Användning av kontoutdrag som verifikat

1 Ansökan

Sökanden (- -) har i sin begäran om utlåtande daterad den 25 augusti 1998 konstaterat att de s.k. små bokföringsskyldiga, som inte har reskontra, ännu har bokföring som uppgjorts på det gamla sättet då banken gav skilda kvitton på betalningar. Vid betalning av inköpsskuld utfärdas vid bokföringen ett verifikat av kopian på inköpsfaktura, i fråga om försäljningsfordringar fungerar en kopia på försäljningsräkningen som verifikat och kontotransaktionerna kan bokföras på basis av ett memorialverifikat utfärdat av bokföraren. För att man skall kunna kontrollera betalningen måste man enligt sökanden gå till kontoutdraget och i det söka transaktionen i fråga, eftersom man inte kan verifiera den med hjälp av det "verifikat" som noteringen baserar sig på.

Sökanden hänvisar till bokföringsnämndens utlåtande 1990/1114 enligt vilket det s.k. kontoutdrag som verifikat-sysmemet under vissa förutsättningar uppfyller de krav som i 8 § 1 mom. (17.8.1978/644) och 3 mom. bokföringslagen (10.8.1973/655) ställs på ett betalningsverifikat. Enligt sökanden låter utlåtandet förstå att den bokföringsskyldige kan övergå till ett system där man använder kontoutdraget som verifikat men att den bokföringsskyldige inte direkt tvingas därtill.

Sökanden konstaterar vidare att enligt 2 kap. 5 § 3 mom. bokföringslagen av den 30 december 1997 (1336/1997) "en verifikation över utbetalning skall om möjligt vara utfärdad av betalningens mottagare eller av ett penninginstitut eller någon annan motsvarande inrättning som förmedlat betalningen". I 4 mom. sägs: "erhålls inte till grund för bokföringen någon verifikation som utfärdats av en utomstående, skall bokföringen verifieras med en handling som skrivits ut av den bokföringsskyldige själv och som är bekräftad på behörigt sätt".

Enligt sökanden ger bankerna sedan flera år inte längre några kvitton på de betalningar som de har förmedlat utan kontoutdraget fungerar som verifikat.

Sökanden begär utlåtande om huruvida det ovan beskrivna sättet att hantera verifikat uppfyller de krav som ställs i bokföringslagen och är förenligt med god bokföringssed. Om detta inte är fallet, vill sökanden veta på vilket sätt de "skilda verifikat" eller kontoutdrag som används till grund för ovan nämnda noteringar bör kompletteras för att de krav som ställs på verifikationsmaterial skall bli uppfyllda.

2 Motivering

2.1 Bestämmelser

Som sökanden konstaterar sägs det i 2 kap. 5 § 3 mom. i 1997 års bokföringslag (30.12.1997/1336) att

"en verifikation över utbetalning skall om möjligt vara utfärdad av betalningens mottagare eller av ett penninginstitut eller någon annan motsvarande inrättning som förmedlat betalningen".

I 4 mom. sägs:

"erhålls inte till grund för bokföringen någon verifikation som utfärdats av en utomstående, skall bokföringen verifieras med en handling som skrivits ut av den bokföringsskyldige själv och som är bekräftad på behörigt sätt".

Den förstnämnda bestämmelsen är helt identisk med 2 kap. 8 § 3 mom. i 1973 års bokföringslag (10.8.1973/655). Enligt motiveringen till 1997 års bokföringslag grundar sig den sistnämnda på 17 § 2 mom. i 1992 års bokföringsförordning (30.12.1992/1575).

2.2 Bokföringsnämndens ställningstagande

Bokföringsnämnden hänvisar till det utlåtande nr 1990/1114 som sökanden nämnde i sin ansökan och som till väsentliga delar äger tillämpning även när 1997 års bokföringslag tillämpas, eftersom de bestämmelser som ligger till grund för utlåtandet inte sakligt har ändrats. I utlåtandet konstateras bl.a.:

Kontoutdraget från banken jämte eventuella bilagor, om de numrerats på vederbörligt sätt, uppfyller både i betalarens och betalningsmottagarens bokföring utan originalverifikat som utgör verifikation över kontotransaktionerna de krav som enligt 8 § 1 mom. och 8 § 3 mom. bokföringslagen ställs på ett betalningsverifikat under förutsättning att det penninginstitut som förmedlat betalningen sparar och förvarar orgininalverifikatet i landet och att kontoutdraget innehåller en sådan tillräcklig redogörelse för var och en av betalningstransaktionerna som nämns i motiveringen samt uppgift om var originalet av betalningsverifikatet finns arkiverat och hurudan betalningens verifieringskedja i penninginstitutets betalningsförmedlingssystem har varit.

Nuförtiden sparar alla banker inte längre betalningsverifikat i original, varför kravet för denna del inte längre kan betraktas som grundat. Uppgiften om var och på vilket sätt betalningsverifikatet finns arkiverat hör till uppgifterna om verifieringskedjan, varför också det skilda krav som gäller detta kan slopas. Av den bokstav som sammanhänger med arkiveringskoden (K, J eller A) framgår det sätt på vilket transaktionen har kommit till banken. K betyder att uppgiften har lagrats på bankens kontor, varvid arkiveringskoden avslöjar bankkontor, kassa och datum med hjälp av vilket den bunt verifikat där verifikatet i fråga återfinns kan hittas. J hänvisar till en betalning som gjorts automatiskt inom bankens system och arkiveringskoden hänvisar till bokföringsförteckningen. A betyder att betalningen kommit automatiskt från kundens system. I detta fall leder verifieringskedjan till kundens bokföring. Verifieringskedjan innehåller också uppgift om var betalningen har hamnat.

Ett kontoutdrag tillsammans med eventuella bilagor som har numrerats på vederbörligt sätt uppfyller alltså de krav som ställs på ett betalningsverifikat, om det innehåller en tillräcklig redogörelse för var och en av betalningstransaktionerna och om av det framgår hurudan betalningens verifieringskedja i penninginstitutets betalningsförmedlingssystem har varit.

I det ovan nämnda utlåtandet konstateras dessutom:

Om anteckningarna på kontoutdraget inte individualiserar betalningstransaktionen på det sätt som beskrivs i utlåtandets motiveringsdel, skall betalaren och betalningens mottagare, som bevis för betalningen, skaffa sig ett skilt betalningsverifikat från det penninginstitut som förmedlat betalningen.

I det ovan nämnda utlåtandet konstateras vidare:

I fråga om de kontotransaktioner som rör inkomster och utgifter ingår i bokföringsmaterialet förutom betalningsverifikat också utgifts- eller inkomstverifikat. Om det kontoutdrag som verifierar en kontotransaktion samtidigt är utgifts- eller inkomstverifikat, skall den för var och en av transaktionerna innehålla också en uppgift som individualiserar den produktionsfaktor som mottagits eller överlåtits.

Då de villkor som nämns i det tidigare utlåtandet och som specificerats ovan uppfylls, bör ett kontoutdrag betraktas som en tillräcklig verifikation över en utbetalning varvid inget skilt betalningsverifikat behövs. Ett sådant fall där ett skilt betalningsverifikat som avses i det tidigare utlåtandet skulle kunna behövas är t.ex. ett fall där man utgående från kontoutdraget inte kan identifiera betalaren.

En bank som tillämpar systemet kontoutdrag som verifikat ger normalt inte några andra verifikat på betalningen än kontoutdraget jämte betalningsförteckningarna (periodiska betalningar, betalda räkningar och erhållna betalningar). Dessa bestyrker att betalning erlagts och är sålunda sådana verfikationer över utbetalning som avses i bokföringslagen oberoende av den bokföringsskyldiges sätt att i sin bokföring notera de betalningar som penninginstitutet förmedlar.

Genom kontoutdrag debiterar banken kostnaderna för användningen av kontot och för kontorudraget och ger nödvändigtvis inte något skilt verifikat på denna debitering, varvid kontoutdraget är både inköpsverfikat och betalningsverifikat.

Då sökanden använder kontoutdraget som verifikat, skall det dokument som individualiserar den produktionsfaktor som tagits emot eller den prestation som överlåtits, t.ex. en inköpsfaktura, försäljningsräkning eller ett memorialverifikat som man själv har utfärdat, bifogas till kontoutdraget om de uppgifter som behövs annars inte framgår av kontoutdraget. Om dokumentet finns på annat ställe i bokföringsmaterialet, skall sambandet mellan det kontoutdrag som fungerar som verifikat och det nämnda dokumentet visas t.ex. genom en referensanteckning på kontoutdraget.

Om affärstransaktionerna bokförs på prestationsbasis, utgör kontoutdraget verifikation över betalningstransaktionen, och inkomsten eller utgiften i fråga har vanligen bokförts på basis av ett skilt verifikat. Sambandet mellan betalningstransaktionen och inköpsskulden, försäljningsfordran eller inkomsten eller utgiften i fråga (audit trail) skall kunna visas t.ex. genom en referensanteckning på kontoutdraget, om uppgifterna inte framgår av t.ex. reskontra. Det är onödigt att bifoga en kopia av inköpsfakturan eller försäljningsräkningen till kontoutdraget, om man redan har en faktura/räkning som verifikat.

Om kontoutdraget (t.ex. ett kontoutdrag från en utländsk bank vilket

inte innehåller tillräckliga uppgifter) inte kan användas som verifikat, skall det sparas som bokförings- och avstämningsmaterial.

Om den bokföringsskyldige bokför betalningstransaktionerna på basis av något annat dokument än kontoutdraget, rekommenderas att han, för att audit trail skall kunna verifieras, gör referensanteckningar dels på kontoutdraget i fråga utgående från det egentliga verifikatet (t.ex. inköpsfakturan eller försäljningsräkningen som har bokförts enligt kontantprincipen) eller ett betalningsverifikat som man själv har utfärdat (i sökandens fall t.ex. kopian av inköpsfaktura eller försäljningsräkning på vilken betalningsdatum har antecknats) och dels, utgående från kontoutdraget, på de verifikat på basis av vilka betalningstransaktionerna har blivit bokförda.

3 Bokföringsnämndens utlåtande

Kontoutdraget jämte eventuella bilagor som numrerats på vederbörligt sätt uppfyller i både betalarens och betalningsmottagarens bokföring utan originalverifikat på kontotransaktionerna de krav som ställs på ett betalningsverifikat förutsatt att det på kontoutdraget finns en tillräcklig redogörelse för var och en av betalningstransaktionerna samt uppgift om hurudan betalningens verifieringskedja i penninginstitutets betalningsförmedlingssystem har varit. I fråga om de kontotransaktioner som ansluter sig till utgifter och inkomster skall bokföringsmaterialet innehålla förutom betalningsverifikat också utgifts- eller inkomstverifikat. Om det kontoutdrag som utgör verifikation över en kontotransaktion samtidigt är utgifts- eller inkomstverifikat, skall kontoutdraget innehålla också en uppgift som transaktionsvis individualiserar den produktionsfaktor som tagits emot eller den prestation som överlåtits.

Om kontoutdraget inte används som ett dokument på vilket bokföringsnoteringarna baseras, skall referensanteckningar göras dels på kontoutdraget utgående från de verifikat på basis av vilka betalningstransaktionerna har bokförts och dels på verifikaten i fråga utgåendre från kontoutdraget. Också i detta fall är kontoutdraget ett dokument som utgör verfikation över betalningstransaktionerna.