Tiliotteen käyttäminen tositteena vähäisissä tositemäärissä

Useat pienet kirjanpitovelvolliset ovat ottaneet yhteyttä Suomen Pankkiyhdistyksen jäsenrahalaitoksiin ja esittäneet, että päivä- ja viikkojaksoihin perustuva tiliotteiden tulostuskäytäntö ei ole niiden kannalta tarpeellinen ja aiheuttaa kohtuuttomasti ylimääräisiä kustannuksia.

Suomessa on kymmeniätuhansia kirjanpitovelvollisia, joilla maksutapahtumien lukumäärä kuukaudessa on vain muutamia kappaleita tai muutamia kymmeniä. Keskimäärin näillä pienillä kirjanpitovelvollisilla voi siis olla pankkipäivää kohden alle yksi maksutapahtuma. Tapahtumat eivät jakaannu tasaisesti eri viikoille, vaan esimerkiksi pienten asunto-osakeyhtiöiden, tiekuntien ja yhdistysten tapahtumat voivat keskittyä kuukauden alkuun tai tilikaudessa yhdelle viikolle sen mukaan miten vastikkeita, tiemaksuja ja jäsenmaksuja peritään. Yksittäisiä maksuja voi kuitenkin olla hajanaisesti eri viikoilla, jolloin viikkotiliote joudutaan joka tapauksessa tulostamaan, vaikkei sillä ole kuin ehkä yksi tai kaksi maksutapahtumaa. Viikkotiliotekäytäntöön eivät sovellu myöskään tuhannet aktiivisesti toimimattomat osakeyhtiöt, joilla saattaa kuitenkin olla muutamia kymmeniä pankkitilitapahtumia vuosittain. Lisäksi useilla sinänsä aktiivisesti toimivilla liike- ja ammattitoimintaa harjoittavilla kirjanpitovelvollisilla voi olla

pääpankkitilinsä lisäksi pankkitilejä, joita käytetään vain poikkeuksellisesti.

Viivytyksettä tapahtuva kirjaaminen tehostaa laskentatoimen sisäistä kontrollia silloin kun kyse on käteisvarojen (esimerkiksi päivän käteismyynnin) kirjaamisesta. Pankkitilien osalta sisäinen kontrolli on kuitenkin muutoinkin toimiva, koska kirjausten oikeellisuus ja täydellisyys voidaan aina varmentaa rahalaitoksen oman kirjanpidon ja sen antamien selvitysten, vahvistusten ja tiliotteiden avulla.

Huolimatta kirjanpitolain säännöksestä on käytännössä kuitenkin kirjanpitoa pidetty siten, että kaikki kirjanpitotapahtumat kirjataan kuukausittain. Esimerkiksi tilitoimistoa käyttävistä kirjanpitovelvollisista suurimman osan kirjanpito pidetään kuukausikohtaisesti vasta kun kaikki kuukauden maksu- ja muut tapahtumat on saatu. Tilitoimistot ovat käyttäneet myös menetelmää, jossa tiliotteelle tehdään tiliöintimerkinnät ja tämän on tulkittu riittävän täyttävän kirjanpidon säännökset kunnes itse kirjanpitomerkinnät on tilitoimistossa tehty. Suuri osa tilitoimistoasiakkaista ei kuitenkaan tee itse tiliöintejä lainkaan.

Käytännössä on siis katsottu riittäväksi se, että merkintä pankkitapahtumasta on tehty tiliotteelle. Aikaisemmin tiliotteita tulostettiin kirjanpitovelvollisille myös kuukausittain eivätkä kaikki pienet kirjanpitovelvolliset saaneet erillisiä maksutositteitaan viikottain. Kirjanpito pankkitileistä on tällöin jouduttu tekemään muun kirjanpitoaineiston perusteella, joskaan pankkitilille saapuneita suorituksia ei tällöinkään ole voinut viipymättä kirjata. Jos viikkotiliote voitaisiin haluttaessa muuttaa kerran kahdessa viikossa tai kerran kuukaudessa saatavaksi tiliotteeksi voi kirjanpitovelvollinen edelleenkin tehdä suorittamiensa maksujen kirjanpidon tekemiensä maksumääräysten avulla.

Useat kirjanpitovelvolliset joutuvat kesälomien ja myös lomautusten takia pitämään kirjanpitonsa pankkitapahtumista ajoittain usean viikonkin myöhemmin varsinaista tapahtumapäivää. Kaikkein pienimpien kirjanpitovelvollisten kirjanpito pidetään tosiasiassa usein vain kerran vuodessa, koska muutaman kymmenen liiketapahtuman kirjaamista jatkuvasti ei pidetä mielekkäänä kustannussyistä eikä muutoinkaan. Tällöin tiliotteella olevat kuukausi- ja vuosikohtaiset panojen ja ottojen summat kertovat yksiselitteisesti ja havainnollisesti sen, ovatko kaikki pankkitilin tapahtumat kirjattu oikein kirjanpidossa.

Pienten kirjanpitovelvollisten esittämien pyyntöjen ja vaatimusten vuoksi selvitetään, millä edellytyksillä rahalaitoksen asiakas voisi ottaa pankkitilistään viikko-tiliotetta harvemmin joko kerran kahdessa viikossa tai kerran kuukaudessa tiliotteen. Käytännössä toimivia vaihtoehtoja olisivat:

1) asiakas itse päättää pankkitilikohtaisesti haluamansa tiliotejakson

2) asiakas päättää annettujen tapahtumamääräsuositusten puitteissa haluamansa tiliotejakson

3) asiakas valitsee kerran kahdessa viikossa tai kerran kuukaudessa tulevan tiliotteen, mutta rahalaitos tulostaa viikkotiliotteen, mikäli tulostamattomien tapahtumien määrä ylittää määritellyn minimimäärän ennen sovitun tiliotteen tulostusviikkoa.

Kolmas vaihtoehto voi olla teknisesti vaikeaa toteuttaa ja kaikki rahalaitokset eivät tähän päässe lähivuosina. Erikseen on ratkaistava, onko sovittu tiliote tulostettava ylimääräisen tiliotteen jälkeen, jos sen tapahtumamäärä on vähäinen.

Teknisesti rahalaitokset edelleenkin tekevät kirjanpito- ja tiliotemerkinnän asiakkaan tilille tulleesta suorituksesta tai tehdystä maksusta kirjauspäivittäin, mutta nämä merkinnät tulostetaan nykyisen käytännön mukaan vähintään viikottain. Tämä teknisesti suoritettu kirjaus voitaisiin katsoa esitetyissä vaihtoehdoissa riittäväksi pienille kirjanpitovelvollisille, mikäli itse tiliote tulostetaan vähintään kuukausittain.

Tarve tulostaa tiliotteet nykyistä harvemmin jaksoin on lähtenyt pieniltä kirjanpitovelvollisilta.

Lausunnon perustelut

Kirjanpitolain 7 §:n 2 momentin mukaan maksutapahtumien kirjaaminen aikajärjestykseen on suoritettava viivytyksettä päiväkohtaisesti, jolloin kirjaus voidaan suorittaa myös yhdistelmänä.

Kirjanpitolain 8 §:n 1 momentin mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman.

Kirjanpitolain 8 §:n 3 momentin mukaan tositteen, joka todentaa suoritetun maksun, tulee olla, mikäli se on mahdollista, maksun saajan tai maksun välittään rahalaitoksen tai muun vastaavan antama.

Kirjanpitolautakunnan koneellisesta kirjanpidosta antamaan yleisohjeen 3.6 mukaan maksutapahtumien kirjausmerkinnät on tulostettava kirjanpitolain tarkoittamalle tietovälineelle välittömästi, mikä tarkoittaa myös automaattiseen tietojenkäsittelyyn perustuvassa kirjanpidossa vähintään viikottain tapahtuvaa merkintöjen tulostusta.

Kirjanpitolautakunnan lausuntojen 1114 ja 1115/1990 mukaan maksutositteena käytettään tiliotteen tulee olla päiväkohtainen siten, että sen perusteella maksupäiväkirjaan tehtävät merkinnät ovat yhtenä kokonaisuutena. Saman lausunnon mukaan maksutapahtumien kirjaukset aikajärjestyksessä on tulostettava kirjanpitolain tarkoittamalle tietovälineelle viivytyksettä, jolloin tämä tarkoittaa myös automaattiseen tietojenkäsittelyyn perustuvassa kirjanpidossa vähintään viikottain tapahtuvaa tulostusta.

Pankkitilitapahtumista tehtävien kirjanpitomerkintöjen osalta sisäinen kontrolli on toimiva ilman päivittäin suoritettavaa kirjaamista, koska kirjausten oikeellisuus ja täydellisyys voidaan aina varmentaa rahalaitoksen oman kirjanpidon ja sen antamien selvitysten, vahvistusten ja tiliotteiden avulla. Pankkipalvelut ovat myös kehittyneet siten, että tiliotejaksojen välillä voidaan tarkastamista ja kirjanpitoa varten tarvittaessa saada tilin saldosta ja tapahtumista tietoja joko konttorissa tehtyjen kyselyjen tai koneellisten yhteyksien avulla.

Kirjanpitovelvolliset, joiden pankkitileille todennäköisesti tullaan tilikauden aikana kirjaamaan alle 200 otto- tai jättötapahtumaa, ovat usein niin pieniä, ettei niiden kirjanpitoa käytännössä pidetä päivittäin. Yhtä lailla suuremmalla yrityksellä voi olla yksittäisiä pankkitilejä, joille tilikausittain kirjataan vähemmän kuin 200 otto- tai jättötapahtumaa. Tällaisia pankkitilejä voidaan käsitellä samalla tavalla kuin pienten kirjanpitovelvollisten kaikkia pankkitileille kirjattuja tapahtumia.

Rahalaitokset tekevät kirjanpito- ja tiliotemerkinnän asiakkaan tilille tulleesta suorituksesta tai tehdystä maksusta kirjauspäivittäin, jolloin asiakkaan kaikki pankkitilejä koskevat maksutapahtumat on kirjattu aikajärjestyksessä. Merkintä on kalenterikuukauden aikana tilapäisesti säilytettynä rahalaitoksen kirjanpidossa, josta se siirretään yrityksen omaan kirjanpitoon tiliotteen lähettämisen yhteydessä. Kirjanpitomerkintä on tällöin tehty yksipuolisena, kun pankin ao. tilinumero vastaa samasta tilistä pidettävän kirjanpidon pääkirjatiliä kirjanpitovelvollisen kirjanpidossa.

Etenkin, mikäli kirjanpitovelvollisen kirjanpito pidetään tilitoimistossa, voidaan tällaiset lukumäärältään vähäiset tapahtumamäärät vastaanottaa tiliotteina myös konekielisesti, mikäli tiliote käsitellään lausuntojen 1114 ja 1115/1990 mukaisesti.

Tiliotejakson tulee perustua kirjanpitovelvollisen ja rahalaitoksen tekemään sopimukseen. Vastuu jakson soveltuvuudesta kirjanpitoon on kirjanpitovelvollisella.

Kirjanpitolautakunnan lausunto

Kirjanpitovelvolliset, joiden pankkitileille todennäköisesti tullaan tilikauden aikana kirjaamaan alle 200 otto- tai jättötapahtumaa, voivat tehdä pankkitilitapahtumien kirjanpidon pankista joka kalenterikuukausi tai kahden viikon välein paperille tulostetun tiliotteen perusteella. Myös kirjanpitovelvollinen, jonka yksittäiselle pankkitilille todennäköisesti tullaan tilikauden aikana kirjaamaan alle 200 otto- tai jättötapahtumaa, voivat tehdä tälläisen pankkitilin kirjanpidon vastaavalla tavalla.

Kirjanpitovelvollisen kirjanpito voi perustua myös joka kalenterikuukausi tai kahden viikon välein konekieliselle tiliotteelle tehtyihin merkintöihin. Tällöinkin kirjanpitovelvollisen on tulostettava selväkieliseen muotoon tiliote tai tositepäiväkirja, joka on säilytettävä tosite- ja kirjanpitoaineistona.

Maksutapahtumat välittäneen rahalaitoksen kirjanpidosta on saatava selville asiakkaan pankkitilikohtaiset tapahtumat tiliotejaksoittain KILA:n lausunnoissa 1114 ja 1115/1990 edellytetyllä tavalla. Kalenterikuukauden aikana rahalaitosten on tarvittaessa tulostettava tilillä olevat tapahtumat tiliotteelle ennen tiliotejakson päättymistä.