Potilastietoja sisältävän tositeaineiston säilyttäminen

1. Lausunnon tausta 

Hakija ( - - - ) on yritys, joka tarjoaa lääkäripalveluita lääkärikeskuksille. Hakijan toimialalla toimivat yritykset samoin kuin ammatinharjoittajana toimivat lääkärit tekevät yleisesti lääkärikeskusyritysten kanssa vastaavanlaisia palvelusopimuksia, joissa sovitaan esimerkiksi vastaanottotilojen käyttämisestä sekä palkkioiden keräämisestä ja tilityksestä.

Lääkärikeskusyritykset toimittavat sopimuskumppaneilleen palkkiolomakkeen, johon sisältyvät seuraavat tiedot:-  potilaan sosiaaliturvatunnus-  potilaan nimi   -  käyntityyppi (koodi)-  hintatiedot (hinta, palkkio, vuokra, laskutustiedot)

Hakija korostaa, että tieto potilaan käynnistä lääkärissä on kaikilta osin salassa pidettävä ja luottamuksellinen. Potilaan käynnin ja tutkimuksen yhteydessä kerätty tieto kirjataan potilaskertomukseen, joka on säilytettävä huolellisesti siten, ettei ulkopuolisilla ole mahdollisuus saada siitä tietoa. Lähtökohtaisesti tietojen luovuttaminen muussa kuin potilaan hoitoon, hoidon suunnitteluun tai jatkohoitoon liittyvässä tapauksessa on kielletty ja edellyttää näissäkin tapauksissa potilaan lupaa. Potilaskertomusta ylläpitää lääkärikeskusyritys, eikä lääkäripalveluyrityksellä tai ammatinharjoittajalla ole perusteita oman potilasarkiston keräämiseksi.

Palkkiokoontilomake on hakijan mukaan tarpeen maksettujen palkkioiden tarkistamiseksi ja ammatinharjoittajan tai tämän yrityksen kirjanpidon tositteeksi. Lomake on siten kirjanpitolain mukaan säilytettävää kirjanpitoaineistoa, vaikkakaan mitään vastaavaa potilaan hoitoon liittyvää säilytysperustetta ei ole olemassa.

Palkkiotositteiden lukeminen kirjanpitoaineistoon aiheuttaa sen, että tilintarkastajilla ja veroviranomaisilla on lakisääteinen pääsy niihin. Vaikka tällaisessa tarkastustoiminnassa saatuun tietoon liittyy salassapitovelvollisuus, hakija näkee asian ongelmallisena potilastietojen julkisuutta koskevan lainsäädännön kannalta. Hakija näkee jo pelkän tiedon potilaan käynnistä lääkärin vastaanotolla voivan merkittävästi heikentää potilaan perusoikeuksia ja oikeutta luottamukselliseen hoitosuhteeseen. Palkkiotiedoista syntyy kirjanpitoon vietynä erillinen, hoitoon liittyvää aineistoa sisältävä henkilörekisteri. Hakija ei myöskään pidä kirjanpitovelvolliselle sallittuna menettelyä, jossa palkkiotietoja muokattaisiin esimerkiksi peittämällä potilaan henkilötunnus ja nimi.

Hakija pyytääkin kirjanpitolautakunnalta:1) Menettelytapaohjetta saamiensa potilastietoja sisältävien tositteiden käsittelyssä sekä2) Poikkeuslupaa palkkiotositteiden käsittelemiseen siten, että niistä peitetään yksittäisen potilaan henkilötiedot. Hakija katsoo, että laskutettujen palveluiden summat ja tiliotteelta todennettavat tilitykset ovat riittävä ja aukoton kirjanpitoaineisto.

Hakija korostaa lopuksi asian ratkaisulla olevan merkitystä tuhansille lääkäripalveluyrityksille ja ammatinharjoittajina toimiville lääkäreille.

2. Lausunnon perustelut

2.1. Lausunnon rajaus.  Kirjanpitolautakunta ei ota kantaa siihen, onko hakemuksessa tarkoitettu palkkiokoontilomake sellainen terveydenhuoltolainsäädännössä tarkoitettu potilasasiakirja tai henkilörekisteri, joita koskevat erityiset salassapitosäännökset. Nämä kysymykset jäävät lautakunnan toimivallan ulkopuolelle samoin kuin hakijan esille tuoma mahdollinen ristiriita mainittujen määräysten sekä tilintarkastajien ja veroviranomaisten lakisääteisen toimivallan välillä. Lautakunta katsoo kuitenkin aiheelliseksi todeta, että kirjanpidon tositeaineisto ei ole julkista. Edelleen eräitä henkilöryhmiä koskevien lakiin perustuvien salassapitosäännösten lisäksi salassapitovelvollisuutta voidaan myös sopimusteitse laajentaa.

Kirjanpitolautakunta lausuu tässä yhteydessä ainoastaan siitä, onko kyseinen palkkiolomake sellainen tosite, joka tulee liittää kirjanpitoon ja säilyttää kirjanpitolainsäädännön edellyttämällä tavalla. Mitä tulee hakijan pyyntöön saada poikkeuslupa tositteiden käsittelystä, lautakunta toteaa, että sillä ei ole toimivaltaa myöntää tällaista poikkeusta. Kirjanpitolautakunnan poikkeuslupavaltuudet määritellään tyhjentävästi kirjanpitolain (1336/1997, jäljempänä myös KPL) 8:2 §:ssä. Mainitusta lainkohdasta käy ilmi, että lautakunnalla ei ole oikeutta myöntää hakijalle hakemuksessa pyydettyä poikkeusta. Sen sijaan kirjanpitolautakunnalla on oikeus antaa kaikkia kirjanpitovelvollisia koskevia lausuntoja ja ohjeita KPL:n soveltamisesta mukaan lukien tositteiden käsittely. 

2.2. Kirjanpitolaki. KPL 2:5 §:n mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman (1 mom.). Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta vastaava suorite. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen tai sen liitteen avulla taikka muutoin (2 mom.)  Lain esitöissä (HE 173/1997 vp, s. 12) todetaan pykälän 1 momentin perusteluissa, että ”tositteesta tulee käydä selville ainakin tositteen antajan nimi, liiketapahtuman sisältö ja rahamäärä”.

2.3. Kirjanpitolautakunnan aikaisemmat lausunnot. Tietosuojavaltuutetun toimisto pyysi kirjanpitolautakunnalta lausuntoa siitä, onko työntekijän työnantajalle toimittama lääkärintodistus sellainen kirjanpitolaissa tarkoitettu tosite, joka on säilytettävä KPL 2:10 §:n mukaisesti. Lausunnossaan KILA 1553/1998 lautakunta vastasi näin olevan siinä tapauksessa, että lääkärintodistus tai –lausunto todentaa liiketapahtuman., esimerkiksi työntekijälle sairausajalta maksettavan palkan tai työnantajalta perittävän lääkärinpalkkion.   

2.4. Kirjanpitolautakunnan kannanotto. Hakemuksessa esitetystä kuvauksesta voidaan päätellä, että siinä mainittu palkkiokoontilomake on KPL 2:5 §:ssä tarkoitettu tosite, joka todentaa liiketapahtuman eli tässä tapauksessa lääkärikeskusyritykselle annetut lääkäripalvelut. Tällaiseen tositteeseen sovelletaan siten KPL 2:10.2 §:n mukaista kuuden vuoden säilytysaikasäännöstä.

Hakija tiedustelee mahdollisuutta käsitellä palkkiotositteita siten, että niistä peitetään yksittäisen potilaan henkilötiedot. Tätä kysymystä voidaan lähestyä arvioimalla ensin, ovatko mainitut tiedot liiketapahtuman todentamisen kannalta välttämättömiä.

Edellä viitattujen KPL 2:5 §:n lakiperustelujen mukaan tositteen vähimmäissisältöön kuuluvat sen antajan nimi, liiketapahtuman sisältö ja rahamäärä. Hakemuksessa kuvatussa toiminnassa liikesuhde vallitsee hakijan ja lääkärikeskusyhtymän välillä. Potilaat eivät puolestaan ole hakijan vaan lääkärikeskusyrityksen asiakkaita. He ovat ainoastaan hakijan tuottamien lääkäripalvelujen kohteena. Potilaiden yksilöintiä ei näin ollen voida pitää välttämättömänä palkkiotositteessa, joskin se saattaa helpottaa saatujen tilitysten todentamista hakijan mainitsemalla tavalla.

Periaatteellisempi kysymys on, voidaanko ulkopuolisen antamaa tositetta muuttaa hakijan esittämällä tavalla. Kirjanpitolaki ei tunne tällaista menettelyä, vaan ainoastaan tarkoin säädellyn tositteeseen tehtävän korjausmerkinnän (KPL 2:5.6 § ja KTMp 47/1998 3 luku), jollaisesta tässä ei ole kyse. Edelleen on huomattava, että tositteen nimenomainen tehtävä on todentaa liiketapahtuma, ja että edellä kuvatut tositteelta edellyttävät tiedot ovat ainoastaan vähimmäisvaatimus. Ulkopuolisen antama tosite on sellaisenaan kirjanpitoon liitettävä asiakirja, jonka tietosisältöä kirjanpitovelvollinen ei voi yksipuolisesti vähentää.

Edellä mainituin perustein kirjanpitolautakunta ei pidä hyvän kirjanpitotavan mukaisena hakijan esittämää menettelyä, jossa palkkiotositteeseen sisältyvät henkilötiedot peitetään. Toisaalta KPL 2:5 § ei edellytetä henkilötietojen sisällyttämistä tositteeseen kuvatussa tapauksessa. Kirjanpitolainsäädäntö ei siten aseta estettä sellaisen laskutusjärjestelmän käyttöönotolle, jossa mainittuja tietoja ei esitetä, mutta potilaat yksilöidään laskutuksen sujuvan seurannan kannalta riittävästi muulla tavoin.

3. Kirjanpitolautakunnan lausunto

Hakemuksessa mainittua palkkiokoontilomaketta voidaan esitetyn perusteella pitää KPL 2:5 §:ssä tarkoitettuna tositteena, johon sovelletaan KPL 2:10.2 §:n mukaista säilytysaikasäännöstä.

Kirjanpitolautakunta ei pidä hyvän kirjanpitotavan mukaisena hakijan esittämää menettelyä, jossa palkkiotositteeseen sisältyvät henkilötiedot peitetään. Lautakunta katsoo, että kirjanpitovelvollisen ei tule vähentää yksipuolisesti ulkopuolisen antaman tositteen tietosisältöä. Tämä koskee myös tilanteita, joissa mainitut tiedot voidaan katsoa tositteiden sisältöä koskevat yleiset vähimmäisvaatimukset ylittäviksi.

KPL 2:5 § ei toisaalta edellytä henkilötietojen sisällyttämistä tositteeseen hakijan kuvaamassa tilanteessa eikä siten estä hakijaa siirtymästä sellaisen laskutusjärjestelmän käyttöön, jossa henkilötietojen sijasta potilaat yksilöidään laskutuksen sujuvan seurannan kannalta riittävästi muulla tavoin.