Suomeen kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana. Tositteiden säilyttämisessä on muiltakin osin noudatettava kauppa- ja teollisuusministeriön päätöstä 49/1998. Tämä poikkeuslupa koskee hakijayhtiön tilikausia, jotka päättyvät kalenterivuosien 2003-2007 aikana.

Tähän päätökseen ei saa hakea valittamalla muutosta (Kirjanpitolaki 8:2.2 §).