Om tillstånd att underteckna bokslutet på annat sätt än med traditionella underteckningar
- Nummer
- 1899
- Nyckelord
- bokslutets underteckning
1. Ansökan
Sökande (- - -) är en förening för finländska revisorer, som ber om utlåtande gällande möjligheten att sköta undertecknandet av bokslutet på annat sätt än med traditionella underskrifter.
Enligt sökande är nuläget för elektroniska signaturer oklart. Å ena sidan har man gjort så att man till exempel utgående från identifikation med bankkoder har antecknat en elektronisk signatur i bokslutsdokumenten. Därefter har dokumentet skrivits ut på papper till ett ursprungligt bokslut och bundits in. Å andra sidan har man bl.a. bland revisorerna ansett att ett sådant förfarande inte är förenligt med lagstiftningen. Dessutom har det ansetts att separat lagstiftning bör finnas om förutsättningarna för elektronisk signatur, för att lösningen ska vara tillräckligt entydigt tillförlitlig.
Sökande har ställt följande frågor:
1. Uppfyller det bokslut och den verksamhetsberättelse med underskrifter som har presenterats som exempel kraven i bokföringslagen (1336/1997; härefter även ”BokfL”) 3:7 §, såvida balansboken binds in och dess sidor eller uppslag numreras
2. Om de nämnda förutsättningarna uppfylls,
- krävs det stark autentisering eller andra dylika drag av underteckningslösningar av den aktuella typen och om så krävs och hur försäkrar man sig i så fall om att lösningarna uppfyller kraven,
- och å andra sidan hur ser tillräckliga förutsättningar för stark autentisering ut gällande undertecknande av balansboken,
- får man skriva ut tilläggsuppgifter (t.ex. uppgifter registrerade i handelsregistret) i samband med underskrifterna.
2. Lagstiftning
2.1 Bokföringslagen
BokfL 3:6 § kräver att bokslutet och verksamhetsberättelsen upprättas inom fyra månader från räkenskapsperiodens utgång.
Enligt BokfL 3:7.1 § ska bokslutet och verksamhetsberättelsen dateras och de ska skrivas under av den bokföringsskyldige.
BokfL 3:8.1 § kräver för sin del att bokslutet och verksamhetsberättelsen samt en förteckning över bokföringsböckerna och verifikationsslagen samt information om på vilket sätt de förvaras skall föras in i en balansbok, som skall vara bunden eller bindas in omedelbart efter bokslutet och vars sidor eller uppslag skall numreras. I förarbetet till lagrummet (regeringens proposition 173/1997, detaljmotiveringarna) betonar man att balansboken inte kan förvaras på ett elektroniskt datamedium. Därmed är ett fysiskt dokument det enda förvaringssättet för balansboken.
2.2 Lag om stark autentisering och elektroniska signaturer (617/2009)
Paragraf 5.2 i den i rubriken nämnda lagen lyder: ”Om en rättshandling enligt lag kräver underskrift, uppfylls detta krav åtminstone genom en sådan avancerad elektronisk signatur som baserar sig på ett kvalificerat certifikat och har skapats med en säker anordning för signaturframställning. Elektroniska signaturer ska dock inte förvägras rättslig verkan enbart på den grunden att de har skapats på något annat sätt än vad som anges ovan.”
I motiveringarna till lagrummet (regeringens proposition 36/2009) konstateras det att inga särskilda formkrav har ställts på rättshandlingar i Finland och att våra domstolar har fri bevisföring. Därför kan en elektronisk underskrift bestridas på samma sätt som en traditionell, manuellt gjord underskrift.
3. Bokföringsnämndens utlåtande
3.1 Elektronisk signatur
3.1.1 Bokföringsnämnden konstaterar att det inte finns särskilda förutsättningar för hur bokslutet och verksamhetsberättelsen ska undertecknas i lagstiftningen; med andra ord kräver lagen inte att dessa dokument undertecknas för hand. Därmed anser nämnden att den nämnda lagparagrafen 5.2 i lagen om stark autentisering och elektroniska signaturer ska tillämpas. Det finns alltså inget hinder för elektronisk signatur på bokslutet och verksamhetsberättelsen. Eftersom det är fråga om dokument där tillförlitligheten har allmän betydelse, rekommenderar nämnden dock att man vid elektronisk signatur följer den metod som avses i första meningen i 5.2 § i lagen om stark autentisering och elektroniska signaturer. Nämnden betonar ytterligare att även ett bokslut och en verksamhetsberättelse som har undertecknats elektroniskt omedelbart ska bindas in till en balansbok med stöd i BokfL 3:8.1 §.
3.1.2 Nämnden har varken i lagen om stark autentisering och elektroniska signaturer eller någon annanstans befullmäktigats att ta ställning till elektroniska identifikationsmetoder. Därmed undersöker nämnden inte sökandes fråga om vilka förutsättningarna är för stark autentisering och tar inte heller ställning till det exempel som har bifogats ansökan.
3.1.3 För tydlighetens skull konstaterar nämnden att det inte finns några hinder för att en del av underskrifterna har gjorts elektroniskt och de övriga för hand.
3.2.1 Bokföringsnämnden anser att man som den datering som avses i BokfL 3:7.1 § antecknar det datum då det behöriga organet hos den bokföringsskyldige har godkänt bokslutet och verksamhetsberättelsen. I det aktiebolag som har använts som exempel i ansökan är detta organ den beslutsföra styrelsen, vilket avser den då bokslutet och verksamhetsberättelsen godkänns sittande styrelsen, även om inte en enda av dess ledamöter har suttit i styrelsen under den avslutade räkenskapsperiod som det aktuella bokslutet och verksamhetsberättelsen gäller. Om bolaget har en verkställande direktör (eller disponent) hör denna även till undertecknarna.
3.2.2 Vad som konstaterats i punkten här ovanför gäller även andelslag, förening och andra liknande sammanslutningar samt stiftelser. Beslutsförheten fastställs enligt den aktuella sammanslutningens eller stiftelsens bolagsordning eller reglemente; därför kan styrelsen inte fatta beslut om sin egen beslutsförhet genom att till exempel befullmäktiga sin ordförande eller verkställande direktören att vara enda undertecknare (BFN 36/1975). I en privat rörelse är det rörelseidkaren och i ett personbolag (dvs. öppet bolag och kommanditbolag) är det de ansvariga bolagsmännen som undertecknar bokslutet.
3.2.3 Dateringen har rättslig betydelse bland annat eftersom BokfL 3:6 § kräver att bokslutet och verksamhetsberättelsen upprättas inom 4 månader från räkenskapsperiodens utgång. Därför ska en separat anteckning om dagen för godkännande finnas i det dokument som omfattar bokslutet och verksamhetsberättelsen. Nämnden anser alltså för att klargöra detta att en sådan metod inte är tillräcklig där det i samband med varje undertecknares namn framgår undertecknarens underskrift – oberoende av om den är elektronisk eller skriven för hand – datum för underskriften, men datum för godkännande av dokumentet saknas i boksluts- och verksamhetsberättelsedokumentet. För samma ändamål rekommenderar nämnden också att man i verksamhetsberättelsen nämner vem som ingår i styrelsen eller ett annat behörigt organ för undertecknande vid tidpunkten för godkännande av bokslutet och verksamhetsberättelsen
3.3 Tillägg av tilläggsuppgifter vid underskrift
Bokföringsnämnden ser inget hinder att man i balansräkningen i samband med underskriften lägger till tilläggsuppgifter, såsom de omständigheter antecknade i handelsregistret som nämns i sökandes exempel. En förutsättning är dock att de aktuella uppgifterna har betydelse för bokslutet och verksamhetsberättelsen och inte är vilseledande bland annat med beaktande av vad som har konstaterats om behöriga personer i punkt 3.2.3 här ovanför. För detta hänvisar nämnden också till sitt tidigare utlåtande BFN 1874/2011, där man utgående från kravet på tydlighet i BokfL 3:1.7 § anser det höra till god bokföringssed att inte inkludera sådana uppgifter i bokslutsdokumentationen som inte är nödvändiga enligt BokfL 3:2.1 §; om dessa eventuellt är många till sitt antal kan de äventyra givandet av en rättvisande bild av verksamhetsresultatet och den ekonomiska ställningen.
